De tandarts als ondernemer: voldoet uw praktijkorganisatie nog?

De tandarts als ondernemer: voldoet uw praktijkorganisatie nog?

Als praktijkhouder bent u naast tandarts ook ondernemer. Dat is geen nieuws. De laatste rol wordt eigenlijk steeds belangrijker. Enerzijds door de schaalvergroting van de praktijken en anderzijds doordat het rendement van een praktijk steeds meer onder druk staat. Een tandartspraktijk is daarom steeds meer te beschouwen als een bedrijf en daar horen bedrijfskundige keuzes bij.



Groei
Bij een kleine praktijk hebben we vaak te maken met een platte organisatie en de primaire processen staan dan centraal. De praktijkhouder heeft dan vooral de rol van tandarts en staat organisatorisch op dezelfde lijn als de andere medewerkers binnen de praktijk. Naarmate een praktijk groter is, wordt het besturen ervan steeds belangrijker en is het ook verstandig om het managen over te laten aan meerdere personen. Groei van de praktijk uit zich onder meer door het aannemen van extra personeel. Als het aantal medewerkers het aantal van 10-12 overschrijdt, start men vaak met het aannemen van niet tandheelkundig ondersteunend personeel. Vaak wordt het team als eerste uitgebreid met de (staf)functie van praktijkmanager. Daar wordt vaak (te) lang mee gewacht, maar als deze eenmaal het team komt versterken, valt er vaak een last van de schouders van de praktijkhouder. Het blijkt de investering meer dan waard.

Praktijkmanager
In het algemeen gehanteerde functieprofiel van praktijkmanager staat dat het algemene doel van de functie van praktijkmanager is het aansturen van alle medewerkers van de praktijk en het coördineren en optimaliseren van de interne bedrijfsvoering. De praktijkmanager ontvangt hiërarchisch leiding van, stemt de werkzaamheden af met en rapporteert aan de werkgever.
Aan de praktijkmanager worden meerdere aandachtsgebieden toegewezen, (waarvan delegatie mogelijk is naar andere medewerkers) zoals personeelsmanagement, kwaliteit, contacten met zorgverzekeraars, administratieve organisatie, logistiek proces, facilitair, ICT, huisvesting en beveiliging. De praktijkmanager verricht geen werkzaamheden die te maken hebben met de klinische cliëntenbehandeling (primaire proces).

Of een praktijkmanager het team komt versterken en zo ja, wanneer, hangt af van een aantal factoren:

1. De toekomstplannen
Belangrijk is dat er op basis van het beleid keuzes gemaakt worden voor het eventueel aannemen van extra medewerkers. Indien er ambities zijn om op korte termijn ‘zorg te dragen’ voor een veel groter patiëntenbestand, is een praktijkmanager onmisbaar.
2. De gewenste ‘stoeltijd’
Een praktijkmanager zorgt op managementniveau voor ontlasting en ondersteuning waardoor (weer) meer tijd over is om ‘aan de stoel te staan’. De meeste tandartsen hebben bewust voor het vak van tandarts gekozen en willen dan ook hier hun geld mee verdienen. Dan is een keuze voor een praktijkmanager een logische.
3. Managementcapaciteiten
Niet geheel onbelangrijk is de vraag of de praktijkhouder een geboren leider is of niet en zich prettig voelt in de rol van manager. Indien de praktijkhouder het overwicht dreigt te verliezen en zijn aansturende rol niet (meer) aankan, is het ook tijd om eens na te denken over het aannemen van iemand die deze capaciteiten wel bezit. Het valt niet altijd mee om dit te erkennen, maar zo heeft iedereen zijn kwaliteiten. Een goede praktijkmanager beschikt wel over deze vaardigheden en dan is het probleem daarmee opgelost.
4. Financiële situatie
Het aannemen van een praktijkmanager is een grote investering (het gemiddelde jaarsalaris bedraagt €36.000 bruto, bron: Adviessalarisschalen KNMT 2016) en de financiële situatie van de praktijk moet dit wel toelaten en gezond zijn. Een goede accountant kan een handje helpen bij het bepalen of het aannemen van een praktijkmanager verantwoord en rendabel is.

Organisatiestructuur
Een praktijk is een organisatie en heeft dan ook een zogenaamde ‘organisatiestructuur’. De organisatiestructuur is de wijze waarop taken binnen een organisatie zijn verdeeld en de wijze waarop vervolgens afstemming tussen (deel)taken tot stand is gebracht. In een organisatiestructuur zijn ook de hiërarchische verhoudingen zichtbaar. De organisatiestructuur kan in kaart worden gebracht of gevisualiseerd in een ‘organisatieschema’, ‘organogram’ of ‘organigram’ (deze drie benamingen zijn correct en worden naast elkaar gebruikt in de ‘organisatiekunde’).

Het organigram van een relatief eenvoudige en kleine mondzorgpraktijk, kan als volgt er uitzien.
Bekijk vergrote versie

Hierbij is de praktijkmanager niet direct verticaal onder de praktijkhouder geplaatst is. Hiermee wordt zichtbaar gemaakt dat de praktijkmanager wel leiding ontvangt van de praktijkhouder, maar niet deel uitmaakt van het tandheelkundig team. De praktijkmanager heeft een staf- of adviesfunctie en dit is zichtbaar doordat deze functie schuin onder de eindverantwoordelijke, de praktijkhouder is geplaatst.
De organisatiestructuur van de ketens – waarvan het aantal snel toeneemt – is uiteraard wat complexer dan van een ‘gemiddelde’ tandartspraktijk. Een managementteam of directie is op één locatie (vaak tevens de hoofdpraktijk) aanwezig en stuurt de praktijken aan die op meerdere locaties gevestigd zijn.

Het organigram van een tandartsketen, kan als volgt er uitzien.
Bekiik vergrote versie



In het organigram is zichtbaar dat er diverse afdelingen zijn geformeerd en dat de ondersteunende afdelingen ook weer opgedeeld zijn op basis van het type ondersteuning. Dat de manier van werken anders is dan die in een kleinschalige is logisch. De ene tandheelkundig medewerker voelt zich thuis in een ‘simpele’ en kleine praktijk en een andere gedijt beter in een complexe ketenstructuur. De toekomst zal uitwijzen welke opzet het zal overleven en de tandheelkundige markt zal domineren.

Door: Ing. Petra van der Zwan, organisatieadviseur voor tandartspraktijken en eigenaar van Invert Innovatie Management

Lees meer over: Management, Ondernemen/
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *