Tandartsen en mondhygiënisten over hun ervaringen met visitatie

Wie visiteert?
De hoofdvisiteur is een collega, een tandarts of mondhygiënist, die door de beroepsvereniging is opgeleid tot hoofdvisiteur. De assistentvisiteur is een tandarts of mondhygiënist die zelf gevisiteerd is of wordt. Als de tandarts de praktijkeigenaar is, zal de hoofdvisiteur een tandarts zijn. Heeft u geen mondhygiënist in dienst, dan is ook de assistentvisiteur een tandarts. Als u als tandarts een mondhygiënist in dienst heeft, is de assistentvisiteur een mondhygiënist en zo wordt uw mondhygiënist dus ook gevisiteerd door een collega. Als u zelf mondhygiënist bent met een vrije vestiging, dan is de hoofdvisiteur tevens mondhygiënist. Ook de ZZP-tandarts en de ZZP-mondhygiënist kunnen gevisiteerd worden.

dental INFO interviewde een aantal gevisiteerden:

• Peter Paul van Bennekom, de tandarts die zich liet visiteren en aan de wieg stond van visitatie.
• Sascha van Hummel, de mondhygiënist die al lang zelf visiteur is en tevens ZZP’er is.
• Johan Oost, tandarts die zijn praktijk liet visiteren via de KNMT.
• Ruth Sederel, mondhygiënist in loondienst en lid van de Commissie Visitatie.

Wat waren de redenen van de tandarts om met de visitatie mee te doen?
Oost antwoordt: “Samen met mijn compagnon hebben we de praktijk (Tandheelkundig Centrum Beuningen) een kleine 5 jaar geleden overgenomen. Ondanks dat de praktijk destijds al redelijk op orde was, hebben we flink wat veranderingen doorgevoerd en protocollen strakker opgezet. Maar er is in de laatste jaren behoorlijk wat wet- en regelgeving bijgekomen en we wilden daarom weten waar we precies staan met de praktijk. We denken dat we de praktijk aardig op orde hebben maar toch wilden we dat er kritisch gekeken zou worden naar waar we ons nog in kunnen verbeteren.“

Van Bennekom: “Visitatie is voor elke medische beroepsbeoefenaar de beste mogelijkheid om een frisse onafhankelijke blik van een collega op je werk te krijgen. Dat is anders dan een ISO-certificering. Wij zagen duidelijk het verschil tussen certificeren en visiteren doordat de laatste visitatie kort na een certificeringssessie kwam. De meerwaarde van visiteren is dat het veel meer gericht is op het klinisch functioneren.

Oost en van Bennekom kozen beiden niet voor de Iqual-visitatie. Oost: “We hebben gekozen voor de normale visitatie. In onze Iqual-groep zitten diverse goede kennissen en  ons gevoel zegt dat er daardoor wellicht minder kritisch gekeken zou kunnen worden. Daarnaast bestaat onze Iqual groep ook uit niet-praktijkhouders, die doorgaans minder ervaring hebben met bijvoorbeeld een KEW-dossier. Tevens wilden we simpelweg een frisse blik van onbekende collega’s. “ Van Bennekom vult aan:  “Ik vond het een voordeel dat ik zo zelf een vergelijkbare praktijk in het land kon bezoeken als assistentvisiteur. “

Hoe beviel het visitatie-traject?
Oost: “Het is ons zeer goed bevallen, erg leerzaam als er kritisch naar je praktijk wordt gekeken. Van tevoren natuurlijk best spannend, want je geeft je eigenlijk helemaal bloot. Al gauw bleek dat zowel de hoofdvisiteur als de assistentvisiteurs een prettige manier van communiceren hadden en je het gevoel gaven dat gezamenlijk de puntjes op de i  worden gezet.

Van Bennekom: “Toen ik zelf als voorzitter van het KRT betrokken was bij de voorbereidingen van visitatie als kwaliteitsinstrument, lag de inhoudelijke invulling nog helemaal open. De uiteindelijke invulling vraagt wel wat voorbereiding, maar geeft veel inzicht in de praktijkvoering en is niet zo vrijblijvend. De vragenlijsten die men van te voren moet invullen, geven een goed beeld van de richting van de visitatie. Het invullen van de vragenlijsten gaf onze praktijk al een aardig zetje om met name op het gebied van dossiervorming nog een extra stapje te maken. De visitatie vond ik natuurlijk net als Oost ergens wel spannend, want als praktijkhouder heb ik natuurlijk het gevoel dat alles klopt en volgens regels en richtlijnen gaat, maar niets is minder waar. Veel dingen regelen we in de praktijk namelijk op gevoel. De collegiale toets is dan echt wel relevant. De spanning maakt dat het wel een beetje mag schuren. Als ik dat als zorgverlener voel, weet ik dat er wat aan te pakken is.  De gesprekken met de hoofdvisiteur en de assistentvisiteur waren wel heel open en niet oordelend.”

Oost vult aan over de voorbereidingen: “Vooraf dachten we dat we veel tijd kwijt zouden zijn aan het hele traject maar dat bleek erg mee te vallen. De vragenlijsten en het dossieronderzoek heeft ons hooguit drie uur gekost en dus een middagje visitatie waarbij er overigens gewoon door werd gewerkt in de praktijk.”

Zou u visitatie nu aanraden aan collega’s?
Oost: “Absoluut! Ik denk dat het belangrijk is dat je je praktijk af en toe eens langs de meetlat legt: Zijn de protocollen op orde, klopt de dossiervorming en zijn de hygiënemaatregelen voldoende? Tevens is het ook erg leerzaam om eens als assistentvisiteur in een andere praktijk te mogen kijken.

Van Bennekom: “Inderdaad zeker een aanrader, sterker nog: Een collega, die zich niet door een collega in de keuken wil laten kijken, heeft wat uit te leggen. Niet alleen naar zijn collega’s, maar vooral naar zijn patiënten. Eigenlijk zou je een lijst moeten openbaar maken van niet-gevisiteerden…”

Wat was de reden van de mondhygiënisten om hoofdvisiteur te worden?
Sederel en van Hummel wilden hoofdvisiteur worden. Van Hummel: “Visitatie is een mooi instrument om kwaliteit te waarborgen. Je kunt op een gelijkwaardige manier bij elkaar in de keuken kijken en iedereen leert hiervan. Iedereen heeft toch een blinde vlek, hoe fijn is het als een collega deze wel ziet en je tips kan geven.”

Sederel: “In 2013 werd de Commissie Visitatie van de NVM nieuw leven in geblazen. Als net-afgestudeerde wilde ik graag actief lid worden bij de NVM en een functie binnen de Commissie Visitatie leek mij een mooie kans om me in te zetten voor de kwaliteit van onze branche. De training tot hoofdvisiteur volgen was een logische stap als commissielid. Daarbij is het leuk om het traject waaraan ik met de commissie heb gewerkt in de afgelopen 2,5 jaar ook zelf in praktijk te brengen. “

Van Hummel was al langer visiteur en maakte het proces mee naar de nieuwe visitatievariant:
“ De vorige variant was intensief doordat er nog niets gedigitaliseerd was. Ik was uren aan het voorbereiden en aan het afstemmen met mijn mede-visiteurs. We gingen in die tijd ook met z’n drieën, een hele delegatie dus en dat kwam nog wel eens bedreigend over voor de gevisiteerde. Nu gaan we in duo’s en de communicatie is enorm verbeterd met een digitale vragenlijst en een document waarin iedereen werkt.

Training
Beide mondhygiënisten volgden een 4-daagse training waarbij naast wet- en regelgeving en het leren omgaan met de software (het ADAS-systeem) communicatie centraal stond. Het dusdanig opstellen zodat de gevisiteerde zich veilig voelt op zo’n spannend moment stond centraal. De hoofdvisiteur leerde de juiste vragen te stellen op een zo laagdrempelig mogelijke manier. Van Hummel: “ De opleiding vond ik zeer leerzaam, het werken met het ADAS systeem, alle mogelijkheden ervan onderzoeken. We zijn ook bij elkaar gaan visiteren om ervaring op te doen. Dit is volgens mij de enige manier om het echt te leren. Het is best moeilijk om de juiste vragen te stellen en tegelijk ook op te letten hoe de praktijk eruit ziet en wat je opvalt. De rol als gevisiteerde vond ik ook een hele belevenis.“

Sederel: ”Ik heb het visitatietraject ervaren als een beetje spannend, maar vooral heel leuk en leerzaam. Hoe bewust ik me er ook van ben dat de visitatie niet gezien moet worden als een middag waarop twee collega’s eens even komen kijken wat jij allemaal wel of niet fout doet in je praktijk, toch wil je het graag goed doen. Bij het invullen van de vragenlijsten ga je al nadenken over je handelen, dat maakt het meteen al functioneel. Het geeft je ook een beeld van de punten waarover het visitatieteam vragen kan gaan stellen en daarmee handvaten voor het voorbereiden van de visitatie. D-Day was voor mij niet bepaald een relaxte aangelegenheid. Gezonde spanning is de juiste diagnose, denk ik. Ik had zelfs voor wat versnaperingen gezorgd om op die manier nog wat punten te scoren bij de ‘jury’, haha! Gelukkig vielen bij aanvang de zenuwen weg en gedurende de middag hing er zelfs een open sfeer en de visiteurs stelden zich belangstellend en niet-oordelend op. Hierdoor kon ik vol enthousiasme mijn werkplek laten zien en was het achteraf gezien een plezierige middag.”

Hoe gaan de mondhygiënisten verder na de visitatie?
Van Hummel: “Na de visitatie kan ik weer geïnspireerd verder met nieuwe kennis over praktische zaken, maar zeker ook met heel veel ervaringen die ik meeneem in mijn dagelijkse leven.”

Sederel: Het doel van een visitatie is om van elkaar te leren en daarmee de kwaliteit van onze praktijkvoering te optimaliseren. In mijn situatie kwamen er zowel eyeopeners als bevestigingen van reeds bekende punten van ontwikkeling naar voren. Waar ook aandacht aan wordt besteed bij een goede visitatie zijn de positieve punten die het visitatieteam ziet. Soms heb je als professional helemaal niet in de gaten dat jij je op bepaalde punten op een hele positieve manier onderscheidt van anderen. De combinatie van zowel tips als tops maakt een visitatie voor mij zó 2016! Ik werk met een groot, maar ook zeker fijn team van tandartsen, mondhygiënisten en assistenten, waarin dingen bespreekbaar gemaakt kunnen worden. Dat komt de mogelijkheid tot ontwikkeling op het gebied van kwaliteit ongetwijfeld ten goede.“

Dus…een aanrader?
Van Hummel: “ Ik kan het zeker aanraden aan collega’s. Als je een open blik hebt, kan je zoveel leren van een visitatie. Het is fijn om met vakgenoten van gedachten te wisselen en altijd met als hoogste doel jouw kwaliteit te verhogen. Het is een instrument precies op maat voor de mondhygiënist, wat bloot legt waar het goed gaat en waar je nog kan groeien.

“Sederel: Ik zou iedere professional willen adviseren om zich te laten visiteren, omdat het een leuke en eenvoudige manier is om de kwaliteit van je praktijkvoering op een hoger niveau te krijgen. Door je te laten visiteren laat je zien aan de buitenwereld dat je kwaliteit hoog in het vaandel hebt staan. Daarnaast krijg je letterlijk op een blaadje aangereikt waar de sterke kanten en mogelijke verbeterpunten van je werk liggen en het is aan jou of je ook wat met de adviezen doet.”

En…is het echt nou zo eng?
Sederel: “Waar ik voorafgaand aan de visitatie bang was om ‘af te gaan’, ben ik achteraf gezien een zeer waardevolle en positieve ervaring rijker. Ik zeg DOEN!”

Door: Lieneke Steverink-Jorna, mondhygiënist