Feedback is een cadeautje

Voor veel mensen heeft het woord feedback een negatieve lading. Het betekent dat je iets niet goed doet. Toch is feedback eigenlijk een cadeautje en het helpt je bij je persoonlijke ontwikkeling. Het geeft je kans om van een ontevredenheid een tevredenheid te maken. Tips voor het geven van feedback.

Associatie
Welke associatie heb jij bij het woord “feedback”? Voor veel mensen heeft het woord feedback een negatieve lading. Het betekent dat je iets niet goed doet, tenminste, zo denk jij er waarschijnlijk over. Toch is feedback eigenlijk een cadeautje en het helpt je bij je persoonlijke ontwikkeling. Jouw rol of functie maakt absoluut niets uit. Je kunt als leidinggevende feedback geven aan je medewerkers maar als medewerker mag je ook feedback geven aan je leidinggevende of aan collega’s en zelfs aan cliënten. Thuis geef je regelmatig feedback aan partner, kinderen of ouders.

Wat is feedback?
Feedback is niets anders dan een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Wanneer je samenwerkt is feedback onmisbaar, je stuurt elkaar bij door te reageren op gedrag of prestaties. Dit geeft je een kans om jezelf te verbeteren. De prestaties binnen het team waarmee je werkt gaan omhoog en dit komt weer ten goede aan de kwaliteit en de motivatie.

Waarom vinden we feedback geven zo spannend?
Iemand in je directe omgeving vertoont gedrag wat jij graag anders zou willen zien. Dit kan variëren van relatief simpele dingen zoals nooit de kopjes in de vaatwasser zetten tot meer persoonlijke en dus moeilijker zaken zoals bijvoorbeeld een collega die naar zweet ruikt.

De feedbackgever stelt zichzelf de volgende vragen vooraf:
• Is het normaal dat ik me aan dit gedrag erger?
• Ik hoop niet dat mijn collega boos wordt.
• Wat is er nou precies verkeerd?
• Het ik het wel goed gezien?
• Waarom wil ik hier iets van zeggen?
• Wat wil ik ermee bereiken?
• Zit het onze samenwerking niet in de weg?

Omdat we het moeilijk vinden en vaak niet weten hoe we dit soort gesprekken moeten aanpakken laten we het achterwege. We roddelen erover met andere collega’s en voor je het weet ontstaat er een negatieve sfeer met alle gevolgen van dien. Of iemand probeert er wat van de zeggen maar doet dit op een verkeerde manier waardoor er weerstand en gedoe ontstaat.

Feedback geven vergt voorbereiding
Feedback geef je alleen op ZELF geconstateerd, gezien of gehoord gedrag! Je geeft nooit feedback op de persoon, alleen op gedrag of prestaties. Feedback geef je altijd vanuit de ik-boodschap. Het effect op de ander vanuit een ik-boodschap: “Ik zou het graag anders zien”. Geef nooit feedback namens meerdere personen, bijvoorbeeld “Wij vinden het heel vervelend dat jij nooit je bureau opruimt”. Dit is een aanval naar de ontvanger en het komt over alsof er onderling over gepraat is.

Geef je feedback vanuit de jij-boodschap dan ervaart de ander het als “jij doet iets fout”.
Voorbeeld: jij stoort je aan het gedrag van een collega die nu al een paar keer te laat is gekomen. Hier wil je wat van zeggen, let op het verschil tussen de jij- en de ik boodschap.

Jij-boodschap: Jij komt altijd te laat!

Ik-boodschap: Ik heb gisteren op je moeten wachten.

Bij de jij-boodschap zal er direct weerstand komen, de feedback ontvanger voelt zich aangevallen en zal direct reageren en niet meer willen luisteren, het gevolg is een negatieve of gespannen sfeer. Dit heeft te maken met de jij-vorm maar ook met het woordje altijd.

Gebruik bij feedback geven nooit woorden zoals altijd, overal en nooit. Wees zo concreet mogelijk.

Met de ik-boodschap bereik je veel meer mits je ook het effect op jou benoemd én vraagt om een aanpassing.

GEIN-methode
Volgens de GEIN-methode is de feedback als volgt:
G = Gedrag Feedback geef je op gedrag, niet op de persoon
E = Effect Welk effect heeft dit gedrag op mij als persoon?
I = Ik Feedback geef je vanuit de ik-persoon
N = Nu Feedback geef je zo snel mogelijk, in het nu en concreet.
Stel hierna een vraag. Bijvoorbeeld: “Begrijp je wat ik bedoel?” of “Wil je hier in het vervolg op letten?”
“Ik heb gisteren op je moeten wachten (G + I) en daardoor heb ik een afspraak gemist (E). Wil je zorgen dat je morgen op tijd bent?”

De ontvanger zal zich niet aangevallen voelen en positief reageren. Nu is het in feite klaar. Jij hebt feedback gegeven en je gaat over tot de orde van de dag. Feedback geven kost niet zoveel tijd. Het is niet de bedoeling om ellenlange gesprekken te voeren. Pas wanneer de feedback niet helpt en het gedrag herhaaldelijk voorkomt ga in je gesprek met elkaar. Geef de feedback wel zo snel mogelijk (N), nadat je zelf het gedrag hebt geconstateerd. Wacht je te lang dan is het effect weg en moet men zelfs nadenken waar het ook alweer over ging.

Feedback ontvangen
Feedback geven is spannend en vraagt een goede woordkeuze. Het is niet bedoeld om een ander te kwetsen, je draagt juist bij een persoonlijke groei. Krijg jij feedback? Reageer dan met een dank je wel. Het is tenslotte bedoeld om elkaar te helpen.

Door: Thalita Smit, van Smit en Cornelder Bedrijfstrainingen Dit bedrijf ontwikkelt het commercieel vermogen van niet-commerciële mensen in de paramedische- en zorgsector