Dicht op elkaar samenwerken vergt meer dan alleen een frisse adem

De ideale samenwerking

De ideale samenwerking is er één waarbij alle teamleden elkaar door en door kennen en altijd precies van elkaar weten wat de ander bedoelt. Het team is perfect op elkaar ingespeeld en vult elkaar compleet aan. Er zijn geen onderlinge ergernissen en mocht dat toch eens voorkomen dan wordt dat direct op een nette en rustige manier uitgesproken.

Theoretisch ideaal, in de praktijk niet realistisch en haalbaar. Hoe dit komt? Wij mensen hebben te maken met individuele belangen die niet altijd stroken met het gezamenlijke belang, met emoties en gevoelens, met irritaties en daarnaast zijn we niet altijd even handig in onze (non-verbale) communicatie. Dicht op elkaar samenwerken brengt een aantal risico’s met zich mee. Helemaal als er geen mogelijkheid is om even afstand te nemen op momenten dat bij elkaar in de buurt blijven de sfeer niet bevordert. Niet te doen natuurlijk in de tandartspraktijk…

Geen robots, maar mensen

Stel je eens voor dat er een geheel geautomatiseerde tandartspraktijk bestond, Dental Automatic, met robots in plaats van medewerkers. Alles is zo goed op elkaar afgesteld dat Dental Automatic letterlijk en figuurlijk als een geoliede machine loopt. Geen persoonlijke belangen, gevoelen, irritaties en miscommunicatie. Klinkt ideaal en wellicht zijn er patiënten die erg blij zijn met Dental Automatic.

Wees niet bang, je hoeft niet te vrezen voor de toekomst van jouw baan in de mondzorg. Het overgrote deel van de patiënten zal iets missen: de persoonlijke benadering en dus de “gewone mens”. Toch wel fijn, dat we geen robots zijn! Hoe zorgen we er voor dat wij mensen zo goed mogelijk in een team met elkaar kunnen samenwerken?

Creëer een feedbackcultuur

Helemaal als je zo dicht op elkaar samenwerkt als in de tandartspraktijk, is het van groot belang dat irritaties niet hun eigen leven gaan leiden of opstapelen. Zo snel mogelijk elkaar feedback geven en ergernissen uitspreken dus. Binnen het team dienen duidelijke afspraken te zijn over de manier waarop men elkaar aanspreekt, feedbackregels kunnen hiervoor leidraad zijn.

Belangrijk bij het geven van feedback is het aanspreken op gedrag en niet op de persoon. Houdt het bij dat ene specifieke voorval en maak het concreet. Vertel wat iemands gedrag bij jou oproept en spreek vanuit jezelf, betrek geen anderen erbij. “Bij de laatste behandeling vond ik je veel praten, hierdoor kon ik me lastig concentreren.” komt heel anders bij iemand binnen dan “Jij praat altijd teveel, dat vinden anderen ook”.

Komt jouw feedback goed over? Check of de ander jouw feedback goed heeft begrepen en op de juiste wijze heeft opgevat. Is dat het geval, geef dan aan welk gewenst gedrag je in het vervolg wil zien. Dan weet de ander precies wat je van hem of haar verwacht.

Niet alleen feedback geven is lastig, feedback ontvangen ook. Wist je dat je gevoel feedback iets eerder ontvangt dan dat je hersenen de gesproken tekst kunnen ontvangen? Hierdoor schiet je lijf in eerste instantie automatisch in de verdediging bij het ontvangen van feedback. Dit maakt het goed feedback eerst even te laten bezinken alvorens hierop door te vragen of te reageren.

Voorbeeldfunctie leidinggevenden

De basis voor een goede samenwerking is vertrouwen en veiligheid. In een omgeving waar dit op orde is durven medewerkers elkaar aan te spreken en staan ze meer open om zelf aangesproken te worden. Medewerkers durven fouten te maken en nemen daardoor eerder initiatief. Leidinggevenden hebben hier een grote rol in. Om ervoor te zorgen dat medewerkers op de juiste manier met elkaar omgaan. Elkaar aanspreken en dat ook nog eens op de juiste manier doen. De voorbeeldfunctie van de leidinggevende is groot, want daden zeggen meer dan woorden!

Samenwerking onder de loep, tijd voor elkaar

De tijd nemen om rustig de samenwerking met elkaar onder de loep te nemen is van groot belang. Hoe logisch het ook klinkt, het wordt snel vergeten of niet gedaan vanwege andere prioriteiten.

Binnen een team werken mensen met verschillende persoonlijkheden en eigenschappen die verschillende teamrollen vervullen. Een grote diversiteit hierin zorgt voor een goed functionerend team. Belangrijk is het om hier bij de werving van een nieuw teamlid rekening mee te houden. Men is geneigd iemand aan te nemen die qua persoonlijkheid lijkt op de rest van het team, om samenhorigheid te creëren. Het is echter verstandiger om het tegenovergestelde te doen, iemand aannemen met eigenschappen die in het team nog ontbreken of ondervertegenwoordigd zijn.

Het is goed om binnen een team op de hoogte te zijn van elkaars persoonlijkheden. Hoe beter men elkaar kent, hoe makkelijker het is rekening met elkaar te houden, elkaar te waarderen en de samenwerking op elkaar af te stemmen. Heel zwaar en diepgaand hoeft dit niet te gaan, het is in sommige gevallen zelfs beter de lijken in de kast te laten en vanuit het positieve met elkaar de samenwerking te bekijken. Met elkaar een ontspannen activiteit op zijn tijd doet een team ook altijd goed, vergeet dus dat (half)jaarlijkse teamuitje niet!

Door: Katja Siegers, HR Adviseur, Dental Care Professionals, biedt onder andere HR-ondersteuning op het gebied van samenwerking en teamontwikkeling.