Meer rendement: do’s and don’ts van een meerkamerplanning

Regelmatig geven tandartsen aan te werken met een meerkamerplanning. Vaak is er echter sprake van een één-kamer-planning uitgevoerd op meerdere kamers. Het rendement is in deze situatie niet hoger dan bij de één-kamer-planning, maar de kosten wel. De do’s and don’ts van een meerkamerplanning.

Regelmatig geven tandartsen aan te werken met een meerkamerplanning. Vaak is er echter sprake van een één-kamer-planning uitgevoerd op meerdere kamers. In die situaties is het rendement niet hoger dan bij de standaard één-kamer-planning, maar zijn vooral de kosten hoger. Een ongewenst tegengesteld effect. Daarom in dit artikel de do’s and don’ts van een meerkamerplanning.

De 5 Do’s and Don’ts zijn hieronder per onderwerp uitgeschreven.

1. Plan een evenwichtige behandelmix op meerdere kamers
Don’t – Een meerkamerplanning inplannen op één kamer in het planningsysteem geeft geen overzicht.
Do – Door de planning over twee of meerdere kamers evenwichtig te verdelen ontstaat er een goede dynamiek in werkzaamheden op de kamers. De ”tandarts flow” tussen de kamers wordt gerealiseerd waardoor rust en een hogere productie ontstaan die bijdragen aan rendementsverbetering.

2. Werk met het juiste aantal assistentes
Don’t – Regelmatig werkt de tandarts op meerdere kamers, zonder dat op elke kamer een vaste (preventie)-assistente aanwezig is. Dit maakt het minimaliseren van verliestijd lastig en is daardoor inefficiënt.
Do – Op elke behandelkamer werkt een (preventie)-assistente. De taak van de assistente is er voor te zorgen dat de verliestijd voor de tandarts wordt geminimaliseerd en de ingeplande patiënten op tijd worden geholpen. Een receptiemedewerker heeft de taak de planning op de juiste wijze te vullen waardoor het juiste productieniveau wordt bereikt.

3. Plan de langere behandelingen als eerste
Don’t – Het vooruitplannen van periodieke controles resulteert erin dat agenda’s vollopen. Dit doet inbreuk op het efficiënt inplannen van de langere (renderende) behandelingen.
Do – Door de langere behandelingen als eerste te plannen (bijvoorbeeld 3 tot 4 weken vooruit) is hier altijd ruimte voor op korte termijn. De periodieke controles wordt op korte termijn ingepland en zodoende gebruikt om de nog openstaande plekken op te vullen.

4. Houd je aan de ”blokplanning”
Don’t – Vaak wordt de patiënt de mogelijkheid geboden om zelf het tijdstip te kiezen. Echter, als patiënten de planning bepalen, weet je zeker dat deze inefficiënt is.
Do – Afspraken worden alleen gemaakt op tijden dat het de praktijk schikt en niet andersom. De eigen planning is een weergave van een efficiënte werkdag en daarom als ”heilig” verklaard. Hierin concessies doen betekent een negatieve invloed op de efficiëntie en productie van de praktijk. En nee, patiënten ervaren dit niet als patiënt onvriendelijk zolang de receptioniste dit helder en netjes verwoord.

5. Delegeer handelingen
Don’t – Een meerkamerplanning kan niet renderen als assistenten geen handelingen gedelegeerd krijgen.
Do – Door handelingen te delegeren kunnen behandelingen in elkaar overlopen en ontstaat een efficiënte ”flow” voor de tandarts. Taken voor de (preventie)-assistenten zijn bijvoorbeeld het binnenhalen van de patiënt, het afnemen van de medische intake, het uitvoeren van diverse handelingen als het maken van afdrukken en röntgen foto’s, het wisselen van matrix bandjes en aanbrengen van een rubberdam. De zorg voor de patiënt vanaf het moment dat zij deze ophaalt vanuit de receptieruimte, tijdens en na afloop van de behandeling zorgt er voor dat de patiënt een goed gevoel over houdt aan het tandarts bezoek, met een minimale tijdsbesteding van de tandarts. Deze tijd kan aan een volgende behandeling worden gewijd.

Door:
Sjoerd Kuiken en Verry van Rossum. Sjoerd Kuiken adviseert en begeleidt praktijken op het gebied van wet- en regelgeving, kwaliteitsystemen en financieel gezonde praktijkvoering. Verry van Rossum is praktijkadviseur die praktijken de unieke werkwijze van het PDI Business Model kan leren en beschikt over een expertise van vele jaren in het begeleiden en opleiden van tandartsen.

Mrt 2014

 

Lees meer over: Samenwerken, Thema A-Z