De Informed-app: voor transparant werken

 “Een cliëntendossier vormt de verbinding tussen het vakinhoudelijke deel en de kwaliteit van de geleverde zorg. Echter in de praktijk blijken de meeste dossiers niet te voldoen aan de NVM of KNMT-praktijkrichtlijnen”, zegt mondhygiënist Tiffany Claus. Zij ontwikkelde daarom samen met diëtist Louise Witteman de Informed-app.

Hoe werkt de Informed-app?
De informed-app werkt als aanvulling op alle tandartssoftware. De informed-app kun je gebruiken op de praktijkcomputer of op een losse tablet, het draait in een beveiligde online (bank-achtige red.) omgeving. Het slaat geen cliënt gegevens op maar genereert enkel een automatisch verslag in de vorm van een PDF. Dit verslag download je op de computer en slaat dit eenvoudig op in een cliëntenkaart.  Het lost in een keer uw logfile en jaarlijkse back-up problemen bij behandelplannen op. En het geeft een directe tijdsbesparing binnen de praktijk. Geen “achteraf-verslagen-achter-de-rug-van-de-cliënt” dus. Je maakt het verslag samen met uw cliënt. Dit verslag is direct bruikbaar als informatievoorziening naar de cliënt en rapportage naar andere mondzorgprofessionals of andere zorgverlener. Zelf verstuurt Claus deze sinds kort per secure-email.

Ervaringen
Claus vertelt over de Informed-app: “In de praktijk liep ik al een tijdje tegen een aantal praktische problemen aan bij het leveren van  hoogwaardige, transparante preventieve zorg en optimale samenwerking. Ik zocht naar een  oplossing en zo ontstond het idee voor de informed-app, een verslagleggingsapplicatie. Samen met Louise Witteman, diëtist en expert op voeding en mondgezondheid, heb ik een oplossing bedacht voor de problemen waar veel (mondzorg)professionals tegenaan lopen in de praktijk. Ik zal een paar voorbeelden geven:

1. Volledige dossiervorming 
   Als mondzorgprofessional geef ik de cliënt mondelinge informatie over de behandeling. Het was altijd een behoorlijke klus om alle besproken onderwerpen in het dossier te vermelden. In de Informed-app kan ik direct aanvinken wat ik vertel. Alles wat ik zie, doe en vertel, vink ik aan. De applicatie genereert dit binnen de behandeltijd tot een leesbaar verslag. In mijn cliëntendossier vulde ik wel alle bijzonderheden in die ik in de mond zag, maar ik noteerde niet dat ik bijvoorbeeld de slijmvliezen had gecontroleerd en er geen bijzonderheden waren. Dit was te tijdrovend, maar door middel van de applicatie kan ik nu met een klik op de knop alles noteren wat ik tijdens het Periodiek mondonderzoek zie.  En als je dan daarbij optelt dat bijna alle tandheelkundige conflicten over onvolledige informatie en onduidelijke verslaglegging gaan vond ik het tijd daar iets voor te ontwikkelen. De applicatie maakt een verslag wat direct voldoet aan alle richtlijnen voor verslaglegging in het cliëntendossier.
2. Transparante zorg voor de cliënt
   Voor veel cliënten is de behandeling bij de tandarts of mondhygiënist abacadabra. Ik vind dit niet meer van deze tijd. Ik wil zelf ook weten wat de specialist precies gaat doen als ik een ziekenhuis bezoek. Je hebt als cliënt recht om te weten wat een mondzorgverlener van plan is. Het verslag wat je met de informed-app genereert, stuur je ook naar de cliënt wat inzicht geeft. Niet alleen in wat je hebt gedaan, maar ook in wat je hebt besproken en afgesproken.

3. therapietrouw
   Het toesturen van leesbare behandelverslagen naar de cliënt leidt tot een grotere betrokkenheid bij de (be)handelingen.  De cliënt kan het zorg- en behandelplan en alle informatie die je hebt gegeven thuis nog eens rustig nalezen. Inclusief eventueel toegevoegde folders die de cliënt meer informatie geven over gebitsreiniging, curatieve behandelopties of voedingsadviezen.Een ander iets dat bij therapietrouw komt kijken is inzicht. Voor een goede behandeluitkomst heeft zowel de mondzorgverlener als de cliënt inzicht nodig in relaties tussen zijn leefsituatie, gedragingen en klachten. Maar hoe krijg je dat op een snelle manier zonder te veel in te lopen op de behandeltijd. Met de informed app kan de cliënt de volledige anamnese binnen 10 minuten zelf invullen op een tablet in de wachtkamer. Je kunt de anamnese ook aan de stoel afnemen als je dat prettiger vindt. De gestructureerde en consistente manier van vraagstelling in de anamnese voorkomt dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet of vergeet aanvullende informatie uit te vragen.De anamneses geven inzicht in mondzorg, sociale omstandigheden, voeding, leefstijl, stress, ziekte en medicijngebruik. Je krijgt hierdoor al meer inzicht in barrières bij gedragsverandering. In combinatie met de motivational interviewing module kan je ook nog de persoonlijke motivatie en barrières uitvragen. De informed-app helpt je betere, veiligere en effectievere zorg te bieden.

4. Tijdsbesparing
   Bij de informed-app staat de cliënt centraal. Hij of zij is de spil in de behandeling en geeft toestemming informatie uit te wisselen met andere zorgverleners die betrokken zijn bij de behandeling. Op deze manier kun je naast andere mondzorgverleners ook de huisarts, logopedist, diëtist, diabetesverpleegkundige of de oro-faciaal therapeut eenvoudig bij de behandelingen betrekken. De reacties van huisartsen zijn geweldig. Zij zijn gelijk op de hoogte van de situatie, door het volledige en leesbare verslag. Veel zorgverleners zullen het beeld herkennen van de zaterdagochtend die opgaat aan verslaglegging. Je begrijpt dat ik mijn zaterdagochtend tegenwoordig aan iets anders besteed.5. preventieve voedingsanamnese
   Ik gaf aan cliënten alleen een voedingsdagboekje mee als ik cariës of tanderosie zag, te laat dus. Maar ter preventie is een dagboekje voor de cliënt veel te arbeidsintensief. Wat als ik de cliënt nu al eerder eenvoudig kon screenen op risico-voeding? Dan had ik hem nu misschien niet met cariës in de stoel gehad.  Zeker nu preventie steeds belangrijker gaat worden, vinden we het belangrijk om de mogelijkheid te hebben om preventief voedingsgedragingen in kaart te brengen en mensen te begeleiden naar gezonder gedrag. In de applicatie zitten 4 verschillende voedingsanamneses verwerkt (ontwikkeld door Louise Witteman, diëtist) die samen met de ingebouwde risicoanalyses kunnen zorgen voor de optimale preventieve zorg. Het programma geeft een uniek verslag van een unieke cliënt met dwarsverbindingen die anders niet snel naar boven zouden komen of niet goed geregistreerd zouden zijn.  Op deze manier wordt leefstijl een deel van de zorg- en behandelplannen.  Je stelt deze immers samen op basis van het best beschikbare bewijs, de expertise van de behandelaar en de voorkeuren en (financiële) mogelijkheden van de cliënt.6. Informed consent
   Met de informed app kan ik ook mijn behandeltoestemmingen, informatietoestemmingen en onderzoek toestemmingen met een druk op de knop in orde maken. Ook de behandelingtoestemming voor de praktijk assistent.  Voorheen liet ik mensen voor behandeltoestemmingen tekenen op een formulier, dat scande ik in en vervolgens plaatste ik het in mijn dossier. Nu geven mensen digitale toestemming en zetten ze zelfs een digitale handtekening.7. Gewoon Gaaf op een briefje
   Wij hebben het Gewoon Gaaf programma in samenwerking met het Ivoren kruis gedigitaliseerd en geïmplementeerd. Deze evidence based methode past perfect binnen de Informed-app.Veel gemakkelijker, geen losse briefjes, maar alles staat digitaal in je dossier. En direct digitaal inzichtelijk voor de cliënt als hij weer thuiskomt.”

Heb je een eigen praktijk nodig om de Informed-app te gebruiken?
De applicatie is te gebruiken in alle soorten praktijken en geschikt voor alle mondzorgprofessionals.  Als je geen eigen praktijk hebt, werk je altijd met de software van de praktijk waar je werkt. Het laat de zorgverlener weinig keuze in systeem of systeemvoorkeuren.  Wellicht doet de loondienst of zzp-zorgverlener zelfs concessies in kwaliteit van werken. Zeker in het geval van behandeltoestemmingen kun je dit nu ook zelf op orde krijgen. Je werkgever is dan wel aansprakelijk maar uiteindelijk blijf je zelf verantwoordelijk voor je handelen. Dus wilt je ook als werknemer (of zzp’er) voldoen aan kwaliteitseisen van verslaglegging in het cliëntendossier? De Informed-app is zo  gunstig geprijsd dat je het bedrag binnen een dag terugverdient hebt omdat je buiten behandeltijd geen tijd meer kwijt bent aan verslaglegging.

Verkrijgbaar
De Informed-app licentie is verkrijgbaar via de website www.informed-app.nl
Op dit moment verkopen we alleen de Pro versie (uitgebreide versie). Na de zomer komen er ook een Plus en Compact versie beschikbaar.

Tiffany Claus is vrijgevestigd mondhygiënist in het zuiden van het land en auteur van BeterPoetsen en BeterPoetsen 2.0.