Hoe sociaal veilig en integer is jouw praktijk eigenlijk?

Waarom het handig is om een vertrouwenspersoon te benoemen.

Juist in kleine praktijken van belang

Denk je nu dat dit niet aan de orde is in jouw eigen praktijk, dan mag je je gelukkig prijzen. Of… je steekt mogelijk, net als andere organisaties, je kop in het zand. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is verplicht voor organisaties met meer dan 50 medewerkers. Het wordt sterk aanbevolen voor organisaties vanaf 10 medewerkers. De grootte doet er eigenlijk niet toe. Het gaat erom dat je een gezond en veilig werkklimaat wilt ondersteunen.

Veel kleine praktijken werken in hechte teams. Dat heeft voordelen maar ook risico’s. In zo’n setting kunnen sociale spanningen extra voelbaar zijn. Tegelijkertijd kan het juist moeilijker zijn dit bespreekbaar te maken. Heeft jouw praktijk al een vertrouwenspersoon benoemd?

Structurele aandacht voor de sociale werkomgeving

In veel praktijken is er structurele aandacht voor de patiënt. Patiënten geven hun vertrouwen aan het team dat met zorg en precisie handelt. Hoe is het eigenlijk gesteld met het onderling vertrouwen tussen de collega’s? Is er net zoveel structurele aandacht voor integer handelen en gewenste omgangsvormen die leiden tot onderling vertrouwen en veiligheid binnen het team? Een (extern) vertrouwenspersoon kan die structurele aandacht geven. Dat is vaak geen overbodige luxe. Het feit dat er een vertrouwenspersoon aanwezig is, geeft medewerkers de geruststelling dat als er iets ongepast speelt, zij weten waar ze terecht kunnen.

Voorbeelden van ongewenste situaties die met de vertrouwenspersoon gedeeld worden

• De mondhygiënist hoort de twee baliemedewerkers flauwe grapjes maken over het uiterlijk van cliënten. Ze heeft al een keer geprobeerd dit aan te kaarten, maar haar zorgen worden weggewuifd met de opmerking: ‘stel je niet zo aan’. Wat nu?
• De stagiaire ervaart stress en voelt zich onzeker. Ze ontvangt bij elke handeling die ze moet leren opmerkingen als: ‘kun je zelfs dit nog niet eens?’ Of: zuchtend: ‘Ze leren ook niks meer bij de opleiding.’ ‘Wat een broddelwerk is dit nu weer!’. Ze komt met buikpijn naar de praktijk.
• De assistente werkt voor een tandarts die direct en kortaf communiceert. Zeer weinig spreekt de tandarts diens waardering uit voor het team van vier collega’s. Iedereen loopt op tenen in de omgang met de tandarts. De sfeer is hierdoor niet gemoedelijk. Ook is er veel verloop. Ze krijgt niet de indruk dat de tandarts dit door heeft. Hoe zij dit bespreekbaar kan maken, is de reden van een bezoekje aan de vertrouwenspersoon.
• De medewerker die de administratie doet, ziet veel declaraties van een tandarts voor behandelingen langskomen die niet zijn uitgevoerd. De medewerker wil het bespreekbaar maken, maar vreest dat de goede verstandhouding in gevaar komt.
• Een jonge medewerker krijgt vaak complimentjes van een mannelijke tandarts over hoe ze eruitziet. Ook krijgt ze waardering met een kneepje in haar schouder, een stootje tegen haar arm bij een grapje. Het zit haar dwars. Is dit nu grensoverschrijdend of niet? Ze wil het niet groter maken dan het is.

Vertrouwenswerk: meer dan alleen een luisterend oor

De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor aan de medewerker die zich zorgen maakt over ongewenste omgangsvormen als pesten, kleineren, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Maar ook als een collega niet integer handelt en bijvoorbeeld fraudeert, kun je dit delen met de vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon:

• is er voor de melder,
• luistert,
• bespreekt samen welke stappen de medewerker kan nemen,
• begeleidt bij een klachtenprocedure,
• biedt de melder steun bij gesprekken zonder gesprekspartner te zijn,
• signaleert trends en problemen in een geanonimiseerd jaarverslag,
• adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd als daartoe aanleiding is,
• geeft voorlichting en training over sociale veiligheid en integriteitskwesties.

De voordelen van een sociale en integere werkomgeving

Werken aan een gezonde werkcultuur heeft vele voordelen. Zo stijgt het werkplezier en vermindert het verloop en verzuim. Medewerkers voelen zich gehoord en gewaardeerd. De teamsamenwerking wordt versterkt omdat medewerkers ervaren dat zij lastige situaties bespreekbaar kunnen maken. Bovendien beschermt een gezonde werkcultuur tegen frauduleuze handelingen dankzij een open en transparante samenwerking. Dit straalt ook weer uit naar patiënten en partners met een positief imago tot gevolg.

Welke stappen kun je zetten?

Wil je bewust bouwen aan een gezonde werkcultuur in je eigen praktijk, zet dan een eerste stap en overweeg onderstaande acties:

• Stel een vertrouwenspersoon aan
• Informeer je team
• Formuleer met je team een gedragscode
• Verzorg een integriteitstraining
• Zet het thema regelmatig op de agenda
• Geef zelf het voorbeeld voor respectvolle omgang
• Label het vragen stellen en twijfels uitspreken als professioneel en nuttig
• Evalueer en verbeter in een structurele, periodieke cyclus

Ter afsluiting

De kranten staan bol van de voorbeelden hoe het mis kan gaan. Een veilige en integere werkomgeving ontstaat niet vanzelf. Die bouw je bewust. Welke stap zet jij?

Door:
Milja Markies van Bureau Syn’s

Bij Bureau Syn’s geloven we dat iedereen op het werk zich veilig en gehoord moet voelen. Daarom geven we advies en training aan organisaties over sociale veiligheid. Soms is er behoefte aan een onafhankelijke gesprekspartner: iemand die luistert zonder oordeel, vragen stelt en meedenkt over mogelijke stappen. De extern vertrouwenspersoon van Bureau Syn’s biedt precies die steun.