Werkoverleg doet wonderen

Hoe stemt u af met uw team over vrije tarieven, richtlijnen, de inspectie en andere praktijkzaken? Werkoverleg biedt u uitkomst. Waarom en hoe organiseert u dit?

Het is als praktijkhouder al lastig om zelf up-to-date te blijven van alles wat er speelt in de wereld van de tandheelkunde, laat staan dat het personeel van alles op de hoogte is. Om al deze regels en richtlijnen goed uit te kunnen voeren in de praktijk heeft u als werkgever uw team hard nodig. Uiteraard deelt u als praktijkhouder belangrijke onderwerpen met uw team. Dat doet u in de pauze of aan het begin van de dag, maar u blijft het gevoel houden dat u alles wel tien keer moet vertellen. Er werken bijna alleen maar parttimers en er blijft nooit iets hangen van wat u vertelt. U raakt gefrustreerd, want u valt in herhaling. Werkoverleg kan u uitkomst bieden.

Ja maar, hoor ik u zeggen, dat kost me dan weer een uur en een overleg loopt al snel uit op een kippenhok, waar veel wordt gepraat, maar weinig wordt gezegd. Dat kan. Echter als u de onderstaande tips goed oppakt, zult u het werkoverleg heel anders ervaren. Dan kan werkoverleg u zelfs tijd opleveren!

Waarom werkoverleg
Tijdens een werkoverleg staat u misschien iets langer stil bij hetzelfde onderwerp, maar de focus ligt dan ook alleen bij dat onderwerp en bij niet de volgende patiënt. Zo kunt u iedereen tegelijkertijd bereiken in plaats van dat u hetzelfde verhaal steeds moet herhalen. Ook kunnen medewerkers vragen stellen en met elkaar het onderwerp bespreken, waardoor dit beter overkomt en alle medewerkers zich erbij betrokken voelen.

Het grootste verschil tussen een werkoverleg en een mededeling aan het begin van de dag is dat een werkoverleg tweerichtingsverkeer is en een uitwisseling van informatie, terwijl een mededeling daar geen ruimte voor biedt.

Tips voor werkoverleg
Hoe krijgt u nu het team zo ver, dat iedereen op hetzelfde tijdstip kan, meedoet en het niet verzand in een kippenhok?

Maak een planning
Plan eens per 2 weken of eens per maand een werkoverleg van een half uur tot maximaal een uur. Langer de concentratie vasthouden is voor veel mensen lastig en geeft te veel ruimte voor uitweiden. Zorg dat de planning van deze overleggen al voor het hele jaar vastligt. Zo weet iedereen tijdig wanneer hij verwacht wordt aanwezig te zijn. Plan voor parttimers eventueel een andere werkdag.

Zorg voor een vergaderruimte
Uiteraard hoeft u geen aparte vergaderkamer te hebben, de koffieruimte kan ook, zolang u daar niet gestoord wordt door de telefoon of binnenwandelende patiënten. Het draait dan alleen om het team en de vergadering. Uiteraard wordt een kopje koffie of thee én wat lekkers wel gewaardeerd!

Maak een agenda
Zorg voor een vaste vergaderagenda. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Stimuleer het team om onderwerpen aan te dragen voor het overleg. Communiceer deze wel naar de rest van het team, zodat men zich kan voorbereiden. Heeft u te veel ingebrachte punten? Schuif dan de minst urgente door naar de volgende vergadering. Ga geen individuele zaken bespreken of functioneringszaken. Bewaar deze voor één op één gesprekken.

Een voorbeeld agenda kan zijn:
o Opening
o Vaststellen notulen
o Ingebrachte punten
o Meldingen en klachten bespreken
o Actielijst maken
o Rondvraag/W.v.t.t.k.
o Slot

Zorg voor een gespreksleider
Om het overleg niet te laten verzanden in oeverloos geleuter is een goede gespreksleider van belang. Deze houdt de tijd bij, betrekt medewerkers bij het gesprek en komt weer to-the-point als er te veel afgeweken wordt. Ook vat hij aan het eind van ieder punt, het punt even samen waardoor het besluit helder wordt voor de rest.

Wijs een notulist aan
Laat iemand het werkoverleg notuleren. Verspreid deze notulen vervolgens onder alle medewerkers, ook onder degenen die niet aanwezig waren door bijvoorbeeld ziekte. Zo heeft iedereen een overzicht en een actielijst en kan dus te allen tijde terug lezen wat er besproken is. Mensen zijn dan ook makkelijker aan te spreken op afspraken die in dat overleg zijn gemaakt. Wissel desgewenst per werkoverleg van gespreksleider en notulist. Zo creëert u geen hiërarchie.

Probeer het een paar keer
U zult versteld staan van de betrokkenheid van het team en het resultaat doordat er nu regelmatig op een rustig moment in een open gesprek over het werk gepraat kan worden. Dat motiveert en bevordert een goede werksfeer. Mocht u nu een keer geen onderwerp weten, bespreek dan een protocol uit de praktijk (klopt alles nog?), het plan van aanpak van de RI&E of neem een punt uit de WIP-richtlijnen, dat aangescherpt moet worden.

Door:
Anna Berends van Loenen.

Monique Heijtel, www.care4hr.nl, Care4HR biedt helder advies over Human Resources, verzorgt trainingen en kan uw personeelszaken uit handen nemen. Het doel is het verbeteren van de prestaties van uw organisatie en de groei van uw medewerkers.