Het eerste verzuimgesprek, een belangrijke stap in het verzuimproces

De gemiddelde kosten van een zieke werknemer bedragen € 250,- per dag en dit kan nog verder oplopen door aanvullende kosten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de situatie waarbij het verzuim langdurig is en de werknemer door ander personeel moet worden vervangen.

Het eerste contact bij de ziekmelding is daarom een belangrijke, soms onderschatte, stap in het verzuimproces van een praktijk. Het is een belangrijk moment waarin zorg en ondersteuning kan worden geboden aan een werknemer die zich heeft ziekgemeld of afwezig is vanwege gezondheidsproblemen.

Als een werknemer zich ziekmeldt is het essentieel dat de werkgever het verzuim serieus neemt en het op een empathische en constructieve manier benadert. Dit gesprek is namelijk het startpunt om de situatie van de medewerker te begrijpen, te kunnen inventariseren wat de medewerker nodig heeft en samen te werken aan een oplossing die het herstel of een gezonde werkhouding bevordert. In dit artikel willen wij toelichten waarom het gesprek zo belangrijk is en handvatten geven om het gesprek zo effectief mogelijk te voeren.

Het belang van een eerste verzuimgesprek

Zoals hierboven al aangegeven kan het eerste verzuimgesprek een basis vormen voor een succesvol verzuimbeleid en een bijdrage leveren aan een positieve werkcultuur. Het is een moment waarop je openlijk met de medewerker kunt praten en eventueel onderliggende problemen of zorgen aan het licht kunt brengen.

Vroegtijdig kunnen ingrijpen

Eén van de redenen waarom het eerste gesprek belangrijk is, is dat er vroegtijdig kan worden ingegrepen. Door snel te reageren en het gesprek aan te gaan, kan de werkgever eventuele problemen of knelpunten boven water krijgen die in sommige gevallen het verzuim veroorzaken of er aan bijdragen. De reden van de ziekmelding kan medisch zijn, maar ook een andere oorzaak hebben, zoals conflicten op het werk of problemen in de privésfeer. Tijdens het gesprek is het van groot belang om een inlevende en begripvolle houding te tonen. Dit betekent dat je actief naar de werknemer luistert, ruimte biedt voor het delen van hun verhaal en de eventuele zorgen, en een veilige sfeer creëert waarin ze openlijk kunnen praten over hun (gezondheids)problemen. Het tonen van empathie en begrip helpt de werknemer zich gehoord en gewaardeerd te voelen, wat op zijn beurt bijdraagt aan het welzijn en het herstelproces. Let bij het aangaan van het gesprek er nog wel op dat je de medewerker erop wijst dat hij/zij niet verplicht is medische informatie met je te delen en dat, als de medewerker dit wel wil doen, je niets zal noteren.

Wet Verbetering Poortwachter treedt in werking

Een andere reden is dat bij de ziekmelding van een werknemer de Wet Verbetering Poortwachter in werking treedt. Het hoofdbeginsel van deze wet is dat werkgever en werknemer zich (samen met een arbodienst of bedrijfsarts) inzetten om de zieke werknemer weer zo snel mogelijk en duurzaam aan het werk te krijgen. Tijdens het eerste verzuimgesprek breng je de ziekmelding en de situatie van de werknemer in kaart. Soms kun je al bepalen of de bedrijfsarts ingezet moet worden. Maar het kan ook zo zijn dat een ander middel beter past bij de situatie van werknemer, denk hierbij  aan de verschillende vormen van verlof, zoals ouderschapsverlof of zorgverlof. Tussen het eerste verzuimgesprek en 8 weken na de ziekmelding, dienen werkgever en werknemer samen een plan op te stellen voor de re-integratie. Hierbij is het van belang om je te focussen op de mogelijkheden tot arbeid en oplossingen. Samen met de werknemer kun je verkennen wat ze nog wel kunnen doen en hoe je hen kunt ondersteunen bij een succesvolle terugkeer naar het werk. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het bespreken van eventuele aanpassingen op de werkplek, het bieden van begeleiding bij het verkrijgen van de juiste medische zorg, of het ontwikkelen van een re-integratieplan dat rekening houdt met de individuele behoeften.

Vertrouwen versterken

Ook kan het gesprek het vertrouwen tussen werkgever en werknemer versterken en een positieve werkcultuur bevorderen, waardoor het verzuim in de mondzorgpraktijk in de toekomst kan verminderen. Een open en empathisch gesprek geeft de werknemer het gevoel dat de organisatie om zijn welzijn geeft.

Tips voor een eerste verzuimgesprek

Een goed gevoerd eerste verzuimgesprek kan het verschil maken voor zowel de werknemer als ook voor de mondzorgpraktijk. Maar wat zijn de do’s & don’ts bij het voeren van zo’n gesprek en hoe kan je het zo efficiënt mogelijk voeren?

Do’s:

• Neem zo snel mogelijk na de ziekmelding contact op met je werknemer. Hiermee toon je aan dat het verzuim serieus wordt genomen en het helpt je om eventuele problemen snel aan te pakken.
• Neem de tijd voor het gesprek en zorg dat het gesprek plaatsvindt in een rustige omgeving, zonder afleiding. Dit zal de werknemer helpen om open te communiceren over zijn situatie.
• Luister goed naar de werknemers en toon oprechte belangstelling en begrip voor zijn of haar situatie. Moedig hen aan om hun zorgen te uiten en stel open vragen (“hoe”, “wat”, “in hoeverre”) om de achterliggende redenen van het verzuim te begrijpen.
• Gebruik “luisteren, samenvatten en doorvragen”. Door, na het luisteren, samen te vatten check je of je de werknemer goed hebt begrepen en kan je met aanvullende vragen gericht doorvragen.
• Mocht er al direct uit het gesprek blijken dat het verzuim wat langer gaat duren, geef dan aan dat je samen met de werknemer (eventueel in een volgend gesprek) wil werken aan het opstellen van een herstelplan en haalbare doelen. Breng mogelijke aanpassingen op het werk in kaart die het herstel kunnen ondersteunen en geef de werknemer de mogelijkheid om suggesties te doen.
• Informeer de werknemer door duidelijk het verzuimbeleid en de procedures uit te leggen. Geef de stappen aan die genomen moeten worden en bied begeleiding bij het naleven van deze procedures. Dit zorgt voor helderheid en vertrouwen in het proces.
• Leg de afspraken schriftelijk vast.
• Maak tijdens het gesprek een vervolgafspraak

Don’ts:

• Vraag niet naar de aard en oorzaak van de ziekte of om medische gegevens. Natuurlijk mogen medewerkers dit wel (ongevraagd) vertellen, maar zorg dan dat je deze gegevens niet opschrijft of registreert.
• Wees terughoudend met het geven (of hebben) van een eigen oordeel over de situatie van de werknemer of het ziekteverzuim en geef geen medische adviezen. Verwijs eventueel de medewerker naar een juiste medische professional (bedrijfsarts) voor advies en behandeling. Je kunt wel interesse tonen en ondersteuning bieden bij het verkrijgen van de nodige medische zorg.
• Onderbreek de werknemer niet en laat de werknemer zijn of haar verhaal volledig vertellen.
• Vermijd het geven van negatieve reacties of het uitoefenen van druk op de werknemer om snel terug te keren naar het werk.
• Ga niet uit van verkeerde aannames. Stel open vragen om een duidelijk beeld te krijgen van de situatie, in plaats van uit te gaan van vooronderstellingen.
• Verwaarloos de follow-up niet: Zorg ervoor dat er na het gesprek een concrete afspraak wordt gemaakt om de voortgang van het herstel te bespreken en eventuele verdere ondersteuning aan te bieden.

Onthoud dat ieder verzuimgesprek uniek is en dat het belangrijk is om (snel) te handelen binnen de wettelijke kaders en de procedures in de mondzorgpraktijk. Door een positieve, ondersteunende en respectvolle benadering te hanteren tijdens het gesprek kun je een basis leggen voor een succesvolle re-integratie van de werknemer en zijn of haar welzijn bevorderen. Zie het niet als iets wat moet gebeuren, maar als een kans om een significant verschil te kunnen maken in een gezonde en efficiënte werkomgeving, waarin medewerkers zich gehoord en veilig voelen.

Bron:

CBS

Mirabelle Extra werkt als HR-Adviseur bij Dental Care Professionals, een organisatie die gespecialiseerd is in Werving & selectie, praktijkbemiddeling en HR advies. Als HR-Adviseur staat zij mondzorgpraktijken bij, onder andere bij (moeilijke) verzuimgevallen.

 

Bekijk ook in de Dental Management Toolkit:

• Video: Rol praktijkhouder bij verzuimgesprek
• Leidraad eerste verzuim