De valkuilen van verzuimbegeleiding in de mondzorg: Wat iedere praktijkhouder moet weten

Werkgevers zijn wettelijk verplicht een arbodienst te hebben. Dit zou de werkgever toch moeten ontlasten en verzekeren dat de wettelijke plichten op het gebied van verzuimbegeleiding en re-integratie worden nageleefd? Helaas is dat niet automatisch het geval. In dit artikel zetten we uiteen waar de grootste valkuilen liggen en wat je als praktijkhouder kunt doen om hoge boetes en langdurige procedures te voorkomen. Compleet met praktische tips.

1. De rol van de arbodienst: wat mag je verwachten?

Veel praktijkhouders vertrouwen op hun arbodienst om hen volledig te begeleiden bij ziekteverzuim. Toch blijkt in de praktijk dat niet elke arbodienst even proactief of volledig is in zijn ondersteuning. Werkgevers blijven eindverantwoordelijk voor het correct naleven van de Wet verbetering poortwachter.

Noch bij het UWV, noch bij de rechter, kan een werkgever de verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de verzuimplichten, afschuiven op de betrokken arbodienst.

Een Mondzorghouder in Tiel had de afgelopen jaren drie dubbel pech, Na twee jaar ziekte, oordeelde het UWV dat de verzuimbegeleiding aan de ziek werknemer onvoldoende was. Het UWV legde daarom een loonsanctie op en verleende geen toestemming om de twee jaar zieke werknemer te ontslaan. Daarna heeft de rechter de arbeidsovereenkomst in een procedure ontbonden, maar wel met toekenning van een schadevergoeding van € 100.000 aan de tandartsassistente, onder andere vanwege het onvoldoende nakomen van de re-integratie verplichtingen die rustten op hem als werkgever.

Deze Mondzorghouder betrok daarop volgend de arbodienst in een gerechtelijke procedure, om de boven genoemde schade te verhalen. De rechtbank wees die vordering af, onder andere omdat de praktijkhouder te laat had geklaagd.

Ook in andere procedures en beslissingen, buiten de Mondzorg, wordt steeds bevestigd: de Arbodienst heeft een adviserende rol, de werkgever blijft verantwoordelijk voor het nakomen van de re-integratie verplichtingen.

Dit betekent dat je als praktijkhouder zelf goed op de hoogte moet zijn van de juiste stappen en termijnen in het verzuimproces. Een arbodienst kan adviseren, maar neemt de verplichtingen niet over. Het is daarom van belang om regelmatig te controleren of de arbodienst de juiste adviezen geeft en of alle acties op tijd worden uitgevoerd. Dit geldt met name voor langdurig verzuim, waar hoge boetes op de loer liggen.

2. Verzuimprocedures: de belangrijkste verplichtingen

De Wet verbetering poortwachter stelt strikte eisen aan het proces van verzuimbegeleiding en re-integratie. Zo moet er binnen zes weken een probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts, en binnen acht weken moet er een Plan van Aanpak zijn. Deze documenten vormen de basis voor de re-integratie van de werknemer en de kern van het re-integratie dossier waarover het UWV na 104 weken ziekte zal oordelen. Zie ook het eerdere artikel: Het eerste verzuimgesprek, een belangrijke stop in het verzuimproces.

Werkgevers moeten daarnaast regelmatig contact onderhouden met de werknemer en ervoor zorgen dat alle stappen correct worden doorlopen. Een veelgemaakte fout is dat werkgevers deze verantwoordelijkheid volledig uit handen geven aan de arbodienst, waardoor deadlines worden gemist.

Arbodiensten sturen doorgaans reminders over taken die moeten worden opgepakt. Wij merken dat de emails met adviezen en reminder vaak aan de aandacht van praktijkhouders ontglippen, in de toch al overvolle emailboxen. Er komen ook zoveel reminders, zelfs voor de kleinste taken, dat het werkgevers te veel wordt om alles bij te houden. Daardoor blijven belangrijke verplichtingen liggen. Een Arbodienst zal je niet achter de broek blijven en zitten, wanneer je een belangrijke taak in de verzuimbegeleiding mist.

3. Werkgever is eindverantwoordelijk, ook voor nakomen verplichtingen werknemer en arbodienst

Let er bovendien op dat het niet alleen aan de werkgever is om erop toe te zien dat hij zijn re-integratie verplichtingen nakomt, werkgevers behoren er ook op toe te zien dat hun werknemers zich aan hun re-integratieverplichtingen houden. Volgt jouw werknemer redelijke instructies van jou of de bedrijfsarts niet op, of houdt hij of zij contact af? Komt zij niet op de koffie terwijl de bedrijfsarts oordeelde dat ze daar wel aan toe was? Dan is het jouw taak medewerking af te dwingen door zo nodig het loon op te schorten dan wel stop te zetten. Let op: Het gaat niet om een bevoegdheid, maar om een plicht. Niet ingrijpen of wegkijken wanneer je werknemer een verzuimplicht niet nakomt wordt jou aangerekend; jij bent als werkgever verantwoordelijk voor het verzuimtraject. Ook voor het gedrag van je werknemer. Belangrijk detail: Verzuimt jouw werknemer zijn of haar re-integratie verplichtingen, en is daarom na een waarschuwing het loon stop gezet, dan vervalt ook ontslagbescherming door ziekte. Je kan dan naar de rechter om de arbeidsovereenkomst te laten ontbinden.

4. De risico’s van onvoldoende begeleiding

Als een werkgever de verzuimbegeleiding niet goed organiseert, kan dit leiden tot aanzienlijke kosten en juridische complicaties. Het UWV kan na 2 jaar besluiten om een loonsanctie op te leggen als er niet aan de re-integratieverplichtingen is voldaan. Dit betekent dat de werkgever het loon van een zieke werknemer langer moet doorbetalen dan de standaard twee jaar. Let op: dit wordt niet vergoed door je verzuimverzekeraar! Je betaalt dus het loon door van een werknemer die misschien al 2 jaar niet meer bij je op de werkvloer is geweest.

Daarnaast kunnen er arbeidsconflicten ontstaan als er onvoldoende communicatie is met de werknemer over diens re-integratie. Een werknemer die zich niet gehoord of ondersteund voelt, kan een arbeidsconflict laten escaleren, wat de kans op succesvolle re-integratie verkleint. Dit is een van de redenen dat werkgevers worden geacht mediation in te zetten, zodra of de werkgever of de werknemer een conflict ervaart. De bedrijfsarts zal in zulke gevallen adviseren mediation op te starten.

Let er overigens ook op dat zelfs het oordeel van de bedrijfsarts, je niet vrijwaart je re-integratie verplichtingen na te komen. De Mondzorgpraktijkhouder uit het voorbeeld in alinea 1 klaagde onder andere dat de bedrijfsarts onterecht had geoordeeld dat zijn assistente 100% arbeidsongeschikt was. Het UWV oordeelde achteraf namelijk dat de assistente prima kon werken, maar omdat de werkgever niet op tijd bij de Arbodienst had geklaagd over dit oordeel, verspeelde de werkgever het recht om dat in een later stadium te doen.

Alert blijven is de les dus, en problemen en vermoedens bespreekbaar maken bij de arbodienst. Bijvoorbeeld als je twijfelt of je zieke werknemer wel echt ziek is. Als dit niet leidt tot het gewenste resultaat dan kan het lonen om een Deskundige Oordeel aan te vragen bij het UWV. Dus in de gevallen dat er wordt getwijfeld of de werknemer echt ziek is of als de werknemer te weinig doet om te re-integreren. Dit onderzoek wat je gemakkelijk kan aanvragen op de site van het UWV kost € 400,00, maar kan je veel kosten besparen op de lange termijn. Heb je dit aan de hand, dan is het goed hierover advies in te winnen.

5. Hoe voorkom je problemen? Praktische tips voor de praktijkhouder

Om grip te houden op verzuimbegeleiding, is het belangrijk dat praktijkhouders zich bewust zijn van hun verplichtingen en actief betrokken blijven bij het proces. Enkele belangrijke tips:

• Blijf op de hoogte van de wetgeving: Verzuimbegeleiding is een complex juridisch proces. Zorg dat je de basisregels kent en laat je wanneer nodig bijstaan door een specialist. Heb je te maken met een complexere casus? Fouten maken kan je duur komen te staan, voorkomen is beter dan genezen.
• Houdt regelmatig contact met de werknemer: Een goed contact met de zieke werknemer voorkomt misverstanden en bevordert een succesvolle re-integratie. Richtlijn is om elke 2-3 weken contact te hebben met een werknemer die voor langere tijd in het verzuim zit.
• Controleer de voortgang van het re-integratieproces: Houdt deadlines in de gaten en zorg ervoor dat alle verplichte documenten op tijd worden ingediend. En zorg ervoor dat je eigen dossier netjes en vooral volledig is.
• Wees actief. Vooral bij complexe gevallen of wanneer je het niet vertrouwt. Maak dat bespreekbaar met de werknemer, met de arbodienst, met een deskundige of mediator.

Conclusie

Ziekteverzuim is een uitdagend en juridisch complex terrein voor mondzorgondernemers. Hoewel de arbodienst kan ondersteunen, blijft de eindverantwoordelijkheid bij de werkgever liggen. Door proactief en goed geïnformeerd te zijn, kunnen praktijkhouders veel problemen voorkomen en zorgen voor een soepel verloop van de verzuimbegeleiding en re-integratie. Zo wordt niet alleen voldaan aan de wetgeving, maar wordt ook het welzijn van de werknemer en de continuïteit van de praktijk gewaarborgd. En het belangrijkste: onnodig lang verzuim wordt voorkomen.

Door: Valesca Nederlof, HR-Adviseur bij Dental Care Professionals. Als zodanig ondersteunt zij Mondzorgpraktijkhouders bij het begeleiden van (complex) verzuim van hun werknemers. In tegenstelling tot de arbodienst, ontzorgt zij werkgevers volledig wanneer een werknemer langdurig ziek is. Zij kent de wetgeving en zeker ook de knelpunten in het Poortwachtertraject.