De werkkostenregeling. Wat mag je vergoeden aan werknemers?

Vrije ruimte

Middels de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling kunt u belastingvrije vergoedingen uitkeren aan uw personeel. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% tot een fiscale loonsom van
€ 400.000 en daarboven 1,18%. Wordt de vrije ruimte overschreden dan is deze overschrijding belast met 80% eindheffing welke is verschuldigd door u als werkgever.

Wilt u vergoedingen via de vrije ruimte uitkeren aan uw personeel, dan doet u er verstandig aan om eerst eens te beoordelen of u uw vergoedingen welke niet ten laste van de vrije ruimte komen wel zo optimaal mogelijk worden benut.

Reiskostenvergoeding

Hoe heeft u bijvoorbeeld uw reiskostenvergoeding geregeld? In de praktijk zien we namelijk dat de laatst gepubliceerde KNMT Arbeidsvoorwaardenregeling uit 2022 nog veel als basis wordt beschouwd. In deze arbeidsvoorwaardenregeling is een tegemoetkoming woon-werkverkeer opgenomen. Het uitgangspunt van deze regeling is dat een reiskostenvergoeding wordt toegekend mits de enkele reisafstand ten minste 11 kilometer bedraagt. De reiskostenvergoeding wordt vervolgens berekend tot een maximum van 25 kilometer enkele reis. Vanuit de fiscale regelgeving worden er geen voorwaarden gesteld aan een minimale reisafstand en een maximum van te vergoeden kilometers. Elke woon-werk kilometer mag fiscaal onbelast worden vergoed tot een bedrag van 23 cent per kilometer. Door géén rekening te houden met een minimale reisafstand en/of geen rekening te houden met een maximum aantal te vergoeden kilometers kan er misschien al een leuk voordeel ontstaan voor uw medewerkers.

Cafetariaregeling

Wilt u als praktijkhouder toch vasthouden aan de minimale reisafstand en/of een maximum aantal te vergoeden kilometers dan kan het introduceren van een cafetariaregeling een waardevolle toevoeging zijn om het personeel fiscaal zo vriendelijk mogelijk te kunnen belonen. Bij een cafetariaregeling krijgen medewerkers de optie om belast loon uit te ruilen tegen een belastingvrije vergoeding, zoals in dit geval de reiskostenvergoeding. Bij de medewerker leidt dit tot een netto voordeel, terwijl de kosten voor de werkgever gelijk blijven of zelfs ook dalen. Een win-win dus.

Onbelaste vergoeding via de vrije ruimte

Heeft u de vrije ruimte voor het jaar 2024 nog niet volledig benut en wilt u uw medewerkers nog een extra beloning toekennen? Dan kunt u dit doen door een onbelaste vergoeding via de vrije ruimte uit te keren. Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk aangenomen, zodat aan de gebruikelijkheidstoets die bij een dergelijke uitkering moet plaatsvinden in de regel zal worden voldaan.

Holding – Werkmaatschappij structuur

Veel praktijkhouders ondernemen middels een Holding – Werkmaatschappij structuur waarbij de praktijkhouder zelf in dienst is bij de Holding en het personeel bij de Werkmaatschappij. In dat geval zijn er 2 werkgevers met elk een eigen vrije ruimte. Indien de vrije ruimte bij een van beide wordt overschreden terwijl bij de ander een bedrag aan vrije ruimte resteert kan het voordelig zijn om gebruik te maken van de concernregeling. Hierbij wordt de vrije ruimte bepaald op basis van de loonsom van beide BV’s gezamenlijk. Een tekort aan vrije ruimte bij de Werkmaatschappij kan dan worden verrekend met een overschot aan vrije ruimte bij de Holding en andersom. Een nadeel van de concernregeling is wel dat het tariefopstapje (1,92% over een loonsom tot € 400.000) maar één keer gebruikt kan worden. Wilt u uw personeel dus nog een vergoeding geven vanuit de vrije ruimte maar blijkt de vrije ruimte in de Werkmaatschappij niet voldoende, ga dan na of toepassing van de concernregeling een uitkomst kan zijn. Overigens kan deze keuze jaarlijks opnieuw worden gemaakt.

Bruteren of 80% eindheffing

Blijkt dat ook bij toepassing van de concernregeling de vrije ruimte overschreden gaat worden, maak dan een goede afweging of u de vergoeding gaat bruteren of toch kiest voor de 80% eindheffing. In veel gevallen kan de 80% eindheffing namelijk goedkoper zijn dan bruteren aangezien er bij de eindheffing geen sociale verzekeringspremies etc. van toepassing zijn.

Personeelfonds

En mocht de vrije ruimte structureel te weinig zijn, overweeg dan om een personeelsfonds op te richten. Hier zijn wel fiscale regels aan gebonden, maar door hier slim mee om te gaan kan het bedrag dat jaarlijks belastingvrij mag worden besteed voor personeelsuitjes etcetera behoorlijk worden verhoogd.

Door:
R.J.L. Bongers RB, mede-eigenaar TOP Fiscaal en Financieel Adviseurs. TOP adviseert diverse ondernemers in de mondzorg op fiscaal en financieel vlak.