Hoe haal ik medewerkers over om buiten werktijd te vergaderen?

Optimaal vergaderen en overleggen

“Bij onze praktijk willen wij het werkoverleg buiten werktijd gaan houden. Hoe kunnen wij de werknemers zover krijgen dat zij hier in meegaan? Op dit moment is er veel weerstand tegen.”

Antwoord
Wees er bewust van dat het voor werknemers niet vanzelfsprekend is om na werktijd te vergaderen. Daarbij is de manier waarop de boodschap gebracht wordt om na werktijd te overleggen, belangrijk om weerstand te voorkomen. De weerstand die er nu heerst kun je verhelpen door duidelijker te zijn.

Argumenten, communicatie, begrip en draagvlak
Wat zijn de redenen om het werkoverlg buiten werktijd te houden en hoe relevant zijn die redenen c.q. argumenten? Als je goede argumenten hebt dan is het belangrijk dat je die ook in uw communicatie meeneemt. Dan kan er wat meer begrip en draagvlak ontstaan om het werkoverleg te verschuiven. Vraag ook naar de weerstand en bezwaren van de werknemers. Begrip en draagvlak verminderd weerstand.

Denken over het middel werkoverleg
Gebruik deze gelegenheid ook om te bekijken of het werkoverleg efficiënt en effectief verloopt. Het werkoverleg moet leiden tot een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering. Werkoverleg is een communicatiemiddel en een belangrijk managementinstrument, om het functioneren en werkomstandigheden van de werknemers te optimaliseren, kennis en informatie zo goed mogelijk te benutten en knelpunten bespreekbaar te maken. Wellicht kan het werkoverleg beter, korter, minder frequent en vollediger. Betrokkenheid laat weerstand ook afnemen. Ga na of iedereen belang heeft bij het werkoverleg. Maak dat belang anders duidelijk. Door een goede bijdrage te leveren aan het werkoverleg kan de werknemer indirect invloed uitoefenen op de besluitvorming. Stimuleer inbreng, omdat daarmee de betrokkenheid wordt gestimuleerd. Werkoverleg is een uitstekend middel om werknemers sterker te betrekken bij hun werk.

Compensatie duur overleg
De tijd die nodig is voor werkoverleg geldt formeel als werktijd. Volgens veel regelingen/cao’s moet de duur van overleg worden gezien als werktijd. Die tijd dient als zodanig gecompenseerd te worden.

Kortom. Als je tijd compenseert, je argumenten om het werkoverleg te verschuiven duidelijk maakt en het werkoverleg effectiever maakt (waar nodig), dan zal de weerstand van de werknemers snel afnemen.

Bron:
Managersonline.nl
Auteur: Asha Kalijan

Over de auteur:
Asha Kalijan begeleidt leidinggevenden om zowel de prestaties van hun bedrijf als hun persoonlijke prestaties te verbeteren. Ze is organisatieadviseur, managementcoach en directeur van Adimco en auteur van het FAQ-boek voor managers. Hierin worden 100 veel voorkomende praktijkvragen beantwoord, waar u als leidinggevende mee te maken krijgt. Het is uw persoonlijke gids bij brandende vragen.

Lees meer over: Ondernemen, Personeel