IGZ checklist en tips om terugvallen kwaliteitsniveau te voorkomen

Het is voor een tandarts vaak een hele inspanning om naast alle patiëntbehandelingen de praktijk op orde te brengen en te voldoen aan alle IGZ eisen. Hieronder geef ik een overzicht en tevens checklist weer, wat een handig hulpmiddel is voor tandartsen die nog stoeien met het op orde krijgen van het papierwerk. Uit ervaring blijkt dat praktijken regelmatig enige tijd na het op orde brengen van de praktijkorganisatie om te voldoen aan de IGZ eisen weer terugvallen naar hun oude niveau. Interne afspraken verwateren, aftekenlijsten worden niet meer ingevuld, het bewustzijn daalt en protocollen worden niet bijgewerkt. Voorbeelden die ertoe leiden dat het kwaliteitsniveau van. de IGZ eisen weer terugzakt. In het tweede deel van dit artikel worden tips gegeven dit te voorkomen.

IGZ checklist
Voor het op orde brengen van de praktijkdocumentatie adviseer ik toe te werken naar vijf verschillende mappen, te weten een protocollenmap, een logboek, een onderhoudsmap, een personeelsmap en het KEW-dossier.

1. Protocollenmap

• Behandelprotocollen – gericht op alle (risicovolle en gedelegeerde) behandelingen
• Hygiëne protocollen – vertaling van de WIP-richtlijn naar de praktijksituatie
• Werkinstructies – zoals de verzameling handleidingen van alle apparatuur

2. Logboek
Het logboek wordt gebruikt om diverse handelingen en metingen aan te tonen, zoals:

• Resultaten Helix-test (bijvoorbeeld dagelijks uit te voeren)
• Resultaten vacuümtest (bijvoorbeeld wekelijks uit te voeren)
• Printgegevens van de sterilisator
• Maar ook een aftekenlijst voor de (maandelijkse) voorraadcontrole op de houdbaarheid van producten en steriele verpakte instrumenten

3. Onderhoudsmap
In deze map worden alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden bewaard. Voor de volledigheid adviseer ik een onderhoudsagenda op te stellen, zodat onderhoudswerkzaamheden niet worden vergeten.

4. Personeelsmap
Per medewerker dient informatie verzameld en gearchiveerd te worden (voor zover van toepassing), zoals:

• Titer bepaling Hepatitis B (zie de NMT Vaccinatie en besmettingswijzer hoe te handelen bij een titerwaarde tussen de 10 en 99 IE/L.)
• Diploma’s
• EHBO / BHV certificaat
• BIG registratie
• Stralingsdeskundigheid certificaat 5A/M
• Taakdelegatie voorbehouden handelingen (indien handelingen worden gedelegeerd)
• Kopie identiteitsbewijs
• VAR WUO verklaring
• NMT/ANT lidmaatschap
• KRT lidmaatschap

5. KEW-dossier
Het KEW-dossier in de praktijk bevat vaak al wel de vereiste documentatie rondom aanmelding van de toestellen en de risico inventarisatie. Aanvullend dient u erop te letten ook de volgende informatie in het KEW-dossier op te nemen, aangezien dit vaak wordt vergeten:

• Protocol voor het maken van intra- en extra orale opnamen
• Bewijs dat medewerkers (aan wie het maken van röntgen opnamen wordt gedelegeerd) bekwaam zijn d.m.v. een gevolgde cursus of training
• Aftekenlijst dat medewerkers instructie hebben ontvangen voor het maken van röntgen opnamen en dat zij zich bekwaam achten tot het maken van opnamen

Tips voorkomen inzakken kwaliteitsniveau
Nadat de praktijk een grote inspanning heeft verricht haar praktijkdocumentatie op orde te brengen, is de ervaring dat hier vervolgens weinig tot geen aandacht aan wordt besteed. Met als gevolg dat het bewustzijn en de betrokkenheid bij het team daalt en de naleving van alle gemaakte afspraken langzaam inzakt. Oorzaken hiervoor zijn vaak:

• Ontbreken van overzicht van de periodieke (dagelijkse, maandelijkse, jaarlijkse) taken
• Geen (goede) delegatie van taken aan het team waardoor het te veel werk wordt voor één persoon
• Gebrek aan overleg en communicatie

Om deze situatie te voorkomen dient het naleven van de afspraken continu onder de aandacht te blijven van tandarts(en) en het team, zodat het bewustzijn hoog blijft. Hieronder vier tips hoe dit te bewerkstelligen.

1. Stel een jaarplanning op met alle terugkerende taken
Maak via een jaarplanning inzichtelijk welke taken per maand uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer onderhoud dient te worden uitgevoerd op apparatuur of wanneer het kwaliteitsjaarverslag opgesteld moet worden. Bekijk dit overzicht altijd op de eerste werkdag van de maand en zorg voor een signaal functie op het moment dat de taak wordt vergeten. Bijvoorbeeld via een herinnering in Outlook of digitale agenda.

2. Delegeer taken aan het team en bespreek dit regelmatig
Betrek medewerkers bij het uitvoeren van de diverse taken, zodat zij zich verantwoordelijk gaan voelen. Doe dit alleen na een goede uitleg over wat exact van hen wordt gevraagd. En voer hier controle op uit, zodat de medewerker ook merkt dat haar taak belangrijk is en je als praktijkhouder of praktijkmanager controle houdt.

3. Stel een inwerkprogramma op
Met de komst van nieuwe medewerkers is het belangrijk dat afspraken en werkwijzen goed worden overgedragen. Stel een inwerkprogramma (/ checklist) op met zaken die de nieuwe medewerker in zijn of haar eerste werkweken moet doorlezen of waarover hij of zij ingelicht moet worden. Denk aan zaken als het doorlezen van de protocollen, werkwijze in de sterilisatieruimte en paraferen van aftekenlijsten.

4. Open communicatie op regelmatige basis
Zorg ervoor dat het bewustzijn hoog blijft. Dit kan bereikt worden door deze onderwerpen regelmatig terug te laten komen in het team overleg. Maar ook door de jaarplanning zichtbaar in de praktijk op te hangen. Een goed hulpmiddel is het spel met de Kwaliteitskaarten.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Kuiken Praktijkmanagement toetst, adviseert en begeleidt praktijken op het gebied van kwaliteitsystemen (HKZ / ISO), wet- en regelgeving en het verbeteren van de praktijkvoering.