Wat we kunnen leren van de ketens

In Nederland maken steeds meer tandartspraktijken deel uit van ketens. Ketens bieden grote voordelen voor de bedrijfsvoering. Wat kunnen tandartsen die niet aangesloten zijn bij een keten hiervan leren?

Cijfers

Eerst wat cijfers. In Nederland zijn er volgens de KNMT 8719 tandartsen. Hiervan werkt 30% alleen in een solopraktijk. Er zijn 4600 tandartspraktijken. Daarvan zijn er 330 aangesloten bij een keten, dat is zo’n 7 procent. Volgens Alexander Tolmeijer is de invloed van ketens beperkt. De enige die zich misschien zorgen zou moeten maken is een zzp’er die een praktijk wil overnemen, omdat hij daarbij sterke concurrentie ondervindt van de ketens.

Kracht van ketens

De grote kracht van ketens zit er vooral in dat ze alles heel gestructureerd aanpakken. Praktijkhouders kunnen vooral van ketens leren op het gebied van:
• inkoop;
• zorg;
• protocollering;
• patiëntbestand bijhouden;
• inwerken nieuwe mensen.

Inkoop

Binnen ketens wordt veel aandacht besteed aan het beheersen van kosten en het slim inkopen. Toch zit daar niet het grootste voordeel van een keten. Ook tandartsen die niet aangesloten zijn bij een keten kunnen kosten besparen door zich bijvoorbeeld aan te sluiten bij inkoopcombinaties.
Het inkopen van materiaal beslaat echter gemiddeld maar 6% van de kosten van een tandartspraktijk. Daarbij hangt het er wel van af of je bijvoorbeeld aan implantologie doet (hoge materiaalkosten) of vooral aan preventie (lage materiaalkosten). De grootste kosten van een praktijk zitten in de mensen: behandelaars (40-45%) en personeel (25%).
Het is verstandig om eens in de twee jaar te kijken naar je kostenposten en wat je echt nodig hebt. Het duurste apparaat in een praktijk is iets wat niet gebruikt wordt.

Zorg

Ketens hebben over het algemeen een goede agendaplanning, zodat er geen gaten in de agenda zitten. Gaten in de agenda kosten erg veel geld. Tandartsen zouden ook meer aandacht moeten besteden aan het gebruiken van de juiste codes. Hierin zitten grote verschillen. De ene praktijk heeft veel T-codes en in een andere praktijk vooral M-codes. Als je veel aan preventie doet zouden de T- en M-codes bij elkaar opgeteld ongeveer 30% van je omzet kunnen zijn.
Het is ook goed om te kijken naar de motivatie van patiënten. Hoe komt het dat in de ene praktijk patiënten veel gemakkelijker een behandelplan accepteren dan in de andere praktijk?

Protocollering

Ketens werken meestal met strakkere protocollen. Ze kunnen gemakkelijker een functionaris vrijmaken om protocollen op te stellen. Voordeel hiervan is dat je dan gelijk ‘inspectieproof’ bent.
Ook het werken volgens de nieuwe richtlijnen van het KIMO is bij een keten eenvoudiger. Eén medewerker kan zich hierin verdiepen en zijn kennis overdragen aan zijn collega’s.
Om te voldoen aan de eisen uit de WGBO over shared decision making moet je heel veel informatie over de communicatie met de patiënt vastleggen. Je moet kijken hoe je dit op een snelle en slimme manier kunt doen.

Patiëntenbestand bijhouden

Ketens zijn meestal beter in het bijhouden van hun patiëntenbestand dan niet-aangesloten tandartsen. Het is zonde als 20% van je patiënten al een jaar of langer niet is geweest. Je moet regelmatig kijken of er nog mensen zijn die je al een jaar niet gezien hebt. Ketens hebben daar software voor en hebben vaak iemand beschikbaar die patiënten kan nabellen.

Inwerken nieuwe mensen

Je team is je grootste goed. Daarom moet je nieuwe medewerkers goed inwerken. Je moet ze welkom heten en hun komst bij de andere medewerkers aankondigen. Het hebben van een goed inwerkprotocol is erg belangrijk. Je hoeft niet altijd zelf een inwerkprotocol op te stellen. Je kunt bijvoorbeeld ook aan je assistente vragen of ze op wil schrijven wat zij allemaal moest leren in het eerste half jaar en dit als basis gebruiken voor een inwerkprotocol voor nieuwe assistentes.

Alexander Tolmeijer is tandarts en directeur van adviesbureau Dentiva.

Verslag door Yvette in ’t Velt voor dental INFO van de presentatie ’Wat we kunnen leren van de ketens’ door Alexander Tolmeijer tijdens Praktijk Anno Nu.

 

Lees meer over: Congresverslagen, Kennis, Management, Ondernemen