Strategisch personeelsbeleid in de praktijk

Proactief of reactief zijn

Het is belangrijk om je te realiseren dat het succes van je praktijk wordt bepaald door je medewerkers. Een goede sfeer is daarom erg belangrijk. 68% van de mensen die ontslag nemen, gaan weg omdat ze zich niet gezien en gehoord voelen. Je hebt zelf de keus: ben je reactief of ga je proactief aan de slag? Als je reactief bent, ben je vooral bezig met problemen oplossen. Beter kun je proactief zijn en een personeelsplan opstellen als je dat nog niet hebt.

HR-strategie

Personeelsbeleid wordt tegenwoordig meestal aangeduid met de term HR (Human Resources). Je HR-strategie komt tot uiting in een weldoordacht plan dat consequent wordt uitgevoerd. Dit plan moet aansluiten bij je praktijkplan waarin de doelen van je praktijk zijn weergegeven. Een HR-strategie biedt houvast: als je je strategie (voor een deel) deelt met je medewerkers, dan weten zij wat de plannen zijn en waar ze aan toe zijn. Met een goed personeelsbeleid zorg je ervoor dat mensen zich kunnen ontwikkelen.

En HR-strategie levert veel op, zoals:

• verbinding tussen je teamleden;
• reductie van verzuim;
• reductie van verloop;
• duidelijkheid, kaders en richting;

Ontwikkelen HR-strategie

Met een HR-strategie kan je praktijk zich op een positieve manier onderscheiden van andere mondzorgpraktijken. Dit kan van pas komen als je nieuw personeel zoekt, vooral in regio’s waar schaarste heerst. Een HR-plan maak je niet even snel in je uppie. Je moet goed nadenken wat jouw visie op HR-strategie is. Bedenk voor welke deelgebieden je iets op papier wilt zetten en voor welke termijn. En heel belangrijk: betrek je teamleden erbij, want dan krijg je heel veel informatie. Vraag aan je teamleden bijvoorbeeld wat ze bij vorige werkgevers gehad hebben en waar ze behoefte aan hebben en laat je daardoor inspireren.

Ingrediënten voor je strategie zijn:

• Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen binnen jouw praktijk?
• Wat wil je met het menselijk kapitaal, nu en straks?
• Is er een match tussen de agenda van de praktijk en het menselijk kapitaal? (Als je bijvoorbeeld investeert in een opleiding van een medewerker, dan moet er in de praktijk ook ruimte zijn diegene om werk te laten doen dat aansluit bij die opleiding.)
• Wie doet wat en wie doet wat dus niet? (Maak een taakverdeling op HR-gebied, zodat het voor het personeel duidelijk is bij wie ze bijvoorbeeld hun verlofbriefje moeten inleveren.)

Onderwerpen HR-plan

In een HR-plan moeten aan aantal onderwerpen aan bod komen:

• Introductie van medewerkers: het profiel van de praktijk en de functie, hoe de werving en selectie verloopt, hoe je iemand inwerkt en hoe je ervoor zorgt dat iemand zich thuis voelt.
• Ontwikkeling: welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn voor de medewerkers, niet alleen op tandheelkundig vlak, maar ook op persoonlijk vlak en daarnaast ook welke mogelijkheden er zijn om feedback te geven.
• Motivatie: bijvoorbeeld waardering, wordt er voldoende gecomplimenteerd binnen het team en hoe kun je dit stimuleren?
• ‘Onderhoud’: wat doe je aan de sfeer? Als de sfeer slecht is, dan kan dit leiden tot verloop. Verder zitten daar zaken in als communicatie, ontwikkeling en arbeidsomstandigheden.

Randvoorwaarden

Een HR-plan moet altijd aansluiten bij de strategie en de kernwaarden van de praktijk. Als je bijvoorbeeld plannen hebt om de praktijk uit te breiden, moet je dit kunnen terugvinden in je HR-plan. Je moet duidelijk vastleggen wie binnen de praktijk verantwoordelijk is voor HR, bijvoorbeeld de praktijkmanager. Maak afspraken over wat aan wie gerapporteerd moet worden. Een HR-plan heeft alleen kans van slagen bij een gezonde praktijkcultuur. Als dit niet het geval is, bekijk dan eerst waar de onrust vandaan komt. HR kun je er niet zo maar een beetje bijdoen: maak er tijd voor vrij. Je hoef het plan niet in een keer te maken, faseren mag ook.

Continu proces

Het HR-plan is een continu proces. Als je de strategie hebt opgesteld, kun je hieruit de activiteiten afleiden die ondernomen moeten worden, zoals een teamuitje of het voeren van gesprekken. Daarna kijk je hoe die activiteiten ervaren worden door de medewerkers. Je ziet dan langzaam dat het gedrag gaat veranderen. Vervolgens ga je evalueren en begint de cirkel opnieuw. Je hebt namelijk nooit in een keer een perfect plan voor de komende jaren geschreven. Je past het plan dus steeds aan.

Maar wat doe je als je op weerstand stuit? Vaak als je met iets nieuws komt, raken personeelsleden in een negatieve emotie, die tot weerstand leidt. Dit komt meestal voort uit een eerdere ervaring. Ze gaan óf heel veel vragen stellen óf het vermijden. Je moet dan investeren in het krijgen van vertrouwen. Probeer commitment te creëren en zorg voor psychologische veiligheid.

Invoeren HR-plan

Het invoeren van je HR-beleid kun je in stappen doen. Het eerste jaar begin je bijvoorbeeld met een jaarplan met verbeteracties op de korte termijn, de ontwikkeling van een HR-visie en -strategie en het maken van een rolverdeling voor de HR-activiteiten. Het tweede jaar ga je dan verder met personeelsplanning, kwaliteitsmanagement en opleidingen en in het derde jaar richt je je op normen, waarden en ethiek. Een andere volgorde is natuurlijk ook mogelijk.

Onderdelen die je in je plan kunt opnemen zijn:

• personele bezetting;
• organisatieontwikkeling;
• aankomende veranderingen;
• organisatiestructuur;
• arbeidsvoorwaarden;
• ontwikkeling van personeel;
• instroom- en introductiebeleid;
• interne HR-processen.

Samengevat

Samenvattend gaat het bij het ontwikkelen van je HR-strategie om het volgende:

1. Wees proactiefGeef houvast
2. Bedenk wat je wilt
3. Maak tijd
4. Creëer commitment
5. Zorg voor psychologische veiligheid
6. Evalueer
7. Investeer in de continue dialoog met je personeel

 

Verslag door Yvette in ’t Velt voor dental INFO van de presentatie Strategisch personeelsbeleid in de praktijk door Charlotte van den Wall Bake tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu 2020.

Charlotte van den Wall Bake begeleidt mens en medische teams bij personele en teamvraagstukken. Als ervaren (team)coach en trainer ligt haar ervaring en expertise met name op het gebied van interpersoonlijke communicatie, gedrag en samenwerken. Ze biedt geen pasklare oplossingen, maar leert haar klanten ontdekken hoe ze zélf aan de slag kunnen. Het resultaat hiervan is dat mensen, teams en organisaties in beweging komen én blijven, met direct merkbare positieve consequenties. Sinds 2002 heeft Charlotte haar eigen bedrijf ‘Van den Wall Bake coaching’.