Zo voert u een functioneringsgesprek

Wat is een functioneringsgesprek?
In het functioneringsgesprek praten leidinggevende en medewerker samen over het functioneren van de medewerker. Er wordt naar het verleden en het heden gekeken, maar vooral naar de toekomst. Functioneringsgesprekken zijn tweezijdig en gelijkwaardig. De medewerker en leidinggevende kunnen zelfs samen de agenda bepalen. Het is gebruikelijk dat zo’n gesprek eens per jaar wordt gevoerd.

Vertrekpunt
Bij een functioneringsgesprek wordt de werksituatie besproken. Vertrekpunt is de bestaande functieomschrijving. Het gesprek is ook het goede moment waarop wordt bekeken of die omschrijving nog wel overeenkomt met de praktijk.

Doel
Het doel van het functioneringsgesprek is het functioneren van de medewerker te evalueren aan de hand van afspraken over de werkzaamheden en de resultaten.

Toekomst centraal
Maar ook heel belangrijk is dat er afspraken gemaakt kunnen worden voor de toekomst. Daarnaast is het van belang dat uiteindelijk het functioneren van de medewerker kan worden verbeterd. Dan kan bijvoorbeeld door hindernissen weg te nemen en in te spelen op ontplooiingswensen en toekomstplannen. In de gesprekken staat het evenwicht tussen het persoonlijke belang en het bedrijfsbelang centraal

Derde persoon
In bepaalde gevallen is het misschien verstandig dat een derde persoon bij het gesprek zit. Bijvoorbeeld als die derde persoon beter of directer met het functioneren van de medewerker bekend is dan de leidinggevende. Soms kan het zelfs verstandig zijn om iemand van buiten af bij het gesprek te laten zitten.

Loonstrookje
Functioneringsgesprekken zijn dus gericht op het functioneren van de medewerker. In een functioneringsgesprek moet vooral worden gekeken naar de concrete resultaten die de medewerker heeft behaald. Als iemand goed heeft gefunctioneerd kan dat zichtbaar worden op het loonstrookje of in de arbeidsvoorwaarden.

Inhoud
Bij de inhoud van een functioneringsgesprek moet met name worden gekeken naar de volgende punten:

Wat zijn de taken van de medewerker?
Hoe heeft hij deze uitgevoerd?
Wat zijn de resultaten?
Zijn er taken bijgekomen of afgegaan het afgelopen jaar?
Wat vindt de medewerker zelf van zijn functioneren?
Wat ging er goed en wat ging er minder goed?
Hoe zijn de relaties met collegas en leidinggevenden?
Hoe zijn de werkomstandigheden?
Wat zijn de wensen en mogelijkheden voor de toekomst?
Is er behoefte aan cursussen, scholing, training en begeleiding?
Welke acties onderneemt de leidinggevende en welke acties onderneemt de medewerker?

Open vragen
Tijdens een functioneringsgesprek moet de leidinggevende proberen zoveel mogelijk open vragen te stellen. Soms heeft een medewerker wat aanmoedigingen nodig. Dan kunt u bijvoorbeeld een vraag stellen als: Kun je daar wat meer over vertellen? Of: Noem eens wat voorbeelden.

Luister aandachtig
Probeer uw woorden soms te ondersteunen met uw lichaamstaal. Dat kan met oogcontact, knikken of handgebaren. Probeer ook zo min mogelijk zelf te interpreteren. Als een medewerker keer op keer storende fouten maakt, kunt u het best vragen naar de reden in plaats van hem te beschuldigen.

Stel u open voor kritiek
Laat de medewerker zo veel mogelijk uitpraten, ook als het gaat over uw functioneren als leidinggevende. Probeer uit te leggen waarom u zaken op een bepaalde manier aanpakt. En als u vindt dat de medewerker gelijk heeft, geef hem dan ook gelijk. Functioneringsgesprekken zijn tweezijdig en gelijkwaardig.

Ook slecht nieuws
Stel dat een medewerker niet een project en/of taak krijgt waarop hij zijn zinnen had gezet, dan moet u dat duidelijk vertellen. Heel belangrijk hierbij is dat u uw overwegingen toelicht. Vervolgens geeft u uw medewerker de kans om te reageren en moet u zich proberen in te leven in zijn teleurstelling. Essentieel is wel dat u niet snel en te gemakkelijk van uw weloverwogen beslissing af stapt. Bij een onduidelijk en zwalkend beleid is namelijk niemand gebaat.

Verslag
Na afloop van het gesprek is het gebruikelijk dat de leidinggevende een schriftelijk verslag maakt. In dit verslag worden de besproken onderwerpen, de conclusies en de gemaakte afspraken vastgelegd. Als leidinggevende en werknemer beiden met de inhoud van het verslag akkoord gaan, wordt het verslag ondertekend. De medewerker krijgt zelf een kopie. Daarna is het verslag vertrouwelijk geworden.

Bron: BusinessCompleet.nl