Prestatie-indicatoren voor een tandartspraktijk

Prestatie-indicatoren

Prestatie-indicatoren zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren en die over een korte periode meetbaar zijn. Je kunt dus een aantal prestatie-indicatoren uitzoeken waaraan je het succes van je praktijk kunt meten. Je kunt beter een praktijk niet op te veel prestatie-indicatoren sturen; kies er liever een beperkt aantal uit. Meet die dan consequent en bespreek de resultaten met het team.

Praktijkscan

De VvAA biedt een praktijkscan voor tandartspraktijken aan. Daarbij wordt een praktijk doorgelicht op de thema’s marketing, verrichtingen, patiëntenpopulatie, team en financiën. Aan de hand van de resultaten van de praktijkscan bij negen tandartspraktijken lichtte Jasper ter Bogt een aantal prestatie-indicatoren toe.

Teamgerelateerde onderwerpen

Teamgerelateerde onderwerpen die je zou kunnen meten zijn bijvoorbeeld wat je collega’s belangrijk vinden, waarom ze bij jou willen werken en waarom ze weer weg gaan. In de tijd waarin het moeilijk is om personeel te krijgen is het zinvol om hierover na te denken. Er zijn nog weinig praktijken die budgetten vrijmaken voor het aantrekken van nieuwe mensen, terwijl dat misschien wel zou moeten. Je moet goed nadenken over wie je wilt aannemen en wat je te bieden hebt.
Medewerkers blijken het minst tevreden te zijn over beoordelingsgesprekken, terwijl mensen wel graag willen weten hoe ze het doen. Teamoverleg scoort ook slecht, vaak duurt een overleg te lang.

Reviews

Volgens Zorgkaart Nederland heeft een tandartspraktijk voor betrouwbaarheid dertig recente beoordelingen nodig, dat wil zeggen in de afgelopen drie of vier jaar. Zorg er dus voor dat je voldoende reviews krijgt. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door twee tot vijf keer per jaar een e-mail te sturen aan patiënten die pas in de praktijk zijn geweest. Vraag dan of ze hun mening online willen delen en zo mensen helpen die een tandarts zoeken die bij hen past en voeg een link toe naar Google reviews en Zorgkaart. Zo krijg je per jaar 10 à 30 reviews zonder dat je iedereen er bij elk bezoek om hoeft te vragen. Reageer ook op reviews die je gekregen hebt, zowel op positieve als negatieve.

Reden voor keuze tandartspraktijk

De belangrijkste reden om voor een nieuwe tandartspraktijk te kiezen is informatie over de inhoud, risico’s en effecten van een behandeling. De meeste mensen vinden heel veel belangrijk bij hun keuze, maar dit punt sprong er uit. Kosten voor een behandeling spelen een kleinere rol als patiënten kennis hebben van de waarde van een behandeling. Alternatieven noemen kan ook helpen.

Aantal patiënten die de praktijk afgelopen jaar niet bezocht hebben
Gemiddeld heeft 60 tot 70% van de ingeschreven patiënten minder dan een jaar geleden zijn tandartspraktijk bezocht. Dit percentage zou rond de 90% moeten liggen. Je kunt namelijk als praktijk beter je werk voor de komende tijd inschatten als alle patiënten geregeld komen.
Als praktijk doe je er goed aan om regelmatig je patiëntenbestand op te schonen door de mensen die al lang niet zijn geweest te benaderen. Je moet zorgen dat ze weer komen of ze anders uitschrijven.

Winst per patiënt

Een nieuwe patiënt levert een praktijk 50 tot 150 euro per jaar aan winst op. (De omzet is 200 à 250 euro.) Als je patiënten gemiddeld minder lang bij je praktijk blijven dan dat je van te voren hebt ingeschat, dan moet je goed nadenken waardoor dit komt. Een patiënt die vijf jaar blijft, levert ongeveer 500 euro winst op. Hiermee kun je uitrekenen wat het je oplevert als je nieuwe patiënten aantrekt.

Boete voor ‘no show’

Gemiddeld brengt een praktijk 5 euro in rekening voor een ‘no show’ (C90). Als je voor een consult 50 euro zou krijgen, is dat dus 45 euro verlies. Als dit je 400 à 500 keer per jaar gebeurt, is dat een aanzienlijke kostenpost. Ga daarom met deze patiënten in gesprek, maar laat dat iemand doen die daar talent voor heeft. Een patiënt die herhaaldelijk niet op komt dagen en die je liever kwijt bent, kun je beter een grotere boete laten betalen.

MO1

Bij drie op de tien controles wordt een preventie-, voorlichting- en/of instructiecode (MO1) gedeclareerd. Praktijken die geen MO1 in rekening brengen, geven deze instructies vaak wel, maar brengen deze dan niet in rekening. Door beter aan de patiënt uit te leggen dat deze instructie latere behandelingen kan voorkomen, zal een patiënt eerder bereid zijn hiervoor te betalen.

Omzet per dag

Als het honorarium van de tandarts-zzp’er van de totale omzet is afgehaald, houdt een praktijk gemiddeld 600 tot 800 euro per dag over. Hiervan moeten de overige kosten dan nog betaald worden. Hoe hoog die kosten zijn, is afhankelijk van de praktijk. Het kan variëren van een paar honderd euro tot wellicht zelfs meer dan die 800 euro.
Het honorarium van de tandarts-zzp’er zou meer gerelateerd moeten zijn aan de omzet die hij of zij genereert. Is dat niet het geval, dan kan een praktijkeigenaar op een dag dat een bepaalde zzp’er werkt, niets verdienen of zelfs verlies lijden.

Verslag door Yvette in ’t Velt voor dental INFO van de workshop ‘Welke prestatie-indicatoren zijn belangrijk voor uw tandartspraktijk?’ door Jasper ter Bogt (adviseur tandheelkundige beroepen bij VvAA) tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu.