Waar te beginnen om efficiënter te werken?

Het ‘doe-iets’ principe

Veel praktijken hebben tegenwoordig dus de wens om efficiënter te werken. En stellen mij dan ook vaak de vraag hoe dit aan te pakken. Daarnaast valt mij op, dat veel praktijken niet tot nauwelijks winst weten te behalen op dit terrein. De wens om efficiënter te werken wordt wel uitgesproken, maar er wordt ook regelmatig nauwelijks actie ondernomen. En daarom mijn advies het ‘doe-iets’ principe na te leven.

De reden – dat praktijken geen actie ondernemen – wordt veelal ingegeven door de onzekerheid over waar te beginnen. En het ontbreken van inspiratie en motivatie. Daarnaast is er altijd wel iets te doen en op te pakken in de praktijk, wat als argument kan worden gebruikt het project ‘efficiënter werken’ nog even uit te stellen. Dit is alleen zo zonde, want alle gemiste omzet kun je op een later moment nooit meer (alsnog) realiseren.

Inspiratie → Motivatie → Actie

Bovenstaande kan worden weergegeven als het lineaire verband, dat inspiratie tot motivatie leidt wat vervolgens tot actie leidt.

Echter, het ‘doe-iets’ principe ziet deze drie zaken niet in een lineair verband, maar in een circulaire relatie.

Dit houdt in, dat het ondernemen van actie dus juist tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt. En ga zo maar door. Oftewel, ook al is er onzekerheid over waar te beginnen, begin gewoon met het zetten van de eerste stap.

Het is als het lopen van een marathon

Het is vergelijkbaar met het lopen van een marathon. Het kan je nogal onzeker maken, als je vooraf nadenkt over alle 42 kilometers die voor je liggen. Maar als je gewoon begint met de eerste kilometer, je geïnspireerd raakt door het publiek en je motivatie toeneemt, kun je zo maar na 4,5 uur ineens een hele marathon hebben gelopen.

Falen bepaalt de mate van succes

De onzekerheid om te beginnen wordt natuurlijk mede veroorzaakt, doordat het niet helemaal duidelijk is welke resultaten de acties zullen leiden. Logisch uiteraard, want niemand heeft een glazen bol. Met het zetten van de eerste acties, zullen dus ook zeker dingen misgaan. Of misschien niet direct helemaal misgaan, als wel dat niet 100% het gewenste resultaat wordt behaald. Sterker nog, ik kan je verzekeren dat je als praktijk nooit 100% efficiënt zult werken. Mijn advies is dan ook, dat efficiënt werken als een proces doelstelling wordt gezien in plaats van een prestatie doelstelling. Oftewel, een praktijk kan altijd efficiënter werken en het gewenste doel zul je namelijk nooit bereiken. Wat natuurlijk ook helemaal niet erg is.

Falen en fouten maken horen dus gewoon bij een proces van efficiënter werken (zoals fouten maken bij elk verbeterproces hoort). Mijn advies aan iedere praktijk is dan ook hier goed bewust van te zijn. En wel omdat de mate van succes zelfs wordt bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Ergens beter in worden is gebaseerd op ontelbaar vele kleine mislukkingen. De groei van de praktijk kun je dan ook het beste zien als de continue zoektocht naar iets minder imperfect zijn.

Tips uit de praktijk

Om als praktijk efficiënter te gaan werken, is mijn belangrijkste advies dus vooral in actie te komen. En vooral heel veel kleine mislukkingen te ondergaan, zodat de praktijk vanzelf beter wordt. Dit neemt niet weg, dat ik vanuit mijn ervaring wel enkele tips kan geven waar je je wellicht op kunt richten. Hieronder dan ook een opsomming van enkele praktische tips gericht op de efficiëntie in de praktijk:

• Een efficiënte agendaplanning is eerste prioriteit van de baliemedewerker.
  Mijn ervaring is, dat baliemedewerkers altijd druk kunnen zijn met allerhande werkzaamheden aan de balie. Daarnaast is de baliemedewerker één van de weinige personen in de praktijk, die tijd kan vrijmaken een efficiënte agendaplanning te realiseren. Van belang is dan ook, dat dit als eerste prioriteit wordt onderkend voor de balie en hier dagelijks tijd aan wordt besteed.
• Patiënten actief krijgen en houden.
  Binnen sommige praktijken is het percentage actieve patiënten laag, terwijl een vaste controle frequentie juist kan zorgen voor continuïteit in de agenda (naast het feit dat een preventieve aanpak uiteraard goed is voor de mondgezondheid van de patiënt). Een strak protocol voor het oproepen van patiënten, zodat patiënten nooit ‘uit beeld geraken’ draagt hieraan bij.
• Laat de agenda niet bepalen door de wensen van de patiënt.
  Binnen veel praktijken wordt bij het plannen van afspraken de wensen van de patiënt als uitgangspunt genomen. Waarbij ik je kan verzekeren, dat deze wensen geen rekening houden met de efficiëntie in de praktijk. Advies is dan ook een efficiënte agendaplanning als eerste uitgangspunt te nemen om de wensen van de patiënt hier vervolgens zo goed mogelijk in te schikken. Zo lang vorm van communiceren door de baliemedewerker uitstekend is, zal de patiënt dit ook gewoon als een goede service ervaren.
• Bundel de werkzaamheden zo veel mogelijk.
  Binnen praktijken gaat er veel tijd verloren, doordat werkzaamheden ‘even’ tussendoor worden gedaan. Denk aan het opruimen van de sterilisatieruimte of het doen van bestellingen. Effect hiervan kan zijn, dat een tandarts op die momenten zonder assistentie aan het werk is in de behandelkamer. Iets wat inefficiënt is. Advies is dan ook dat de ‘overige’ werkzaamheden zo veel mogelijk worden ‘opgespaard’, zodat deze vervolgens in één keer kunnen worden afgehandeld.

Conclusie

De wens om efficiënter te werken en zodoende meer rendement te behalen in de praktijk moet je zien als een procesdoelstelling. De praktijk zal het gewenste doel – 100% efficiënt werken – namelijk nooit bereiken. En fouten maken is een gegeven bij ieder verbeterproces, dus ook bij het proces van efficiënter werken. Sterker nog, de mate van succes wordt zelfs bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Vanuit dat gegeven is het advies om vooral in acties te komen, ondanks dat er onzekerheid is over de uitkomsten en de effecten van de ingezette acties. Het ‘doe-iets’ principe zegt namelijk, dat het ondernemen van actie ook tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt.

Bron:
‘De edele kunst van not giving a f-ck’ van Mark Manson. (Lev., 2017.).

Door:
Sjoerd Kuiken, eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Hij adviseert en begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. Ook is hij initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, met informatie én praktische oplossingen voor praktijken.