Van beoordelingsgesprek naar continu feedback geven

Van-beoordelingsgesprek-naar-continu-feedback-geven

01In het verleden was het gebruikelijk om functionerings- en beoordelingsgesprekken te houden met je medewerkers. Volgens Charlotte van den Wall Bake zijn beoordelingsgesprekken niet meer van deze tijd. Tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu vertelde zij waarom én hoe het dan wel moet.

Gebruikelijke cyclus

De gebruikelijke cyclus om met je medewerkers in gesprek te gaan, is al heel lang om twee keer per jaar een functioneringsgesprek te voeren en een keer per jaar een beoordelingsgesprek. Het functioneringsgesprek is daarbij gericht op heden en toekomst; het is een gelijkwaardige dialoog.

Het beoordelingsgesprek is terugblikken op het verleden; het is meer een monoloog van de leidinggevende.

Huidige tijd

De huidige tijd vraagt echter om een andere aanpak. Dat komt enerzijds door de schaarste op de arbeidsmarkt. Bijna alle tandartspraktijken hebben moeite met het aantrekken van personeel. Je moet dus aantrekkelijk zijn voor je personeel. Dat betekent tijd, aandacht en energie besteden aan de medewerkers, zodat ze zich gehoord en verbonden voelen.

Anderzijds heb je steeds meer te maken met millennials. Dit zijn mensen die tussen 1980 en 2000 zijn geboren en een andere stijl van leidinggeven vragen. Millennials zijn (nog) niet gewend om te falen, om ergens voor te hoeven vechten en willen steeds nieuwe dingen. Die moet je als praktijkhouder of manager dus op een andere manier aandacht geven.

Aandacht geven

Vroeger gaf je aandacht aan je personeel met een beoordelingsgesprek. Dat was niet een ideale situatie. Je keek naar het verleden en de een vertelde de ander wat er wel of niet goed was gegaan.

Kilian Wawoe heeft zeven jaar onderzoek gedaan naar wat teams tot topteams maakt. Hij heeft ontdekt dat door continu aandacht te geven aan de medewerkers de prestaties en medewerkerstevredenheid omhoog gaan. Het aantal burn-outs gaat naar beneden. Volgens hem maakt het beoordelen met cijfers medewerkers passief. Je kunt beter continu in dialoog gaan met de medewerker.

Functieprofiel

Als je een medewerker gaat werven heb je een functieprofiel nodig. Een functieprofiel bestaat uit vier onderdelen:

  1. een uitnodigend verhaal over je praktijk, omdat medewerkers tegenwoordig uit verschillende banen kunnen kiezen
  2. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, kun je eventueel van de KNMT-site kopiëren

(wel controleren of het precies past voor je praktijk)

  1. benodigde kennis en competenties, opleiding en eventuele specialisaties
  2. wat je te bieden hebt: aantal uur, salariscategorie en dergelijk

Kandidaten screenen

Van de kandidaten die reageren kijk je in hoeverre het cv overeenkomt met het functieprofiel. Als een kandidaat niet helemaal voldoet, bijvoorbeeld omdat ze geen diploma heeft, of overgekwalificeerd is, ga daar dan over in gesprek. Misschien blijkt het toch een heel goede kandidaat te zijn, zeker in deze tijd van schaarste. Denk in kansen, maar maak wel heel duidelijke afspraken over wederzijdse verwachtingen. Die afspraken moeten altijd uitlegbaar zijn, ook naar de rest van het team.

Cyclus van gesprekken

Als iemand eenmaal is aangenomen, ga je een cyclus van gesprekken in. Geef continu feedback en ga in dialoog met de medewerker om te weten wat ze in haar hoofd heeft. Het gaat hierbij om kennen, kunnen en willen. Dus vraag je steeds af:

  • Wat kent zij?
  • Wat kan zij?
  • Wat wil zij?

Ambities

Naar het laatste punt wordt meestal niet gevraagd, maar dat moet je wel doen. Je kunt maar beter weten wat iemand wil. Onderzoek waar iemands ambities liggen en of en hoe die binnen de praktijk gerealiseerd kunnen worden.

Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om de zelfkennis van de medewerker te laten ontwikkelen. Hiermee groeit ook de waardering van binnen en van buiten en het zelfvertrouwen van de medewerker, wat prettig is voor het team.

Alternatief voor beoordelingsgesprekken

Je kunt dus beter geen beoordelingsgesprekken meer houden. Probleem is wat je dan als alternatief voor dat beoordelingsgesprek moet nemen. Je kunt dan denken aan:

  • feedbackgesprekken;
  • reflectiegesprekken;
  • toekomstgesprekken;
  • tienminutengesprekken;
  • 360 gradenfeedbacksystematiek.

Waar het in feite om gaat, wat de crux is, is dat je continu in gesprek bent en blijft met je medewerkers, zodat je goed weet wat er speelt. Je kunt dan bovenop de ontwikkeling zitten en inspelen op de verwachtingen van de medewerker en van jezelf.

Nadenken over wat bij je past

Je moet er over nadenken wat bij jou past. Hoeveel tijd heb je voor gesprekken met medewerkers en wat hebben zij nodig? Jij bent degene die de medewerkers aandacht moet geven, zodat ze zich gezien en gehoord voelen. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken bij de praktijk en nemen ze meer initiatief. Je moet preventief aandacht besteden, dat kost minder tijd dan wanneer je dat pas doet als er al iets aan de hand is.

Overweeg eens of je iedere maand een tienminutengesprek kan houden, zodat je in de preventiekant kan investeren. Die tien minuten gaan dan over het functioneren van de medewerker, gericht op heden en toekomst.

Verslaglegging

Als je een medewerker wilt ontslaan moet je een dossieropbouw hebben. Meestal ben je daar te laat mee. Daarom moet je van een functioneringsgesprek, een feedbackmoment of een tienminutengesprek altijd een verslagje maken. Dat kan heel kort zijn door alleen de besproken onderwerpen en de afspraken te noemen. Je kunt eventueel ook de medewerker zelf het verslag laten maken.

Reflectiegesprek

Bij een reflectiegesprek laat je de ander tot inzicht komen wat het effect is van zijn gedrag. Dat doe je door vragen te stellen (zonder verwijt) om daarmee de ander aan het denken te zetten. Daarna kun je vragen wat maakte dat hij zo reageerde. Vervolgens kun je vragen wat hij anders had kunnen doen, zodat de ander tot inzicht komt welke alternatieven hij had.

Je moet luisteren om te begrijpen, en zeker niet gelijk reageren op wat de ander zegt.

Als je nog beoordelingsgesprekken doet

Als je nog beoordelingsgesprekken doet, moet je je afvragen wat die gesprekken je brengen. Passen ze nog bij deze tijd, passen ze nog bij de medewerkers? Of is het tijd om te veranderen?

Je moet gaan nadenken over hoe je op een goede, gestructureerde manier met grote regelmaat aandacht kunt geven aan de medewerker, want dat hoort nu eenmaal bij je job.


Verslag door Yvette in ’t Velt voor dental INFO van de workshop ‘Beoordelingsgesprekken zijn passé’ door Charlotte van den Wall Bake tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu.

 

Lees meer over: Ondernemen, Personeel