Standaardiseren van je bestelproces zorgt voor tijds- en kostenbesparing

Wouter Bulten

Praktijkmanagement slokt vaak een groot deel van de tijd van tandartsen op, terwijl ze liever aan de stoel staan. Gelukkig komen er steeds meer technische hulpmiddelen beschikbaar waarmee je tijd (en geld) kunt besparen. Zo lanceerde Wouter Bulten onlangs Dentalcloud: een platform om efficiënter te bestellen. dental INFO sprak met hem.

Wat is Dentalcloud?

“Dentalcloud is een service die tandartspraktijken moet gaan helpen om diverse processen makkelijker te maken. Een onafhankelijke inkoopmodule is het eerste wat we lanceren. Deze is bedoeld om inkopen nog makkelijker te maken en transparantie te bieden in de marktprijzen. Een soort Amazon maar dan voor de tandheelkunde is het idee.”

Waarom ben je er mee begonnen?

“Het idee leeft al tien jaar. Ik heb jarenlang bij een van de grootste leveranciers van mondzorgproducten gewerkt en ik vind de tandheelkundige markt echt heel leuk. In 2014 ben ik toch iets anders gaan doen omdat ik nog een andere passie heb, namelijk het optimaliseren van processen en toepassen van techniek, met name software, om het leven gemakkelijker te maken.
Ik werk nu fulltime als zelfstandig consultant voornamelijk in de zorg, besteed zo’n 4 uur per week aan lokaal vrijwilligerswerk en heb een groot gezin, dus eigenlijk heb ik het druk genoeg. Maar de passie voor de tandheelkunde heeft mij nooit losgelaten, dus heb ik nu dit platform gelanceerd.”

Hoe werkt Dentalcloud?

“We hebben een platform gemaakt op basis van Salesforce. Dat is een wereldwijd platform dat door miljoenen mensen wordt gebruikt voor bedrijfsprocessen en klantinteractie.
Het basisprincipe van Dentalcloud is dat je je eigen assortiment er in zet en beheert. Om het allemaal nog gemakkelijker te maken hebben we alvast de artikelen opgenomen die veel besteld worden. Daarnaast kun je er als tandarts nog je eigen artikelen en voorkeursleveranciers aan toevoegen. Als een praktijk zijn afnamelijst aanlevert, dan lezen wij die in. Het kost dus geen tijd om het platform voor jezelf geschikt te maken.”

Wat is het voordeel voor de gebruiker?

“Er zijn een aantal voordelen. Het grootste voordeel is dat de gebruiker minder tijd kwijt is en meer grip heeft op zijn voorraad en inkoopprijzen.
Daarnaast levert het inzicht op. Wij houden de prijzen van depots in de lokale markt in de gaten en publiceren die ook. Je kunt dus heel snel zien wat je nu betaalt en wat je zou kunnen betalen. Daarover kun je vervolgens in onderhandeling met je voorkeursleverancier(s). Door slim in te kopen en prijsafspraken te maken kun je 10 tot 15% op je inkoopkosten besparen.”

Nog meer voordelen?

“Wat ook leuk is, is dat je van alle data in ons systeem rapporten kan laten maken: bijvoorbeeld wat de omloopsnelheden van bepaalde producten zijn of hoeveel je ergens van hebt afgenomen. Dat kun je ook afzetten tegen de prijzen die we in ons systeem hebben. Op basis van je afnamelijst kun je dan bijvoorbeeld zien dat het goedkoper is om in juli dan in januari te bestellen. Of dat je beter je artikelen bij een ander depot kunt afnemen. Bij grotere praktijken met meerdere vestigingen kan een manager met behulp van het dashboard per vestiging zien wat de status van de voorraden is en deze met elkaar vergelijken.
We hebben twee soorten abonnementen: pro en expert. In expert zitten nog meer functionaliteiten, onder andere volledig voorraadbeheer. Je orders komen dan automatisch binnen op het moment dat je ze nodig hebt. Daarnaast heeft het expert-abonnement nog extra’s op het gebied van het meten van klanttevredenheid en assetmanagement ofwel het managen van je equipment.”

Hoe verwacht je dat er door leveranciers, zoals je oud-werkgever, naar Dentalcloud gekeken wordt?

“Dat is lastig te zeggen, ik denk dat ze het idee in eerste instantie niet zullen omarmen omdat prijstransparantie ze potentieel omzet zou kunnen kosten. Tegelijkertijd verwacht ik dat dat effect wel mee zal vallen, omdat de meeste praktijken mijns inziens toch wel trouw zijn aan leveranciers en de gezichten die zij kennen. Bovendien is het ook voor een leverancier aantrekkelijk om bijvoorbeeld prijsafspraken te maken; hiermee garanderen zij hun jaaromzet en kunnen ook zij efficiënter inkopen. Door bijvoorbeeld vaste aflevermomenten af te stemmen besparen leveranciers behoorlijk op de zogenaamde pick-kosten, transportkosten en voorkomen ze potentiële retouren. Win-win zou ik zeggen.”

Heb je tot slot nog tips voor mondzorgpraktijken?

“Een belangrijke tip is om bij het bestellen van voorraden verder te kijken dan de landsgrenzen of bekende aanbieders. Daarmee kun je een hoop geld besparen. Composiet bijvoorbeeld hoef je niet per se bij het lokale depot te kopen. Die kun je ook prima uit Tsjechië laten komen. Maar ook bijvoorbeeld RVG-producten kun je rechtstreeks bij een apotheek bestellen, daar hoeft geen depot tussen te zitten, dat scheelt gewoon geld.
Daarnaast moet je je hele inkoopproces zo efficiënt mogelijk doen. Besteed, om geld te besparen, geen vier uur per week aan het zoeken naar aanbiedingen. Die vier uur kun je beter besteden aan behandelen of het nabellen van alle ‘no shows’, daar verdien je meer geld mee.
Standaardiseren van je materialen en je processen levert bijna altijd een besparing op!”

 

Interview door Yvette in ’t Velt voor dental INFO met Wouter Bulten, eigenaar van Dentalcloud. Meer informatie is te vinden op www.dentalcloud.eu. Wouter is bereikbaar via info@dentalcloud.eu of 0493-242125.

Lees meer over: Partnernieuws, Praktijkautomatisering, Praktijkinrichting, Praktijkorganisatie, Producten/