Wet Verbetering Poortwachter: Wettelijke verplichtingen voor de mondzorgpraktijk

Wet Verbetering Poortwachter

In een mondzorgpraktijk ben je dag in dag uit bezig om aan patiënten de best mogelijke zorg te verlenen. Dit is zo vanzelfsprekend en essentieel, dat je daarnaast soms vergeet dat de gezondheid en het welzijn van je personeel ook heel belangrijk is. Zij vormen tenslotte de basis waar de zorgverlening aan de patiënten op draait.

Helaas is er geen garantie dat werknemers gezond en vitaal zullen zijn en kan je verzuim niet altijd voorkomen. Mocht je onverhoopt toch te maken krijgen met zieke werknemers in jouw praktijk, dan komt de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) om de hoek kijken. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van deze wet, omdat hierin de verantwoordelijkheden van werkgevers en werknemers bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid worden geregeld. In dit artikel zal ik dieper ingaan op wat de WVP inhoudt, welke stappen genomen moeten worden en wat de risico’s zijn voor de werkgever.

Wat is de Wet Verbetering Poortwachter?

De WVP is in het leven geroepen om als leidraad te dienen voor de werkgever, werknemer en arbodiensten gedurende de eerste twee jaar waarin een werknemer ziek is. Het doel is te zorgen dat zoveel mogelijk mensen binnen deze twee jaar weer aan het werk zijn en niet in de WIA terechtkomen. De wet legt verplichtingen vast voor zowel werkgevers als werknemers om zich actief in te zetten voor re-integratie bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Door snel en passend in te grijpen en de terugkeer naar het werk te bevorderen, wil men langdurig verzuim en arbeidsongeschiktheid voorkomen. De inspanningen die worden geleverd moeten leiden tot duurzame hervatting in passend werk voor de werknemer.

Wat betekent de wet voor de praktijk?

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste stappen, die tijdens de eerste twee jaar in het WVP-traject moeten worden genomen:

1. Ziekmelding

Op de eerste dag dat de werknemer zich ziekmeldt, krijg je eigenlijk al direct met de WVP te maken. De ziekmelding dient binnen een week na de eerste ziektedag te worden doorgegeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Bij de ziekmelding van je werknemer is het goed om in te schatten hoe lang het verzuim gaat duren. Het is belangrijk de juiste vragen te stellen, zonder dat daarbij de privacyregels worden overtreden. Hierbij kijk je of de werkzaamheden voor de werknemer misschien zo aangepast kunnen worden dat hij aan de slag kan blijven of in ieder geval weer snel aan het werk zou kunnen gaan. De re-integratie begint dus, indien mogelijk, al bij het ziekmelden. Houd na de ziekmelding regelmatig contact met de werknemer en blijf checken of er werkzaamheden zijn die hij wel kan doen.

2. Probleemanalyse

Indien de werknemer (langdurig) arbeidsongeschikt dreigt te raken is het verstandig om contact te zoeken met de arbodienst. Zij kunnen een bedrijfsarts inschakelen en deze kan dan de Probleemanalyse opstellen. Volgens de WVP ben je verplicht dit vóór week 6 te laten doen. De arts geeft ook een re-integratieadvies. Hij beoordeelt de inzetbaarheid van de werknemer en geeft antwoord op vragen als: Waarom kan de werknemer niet meer werken? Wat zijn de mogelijkheden tot herstel en wanneer kan de werknemer het werk weer hervatten?

3. Plan van aanpak

Uiterlijk 8 weken na de ziekmelding of twee weken na de Probleemanalyse moet door de werkgever in overleg met de werknemer een Plan van Aanpak (PvA) worden opgesteld. Dit PvA is het begin van het re-integratiedossier dat moet worden aangelegd. Samen met de werknemer stel je doelen op en beschrijf je wat jullie samen gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. In week 8 wordt ook een verplichte casemanager benoemd. Hij heeft als taak om tijdens de eerste twee jaren de regie over het verzuimdossier te houden en ervoor te zorgen dat het PvA wordt uitgevoerd en het re-integratiedossier volgens de regels wordt opgebouwd. De casemanager kan iemand van de mondzorgpraktijk zijn, bijvoorbeeld een praktijkhouder of praktijkmanager, maar ook een externe adviseur.

4. Vervolg

Na het opstellen van het PvA, ben je als werkgever verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van het re-integratietraject. Je houdt in de gaten hoe het verzuim van de werknemer verloopt en of er nieuwe stappen gezet moeten worden in het proces. Zijn er nieuwe afspraken of vervolgacties, dan houd je dit bij in het re-integratiedossier en maak je een bijstelling op het PvA. De bedrijfsarts kan adviseren een interventie in te zetten, bijvoorbeeld een hulpverleningstraject om terugkeer op de werkvloer te bespoedigen. Is het tijd voor terugkeer op de werkvloer, dan zal dat geleidelijk aan, meestal op basis van een opbouwschema, moeten gebeuren. Het is aan jou als werkgever daarin de regie te nemen.
Verder moet er minimaal iedere 6 weken contact zijn tussen de partijen en daarbij brengt de werknemer ook een bezoek aan de bedrijfsarts. De evaluatiemomenten dienen vastgelegd te worden in het PvA. Let ook tijdens het traject goed op of het zogenaamde Spoor 1 (blijven werken in de praktijk in eigen of aangepast werk) wel gaat werken en of er niet een Spoor 2 (re-integratie bij andere werkgever) moet worden ingezet.

5. Week 42

Vóór week 42 moet je de werknemer ziekmelden bij het UWV, de zogenaamde 42e-weeksmelding. Let op dat je dit op tijd doet, anders loop je het risico een boete opgelegd te krijgen.

6. Week 46 – 52

Aan het einde van het eerste ziektejaar zorgt de werkgever voor de Eerstejaarsevaluatie. Dit wordt ook wel het “opschudmoment” genoemd. Samen met de werknemer kijk je terug hoe het verloop van het verzuim is gegaan en wat de verwachtingen zijn. Je kijkt dus samen ook vooruit. Welk re-integratiedoel wil je halen in het tweede jaar en hoe wil je dat bereiken? Is er geen concreet vooruitzicht op hervatting van het werk bij de huidige praktijk, dan is er een nieuwe stap nodig. Er kan dan worden gekeken naar re-integratie bij een andere werkgever, het zogenaamde Tweede Spoor. Vaak wordt er op dit moment ook een Arbeidsdeskundig Onderzoek ingezet om alle mogelijkheden in kaart te brengen en de vervolgstappen te bepalen.

7. Week 88

Als de werknemer nog steeds ziek is, dan krijgt hij rond week 88 een brief van het UWV voor het aanvragen van een WIA-uitkering. De werknemer moet deze aanvraag vóór week 93 bij het UWV indienen.

8. Week 89-93

De zieke werknemer heeft voor zijn WIA-aanvraag een re-integratieverslag (RIV) nodig. Het RIV is een samenvatting van het re-integratiedossier en bestaat uit een aantal (verplichte) documenten die door de bedrijfsarts, werkgever en werknemer zijn opgesteld. In dit verslag worden alle inspanningen vermeld die gedaan zijn om de werknemer te re-integreren. Indien aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan, wordt de aanvraag door het UWV in behandeling genomen.

9. Week 104

Aan de hand van het RIV beoordeelt het UWV of de werkgever en werknemer er alles gedaan hebben om te voorkomen dat de werknemer de WIA instroomt. Als je aan alle verplichtingen uit de WVP hebt voldaan en het UWV is van oordeel dat werkgever en werknemer zich voldoende hebben ingespannen, dan stopt voor jou de loondoorbetalingsperiode. Ook eindigt dan de wettelijke ontslagbescherming bij ziekte voor de werknemer.

Deskundigenoordeel

Een stap die hierboven nog niet is benoemd, maar die wel gedurende het hele traject kan worden gezet, is het aanvragen van een Deskundigenoordeel. Dit kan zowel door de werkgever als de werknemer worden gedaan in gevallen dat een re-integratietraject vastloopt. Het is een soort second opinion en in te zetten voor situaties waarin je een vraag hebt of:

  1. Werknemer wel of niet (on)arbeidsgeschikt is;
  2. De aangeboden arbeid passend is;
  3. Werkgever voldoende re-integratie-inspanningen verricht (doet de werkgever wel genoeg om de werknemer weer aan de slag te helpen);
  4. 4Werknemer voldoende re-integratie-inspanningen verricht (doet hij genoeg om weer aan het werk te gaan).

Wat zijn de risico’s voor de praktijk?

Het niet voldoen aan de WVP brengt risico’s voor de eigenaar van een mondzorgpraktijk met zich mee. Aan de werkgever kan namelijk door het UWV, bij het niet, niet tijdig of niet voldoende naleven van de verplichtingen uit de WVP, financiële sancties worden opgelegd. Als het UWV vindt dat je te weinig aan de re-integratieverplichtingen hebt gedaan dan kan zij een loonsanctie opleggen. De werkgever wordt dan verplicht om ook na het tweede ziektejaar het loon gedurende (een gedeelte van) het derde jaar door te betalen. Binnen deze termijn moet de werkgever dan alsnog aan zijn gemiste verplichtingen voldoen. De loondoorbetalingen in het derde ziektejaar worden niet door je verzuimverzekering vergoed.

Conclusie

Naast alle stress die het begeleiden van (langdurige) zieke werknemers met zich mee kan brengen in de dan toch al drukke mondzorgpraktijk, is ook het naleven van de verplichtingen uit de WVP voor de praktijk een serieuze aangelegenheid. De WVP start namelijk al bij de eerste ziekmelding en kan, indien een werknemer langdurig ziek is en de regels niet goed worden nageleefd, grote financiële gevolgen hebben voor zowel werkgever als werknemer. De verplichte (externe) casemanager kan in dit traject van onschatbare waarde zijn. Ten eerste doordat hij een cruciale rol kan spelen in het voorkomen van boetes en een loonsanctie, maar ook omdat zijn expertise en inzet kan leiden tot een snellere re-integratie van de zieke werknemer en zo kan resulteren in kostenbesparingen voor jouw praktijk.

Door: Mirabelle Extra,HR-Adviseur bij Dental Care Professionals, een organisatie die gespecialiseerd is in Werving & selectie, praktijkbemiddeling en HR advies. Als HR-Adviseur staat zij mondzorgpraktijken bij, onder andere als casemanager bij (moeilijke) verzuimgevallen.

Lees meer over: Ondernemen, Personeel