Samenwerken oké, maar van wie zijn de dossiers?

Van wie is het dossier?
Artikel 7:454 BW schrijft voor:

‘De hulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de behandeling van de patiënt. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan hem noodzakelijk is.’

De verplichting om een dossier aan te leggen en bij te houden rust op de hulpverlener, ook wanneer sprake is van een gezamenlijke behandeling van een patiënt. De mondhygiënist is in dat verband een aparte hulpverlener. De hulpverlener is ‘eigenaar’ van het patiëntendossier, dit betekent dat hij bevoegd is om over het dossier te beschikken. Hulpverlener en patiënt hebben namelijk ieder eigen rechten. Zo heeft de hulpverlener zeggenschap over de opneming en de wijziging van bepaalde gegevens, heeft de patiënt recht op kennisneming en aanvulling van de gegevens en, binnen bepaalde grenzen, op vernietiging van de hem betreffende gegevens. Persoonlijke werkaantekeningen (indrukken, vermoedens en vragen) van de hulpverlener vormen geen onderdeel van het dossier.

Loondienst of vrijgevestigd?

Loondienst
Allereerst moet onderscheid gemaakt worden tussen de hulpverlener in loondienst en de vrijgevestigde hulpverlener. Volgens de (wetsgeschiedenis van de) Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is de hulpverlener in loondienst geen partij bij de geneeskundige behandelingsovereenkomst met de patiënt. Daardoor is die hulpverlener ook niet aan te merken als een hulpverlener, in de zin van de WGBO, maar moet hij uit hoofde van zijn arbeidsovereenkomst deze wet wel naleven. In een dergelijk geval blijft de werkgever de hulpverlener, en is diegene ‘eigenaar’ van de patiëntendossiers.

Vrijgevestigd
Wanneer de hulpverleners zelfstandige hulpverleners zijn, zoals de meeste mondhygiënisten in een tandartsenpraktijk, dan ligt het anders. Volgens de Hoge Raad zijn in dat geval zowel de tandarts als de mondhygiënist aan te merken als hulpverlener in de zin van de WGBO. Omdat een hulpverlener te allen tijde inzage moet kunnen hebben in de dossiers, moet een vrijgevestigde hulpverlener bij zijn vertrek zijn dossiers mee kunnen nemen, aldus de Hoge Raad. Het argument dat de arts een kopie van het dossier kon ontvangen wanneer een patiënt zich tot hem zou wenden, was onvoldoende.

Kortom, het dossier is bij samenwerkende hulpverleners eigenlijk van beiden. Het is deels van de tandarts en deels van de persoon (mede hulpverlener) met wie hij werkt, of dit nu een andere maat is of een mondhygiënist. Wanneer de mondhygiënist afscheid neemt, dan heeft hij alleen recht op diens deel van het dossier. Dat kan belangrijk zijn wanneer de mondhygiënist besluit met een andere tandarts uit uw praktijk de benen te nemen, terwijl ù altijd de desbetreffende patiënt als tandarts behandelde. Wanneer het een van uw maten is die uit uw maatschap vertrekt, dan moet gekeken worden naar wie de patiënt doorgaans behandelde. Was dat de desbetreffende tandarts of werd de patiënt door iedereen behandeld?

Allebei eigenaar?

Tips voor de praktijk

Inzagerechten
De tandarts zal in een samenwerkingsverband met een mondhygiënist – al dan niet digitaal -inzage hebben in het vaak gecombineerde dossier. Het valt echter aan te bevelen dat u als tandarts de macht heeft over de toegangscodes tot de dossiers zodat u bij een aanstaand vertrek van de mondhygiënist bepaalde inzagerechten kunt beperken.

Dossier digitaal scheiden
Daarnaast is het verstandig de dossiers digitaal te scheiden, zodat de vertrekkende mondhygiënist – zo deze al recht heeft op een gedeelte of een kopie van de dossiers – alleen diens dossier(gedeelte) kan meenemen en niet ook nog eens uw tandheelkundige dossier.

Gebruik
Ook verdient het de voorkeur om in de samenwerkingsovereenkomst tussen de tandarts en de mondhygiënist op te nemen dat de tandarts zorg draagt voor een adequate dossiervorming voor diens patiënten, dat de mondhygiënist gebruik mag maken van het dossier maar dat de bewaarplicht van het dossier bij de tandarts rust. Een dergelijke afspraak is van waarde gebleken in de jurisprudentie.

Afschermen
Soms wil de discussie voorafgaand aan de vraag van wie de patiënten ‘zijn’ nog wel eens overgeslagen worden en begint men simpelweg aan patiënten te vertellen, te schrijven of zelf te flyeren dat men er mee stopt en ergens anders iets nieuws (en uiteraard veel beters) gaat beginnen. Het is in een dergelijk geval verstandig dat u de digitale gegevens afschermt, alhoewel u daarmee niet voorkomt dat uw voormalige medewerker (zolang hij nog toegang heeft tot de dossiers) schriftelijk een eigen patiëntenbestand aanlegt.

Tips voor de mondhygiënist
Voor de mondhygiënist geldt het omgekeerde van de bovenstaande tips. Zorg dat u zelf het beheer houdt over het klantenbestand, de inlogcodes hebt en u wel eens een back-up maakt van het bestand.

Daarnaast hebben beide partijen er baat bij dat de dossiers (hoewel integraal één dossier) makkelijk te scheiden zijn, zodat partijen makkelijk afscheid van elkaar kunnen nemen.

Door:
Sebastiaan van der Leer – Köster Advocaten N.V

Sebastiaan van der Leer is gespecialiseerd in het tuchtrecht voor tandartsen en publiceert ook op dat specifieke gebied. Daarnaast staat hij tandartspraktijken bij die geconfronteerd worden met uiteenlopende procedures in verband met de samenwerkingsverbanden.