Groeien met je mondzorgpraktijk

Persoonlijk doel

Groei van een praktijk wordt vaak in gang gezet door veel meer patiënten aan te nemen of door een praktijk over te nemen. Maar eigenlijk zou je je voor die tijd al af moeten vragen waarom je wilt groeien, wat je gelukkig maakt. Je moet dus je persoonlijke doelen stellen. Een hulpmiddel daarbij kan het boekje Ikigai zijn. Hierin wordt beschreven dat er vier factoren van invloed zijn bij het vinden van je persoonlijke doel. Dit kun je ook toepassen op de groei van je praktijk; het zou mooi zijn als die groei jou op vier verschillende gebieden wat brengt, namelijk:

• dat het helpt voor je inkomen;
• dat je erdoor iets kunt doen wat je echt leuk vindt;
• dat je erdoor iets kunt doen waar je goed in bent;
• dat het bijdraagt aan wat de wereld nodig heeft.

SMART

Het is goed om een doel SMART te maken: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden.
Specifiek is bijvoorbeeld vijf procent groeien of een stoel erbij. Dat is dan ook heel meetbaar. Of het ook haalbaar is, moet je zelf beoordelen. Je moet ook kijken hoe relevant je doel is. Als je als tandarts wilt groeien om een speedboot te kunnen kopen, is het maar de vraag of dat je medewerkers ook inspireert om daar aan mee te gaan werken. Zo’n boot is wel een resultaatsdoel, maar niet erg motiverend.
Als je wilt communiceren met je medewerkers, moet je kunnen aangeven waarom je dat doel nastreeft (in een maatschappelijk bewuste context).

Gedragsdoelen

Om je medewerkers mee te nemen in je plannen, moet je proberen om resultaatsdoelen om te zetten in gedragsdoelen. Gedrag kun je waarnemen en voordoen.
‘Je moet efficiënter werken’ is geen gedragsdoel. Wel: ‘een reële behandeltijd in je agenda zetten’.
Je moet gedragsdoelen opnemen die je kunt waarnemen. Als je meer patiënten in je praktijk wilt krijgen, moet je dat koppelen aan gedragsdoelen.

In ontwikkeling blijven

In de huidige maatschappij moet je altijd in ontwikkeling blijven en blijven groeien. Als je stilstaat, leidt dat tot achterstand. Dat geldt zowel voor jezelf als voor je medewerkers.
Je team moet jouw groeidoel ondersteunen met gedrag. Gedrag veranderen in je team is echter lastig. Het boek De ladder van Ben Tiggelaar geeft handreikingen hoe je dit kunt aanpakken.
Het doel dat je stelt moet motiverend zijn en bij het persoonlijke doel van de medewerkers passen. Je moet met je medewerkers in gesprek blijven, zodat je weet waar ze blij van worden en dat kunt koppelen aan de praktijkdoelen. Als dat niet lukt, moet je hier op tijd over praten. De medewerker zit dan waarschijnlijk niet meer op de juiste plek. Houd daarom in de gaten hoe iemand zich ontwikkelt en hoe je zijn of haar kracht kunt gebruiken in je groeidoel.

Manieren van groeien

Je kunt op verschillende manieren groeien: in uren, in patiënten en in soort behandelingen.

Groeien in uren

Groeien in uren kun je doen door inefficiënties uit de agenda te halen, maar ook door te gaan werken in shifts. Daar komt een hoop bij kijken, maar meestal zijn de voordelen groter dan de nadelen.

Voordelen van werken in shifts:

• Je werkt minder uren per dag, dus het is minder zwaar.
• Je houdt tijd over om de administratie op de praktijk af te maken.
• De patiënt kan ook ’s morgens vroeg of ’s avonds terecht bij de praktijk.
• De ruimte wordt efficiënter gebruikt.
• De capaciteit wordt uitgebreid.

Nadelen van werken in shifts:

• Korter werken is minder verdienen.
• Je hebt meer mensen in dienst en daardoor minder contact met ze.
• Er zijn kortere pauzes.
• De avonden zijn vaak niet populair.

Arbeidsrecht

Als je in shifts gaat werken, moet je erg opletten met de arbeidscontracten. Je medewerkers gaan korter werken en daardoor minder verdienen. Tandartsen compenseren dat vaak door in de kortere tijd efficiënter te werken. Een assistente verdient echter per uur en krijgt daardoor minder inkomsten. Dit is alleen mogelijk als in het arbeidscontract is opgenomen dat je het contract mag wijzigen (het wijzigingsbeding). Ook belangrijk is of er in het contract werktijden staan vermeld of dat er verwezen wordt naar een rooster dat elke keer afgesproken wordt.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

Op wat voor manier je ook uitbreidt, uiteindelijk heb je gemotiveerde mensen nodig. Wat tandartsen te weinig doen is een medewerkerstevredenheidsonderzoek afnemen. Dit onderzoek hoeft niet heel uitgebreid te zijn. Bij Dentiva wordt met slechts twaalf (wetenschappelijk onderbouwde) vragen gewerkt. Hiermee kom je er al snel achter of mensen wel of niet tevreden zijn. Als medewerkers betrokken zijn, krijg je meer groei en ontwikkeling en neemt de klanttevredenheid toe. Een tevredenheidsonderzoek onder je medewerkers moet je elk jaar doen, het is een goede thermometer.

Je team meenemen

In groei moet je altijd je team meenemen. Hoe enthousiaster ze zijn, hoe betrokkener ze zijn en hoe gemakkelijker het is. Als je groeit, kunnen mensen daar enthousiast van worden, maar er kunnen ook mensen overboord vallen. Als je groter wordt, kan de persoonlijke aandacht soms minder worden. Als je met shifts gaat werken helemaal. Dan moet je ervoor zorgen dat er alternatieve momenten voor communicatie zijn.

Skills matrix

Om bij te houden wat alle medewerkers kunnen en waar ze staan, kun je een skills matrix gebruiken. Je kunt hierin iemands vaardigheden inzichtelijk maken door per activiteit aan te geven of iemand er kennis van heeft, het volledig begrijpt, het met begeleiding kan uitvoeren, het zelfstandig kan uitvoeren of er anderen in kan trainen.

Groeien in aantal patiënten

Als je het aantal patiënten wilt uitbreiden, is het goed om ook te bekijken hoeveel mensen er ongemerkt verdwijnen doordat ze niet worden opgeroepen. Dit kun je voor een groot deel tegengaan.
Als 80 tot 90% na een behandeling meteen een nieuwe afspraak maakt, betekent dit dat 10 tot 20% dat niet doet. Wat doe je met die mensen? Heel veel praktijken doen pas na 24 maanden een oproep en dan ben je vaak al te laat. Zorg dus voor een protocol en begin daar al na zes maanden mee. Hetzelfde geldt voor patiënten die bij een afspraak niet komen opdagen: zorg gelijk voor een follow-up.
Eén ding dat je in ieder geval moet doen als je wilt groeien: zet de kraan dicht en lek geen patiënten meer.

Groeien in soort behandelingen

Als je wilt groeien in het soort behandelingen dat je uitvoert, zijn er legio waar je uit kunt kiezen: scannen, restauraties uitvoeren, onzichtbare beugels plaatsen, preventie bij de jeugd.

Verslag door Yvette in ’t Velt voor dental INFO van de presentatie ‘Groeien in 2021? Zo doet u dat’ door Alexander Tolmeijer tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu.

Alexander Tolmeijer is tandarts en jurist.