Tips voor een efficiënte agendaplanning

Planning vs. Service

In veel praktijken wordt aan patiënten de volgende vraag gesteld bij het plannen van de vervolgafspraak: “Welke dag heeft uw voorkeur?” of “Wanneer komt het u uit?”. Vanuit service oogpunt misschien twee goede vragen. Echter, vanuit planning oogpunt zijn dit twee hele slechte vragen. Een efficiënte agendaplanning houdt namelijk in, dat afspraken worden ingepland op dagen en tijden die voor de agenda het beste uitkomen. Echter, via het stellen van deze vragen ligt het initiatief bij de patiënt en snijdt de praktijk ‘zichzelf in de vingers’. Een efficiënte agendaplanning krijg je alleen door het belang van de agenda te stellen boven de service aan patiënten.

Vanuit medewerkers levert dit regelmatig de vraag op of de service aan patiënten dan niet meer belangrijk is. Een terecht vraag uiteraard. Natuurlijk is de service nog steeds heel belangrijk. Echter, als de praktijk meer rust wil via een efficiënte agendaplanning, dan zal de hoogste prioriteit moeten liggen bij de planning. En de service naar patiënten volgt direct op de tweede plaats.

Tips voor efficiënte agendaplanning

Het belang van de agenda bovenaan stellen is de eerste belangrijke verandering om te komen tot een efficiënte agendaplanning. Zo lang dit niet gebeurt, zullen de volgende tips ook geen effect hebben.

1. Stel een blokplanning op
   

   De titel van dit artikel is enigszins misleidend. Er zal zeker een agendaplanning zijn, die de meest efficiënte is. Echter, de persoonlijke voorkeuren en het karakter van de tandarts zijn mede bepalend voor wat de tandarts als prettig en efficiënt ervaart. Advies is dan ook altijd een maatwerk blokplanning op te stellen. Op basis van de eigen voorkeuren en situatie.Dit kan het beste door het aantal uitgevoerde verrichtingen van een vergelijkbare periode (bijvoorbeeld het voorgaande kalenderjaar) als uitgangspunt te nemen. Een eerste en gemakkelijke onderverdeling is het totaal aantal controles en het totaal aantal pijnklachten. Door dit vervolgens te extrapoleren naar één week, kun je vervolgens naar eigen inzicht een blokplanning per week gaan opstellen. Deze weekplanning dient zich dan op jaarbasis te verhouden tot het totaal.

2. Leer communicatiescripts
   

   De blokplanning is het ideaalplaatje, waar de praktijk naar streeft. Echter, theorie en praktijk liggen soms ver uit elkaar. De communicatie met de patiënt bepaalt in hoeverre het team (/ de balie) in staat is om de nieuwe afspraken zo veel mogelijk binnen de blokplanning te plaatsen. Bepaalt het team de datum en het tijdstip van de afspraak, of bepaalt de patiënt? Indien medewerkers zich te vaak laten leiden door de wensen van de patiënt, kan het helpen om duidelijke communicatiescripts op te stellen. Bijkomend voordeel is, dat medewerkers ook zekerder gaan communiceren. Hoe zekerder en overtuigender wordt gecommuniceerd, hoe beter de acceptatie door de patiënt.

3. Wees consequent
   

   Zoals gezegd ligt de theorie van de blokplanning soms ver af van de praktijk. Alleen door consequent de blokplanning na te streven, zullen veranderingen kunnen worden gerealiseerd in de agendaplanning. Mijn ervaring is, dat praktijken zich te snel laten verleiden om de blokplanning los te laten. Bijvoorbeeld als medewerkers over drie weken toch weer controle afspraken plaatsen in het pijnklachten blok. Alleen door consequent te zijn, zullen de voordelen van de blokplanning worden behaald.

4. Accepteer de fouten
   

   Zorgverlening is mensenwerk. Hiermee wil ik zeggen, dat de lengte van een behandeling nooit exact te voorspellen is. Ook de tijdsduur van het pijnklachten blok is op basis van een gemiddelde en kan dus fluctueren. Het team dient dit vooral te accepteren. Want hoe goed de blokplanning ook is, doordat het om zorgverlening gaat kunnen we de dag nooit exact vooraf invullen. Door dit vooral te accepteren, kunnen het team en de tandarts zich een hoop ergernis besparen.

Conclusie

Een team zal alleen veranderingen weten te realiseren als het zelf verandert. De blokplanning kan hierin uiteraard ondersteunen en kan als uitgangspunt dienen, maar de echte veranderingen dienen door het team zelf te worden gemaakt. Om tot een efficiënte agendaplanning te komen, moet allereerst het belang van de agenda bovenaan worden gesteld. Vervolgens dient de communicatie naar patiënten te worden ingestoken vanuit de agenda – en niet meer vanuit het service oogpunt naar de patiënt. Tot slot is het belangrijk om consequent te zijn. Kortom een hele uitdaging, maar eentje die een praktijk veel plezier en rust kan opleveren.

Door:
Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO, en mede eigenaar van www.mondzorgdudokplein.nl. De Dental Management Toolkit helpt bij het management van uw praktijk, met protocollen, video’s en tips. Onderdeel van de toolkit zijn onder andere voorbeeld documenten voor Agendaplanning.
Bekijk de video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning, een Exceldocument om zelf een blokplanning op te stellen en een voorbeelddocument blokplanning.

Dit artikel is voor het eerst geplaatst in juli 2017