Agendaplanning en balie

De agenda is de sleutel van een efficiënte praktijk, waarbij de balie fungeert als sleutelfiguur in de planning. Met voorbeelden en tips wordt u geïnspireerd om uw praktijk (nog) efficiënter te laten lopen.

logo-5

Lees meer over Dental Management Toolkit

Videotraining: Kan de agendaplanning efficiënter?

In de video wordt ingegaan op enkele veel voorkomende ervaringen vanuit praktijken welke tot een inefficiënte planning kunnen leiden. Gevolgd door adviezen hoe daarin te verbeteren. Naast de video is een algemene vragenlijst toegevoegd (zie hieronder), welke tot meer inzicht kan leiden in de eigen manier van agendaplanning en welke mogelijke verbeterpunten hierin te treffen. Tot slot kan de sheet ‘Berekening blokplanning’ (zie hieronder) worden ingevuld voor het berekenen van de lengte van controle- en spoedblokken in de praktijk. Dit indien men overweegt over te stappen op een vorm van blokplanning.

Bekijk een preview van de videotraining:

Sheet berekening blokplanning

Sheet voor berekening van een evenredige verdeling over een geheel kalenderjaar van controle- en spoedblokken.

Vragenlijst ‘agendaplanning’

De eerste stap in een verandering is om je bewust te worden van de mogelijke verbeteringen.
Het draait dus om inzicht. Via deze vragenlijst ga je je huidige werkwijze zelf beoordelen.

Videotraining: regie over de agenda

Voor mondzorgpraktijken die zich richten op een efficiëntere agenda is de uitdaging meer regie te krijgen over de agendaplanning. Balie medewerkers en andere medewerkers die zich bezighouden met het plannen van afspraken ervaren dit echter vaak als lastig, aangezien zij ook aan de wensen van patiënten willen voldoen. Kortom, de ervaring is veelal dat meer regie over de agendaplanning ten koste gaat van de patiënttevredenheid. Deze training laat je inzien dat beiden wel kunnen samengaan. Het laat je tevens zien waardoor de patiënttevredenheid wordt bepaald en hoe je meer regie krijgt in het contact met de patiënt.

Bekijk een preview van de training Regie over de agenda

Aandachtspunten voor creëren van loyale patiënten

Tips voor communicatie met patiënten. De communicatie met patiënten is zeer bepalend voor de ervaringen van patiënten. En als je als praktijk in staat bent hierbij de verwachtingen van de patiënt te overtreffen, dan zullen patiënten loyaal worden.

Voorbeeld brief nieuwe patiënt

Voorbeeldtekst voor een brief die u aan uw nieuwe patiënt kunt sturen.

Voorbeeld Informatiebrief tandletsel

Voorbeeldtekst voor een brief die u aan een patiënt met tandletsel kunt meegeven of e-mailen zodat hij alle gegeven informatie nog eens kan doorlezen.

Video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning

In de Dental Management Toolkit vindt u een Excel document waarmee u zelf een blokplanning kunt opstellen. In deze video wordt dit document toegelicht.
In de toolkit vindt u ook enkele voorbeelden van blokplanningen.

Zelf een blokplanning opstellen

Met dit Excel document kunt u zelf een blokplanning opstellen. Bekijk ook de video “Meer rendement in de praktijk: opstellen blokplanning” (hierboven) voor een uitgebreide uitleg over dit document.

Video: Efficiënte agendaplanning in de praktijk

In deze video wordt ingegaan op de methodiek van een blokplanning. Aangevuld met de do’s en don’ts en de veelgehoorde bezwaren binnen een praktijk. Een prima startpunt om weer controle te krijgen over de agenda.

Video: Hoe activeert u uw patiëntenbestand?

De ‘core business’ van iedere praktijk is het binden van patiënten. Waarom is dat belangrijk en hoe pak je dat aan? De video geeft antwoord op deze vragen en is een aanvulling op de volgende documenten uit de Dental Management Toolkit:

– Voorbeelden Protocol oproepen en herinneren patiënten
– Gesprekstechnieken balie

Voorbeeld protocol Oproepen en herinneringen patiënten (optie 1)

Voorbeeld afspraken uitgeschreven in een protocol rondom het oproepen en herinneren van afspraken. Als ook hoe om te gaan met het terugbellen van patiënten en het inspreken van de voicemail.

Voorbeeld protocol Oproepen en herinneren patiënten (optie 2)

Voorbeeld afspraken uitgeschreven in een protocol rondom het oproepen en herinneren van afspraken. Als ook hoe om te gaan met het terugbellen van patiënten en het inspreken van de voicemail.

Gesprekstechnieken balie

Hier worden enkele technieken beschreven over hoe om te gaan met patiënten aan de balie bij het inplannen en afzeggen van afspraken.

Aandachtspunten in communicatie met patiënten

In de communicatie (met patiënten) gaat het vooral om de vorm en minder om de inhoud. Deze aandachtspunten zijn een goede houvast voor het team in de communicatie met patiënten.

Voorbeeld Blokplanning (optie 1)

Een blokplanning helpt praktijken om de agendaplanning in eigen beheer te nemen. Hierbij een voorbeeld.

Voorbeeld Blokplanning (optie 2)

Een blokplanning helpt praktijken om de agendaplanning in eigen beheer te nemen. Hierbij een voorbeeld.

Voorbeeld Blokplanning (optie 3)

Een blokplanning helpt praktijken om de agendaplanning in eigen beheer te nemen. Hierbij een voorbeeld.