Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

1150 fouten door Duitse tandartsen in 2017

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement. Met zijn persoonlijke verhaal maakt hij duidelijk, dat de rollen van zorgverlener en praktijkhouder heel goed samen kunnen gaan. En vooral ook hoe dit aan te pakken.

Persoonlijke gegevens

Praktijk:           Ardent Tandheelkunde in Hardenberg

Opzet:              Zelfstandig praktijkhouder

Omvang:          Praktijk met 4 behandelkamers

Team:              3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, 5 (preventie) assistenten, 1 praktijkmanager

Aanleiding

In het afgelopen half jaar is An Nguyen erachter gekomen, dat zijn werk als tandarts te veel van zijn tijd en energie kostte. Daarbij heeft hij nog andere ambities buiten de tandheelkunde, welke hij ook graag wilt realiseren. Echter, het hebben van een eigen praktijk heeft voor hem heel lang betekent dat hij er ook altijd moet zijn. Zowel letterlijk – door fulltime te werken als tandarts – als ook figuurlijk. Recentelijk ervaart hij echter, dat de praktijk net zo goed kan lopen ook als je minder aanwezig bent.

Meer is niet altijd beter

An Nguyen heeft zijn praktijk Ardent opgericht in oktober 2012 anderhalf jaar na zijn afstuderen. De eerste twee jaar stonden in het teken van het ontdekken van zijn management stijl, zijn ontwikkeling als clinicus en het ontdekken van de ondernemerswereld.

Onlangs is hij van 4,5 dagen aan de stoel teruggegaan naar 4 halve dagen klinisch werk. Dit is niet geheel een vrije keuze geweest. In de afgelopen 7 jaar heeft hij zijn praktijk elk jaar weten te laten groeien in resultaat en in kapitaal. Jaarlijks heeft hij een plan opgesteld voor verdere groei. Hij was zodoende – naast zijn werk aan de stoel – ook druk bezig met de strategische planning en uitvoering. Daarnaast heeft hij buiten praktijkuren nog twee ondernemingen opgericht en onder andere een carrière als internationaal spreker opgebouwd. Zijn overtuiging was, dat meer ook altijd beter is.

Onlangs werd hij echter geconfronteerd met zijn eigen grenzen. Door zijn persoonlijke ambitie in combinatie met zijn keuze om de afgelopen jaren alles op te geven voor zakelijk succes. Nu heeft hij zich gerealiseerd en ervaren, dat het negeren van fysieke en mentale signalen uiteindelijk bij jezelf ‘terugkomen’. Zo ook bij hem, toen hij de ‘man met de hamer’ tegenkwam.

Inmiddels heeft An ervoor gekozen zijn fysieke en mentale gezondheid op de eerste plaats te zetten. Om zichzelf een leven te gunnen waarbij fysieke pijn niet ‘normaal’ is. Waarbij hij nu voor zichzelf kan kiezen door ook minder te werken.

Voorkom micro-management

Als 28-jarige startende praktijkhouder was zijn overtuiging, dat het succesvol runnen van een praktijk gelijk staat aan het weten van alles in en rondom de praktijk. Hierdoor was An vooral bezig met micro-management. Van de interne processen, het personeel, de administratie en alle andere aspecten die te maken hebben met het hebben van een eigen onderneming. En daarnaast was hij uiteraard ook 4,5 dagen per week als tandarts actief aan de stoel. En bovenop de normale druk als tandarts en praktijkhouder ervaarde hij vanaf het begin ook een enorme financiële druk voor het aflossen van zijn financiering.

 

“If you are the best at everything, you will do everything.”

 

Belemmerende overtuiging

Het dagelijks nemen van de juiste beslissingen was voor An een vereiste om de beginnende onderneming overeind te houden en te laten doorgroeien. Dit resulteerde erin, dat alle beslissingen ook via hem moesten lopen zodat hij controle hield over de processen en over de dagelijkse logistiek. Alles werd top-down geregeld.

Achteraf concludeert An echter, dat zijn overtuiging – dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen voor het belang van de praktijk – hem erg heeft belemmerd. In die tijd zorgde deze overtuiging er namelijk voor dat ‘loslaten en delegeren’ voor hem geen optie was.

Business operator vs. Business owner

Tijdens een seminar van Tony Robbins werd hem pijnlijk duidelijk, dat het systeem dat hij had opgezet ervoor had gezorgd dat de praktijk ook om hem draaide. In zijn eigen praktijk was hij vooral de ‘business operator’ in plaats van de ‘business owner’. Dit onderscheid heeft An aan het denken gezet over zijn overtuiging dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen. En nadat hij deze overtuiging heeft losgelaten, is hij aan de slag gegaan met het creëren van een duidelijke structuur en workflow binnen de praktijk en wel zodanig dat hij zelf afwezig kan zijn.

Concrete veranderingen

In de periode erna is An hard aan het werk gegaan zijn praktijkorganisatie en team te veranderen. Concreet heeft hij de volgende veranderingen doorgevoerd:

  • Werk aan een goed team
    Om vooral ‘business owner’ te kunnen zijn, is het samenstellen van een goed team heel belangrijk. Een goed team betekent voor An dat de sterktes van iedere medewerker daadwerkelijk worden benut. Door de juiste mensen te zoeken en te ‘empoweren’ in hun rol. En onderling vertrouwen op te bouwen door ze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te geven over hun beslissingen.
  • Stel een praktijkmanager aan
    Voor An was het wenselijk een manager aan te stellen, die hij zodanig kon vertrouwen voor de dagelijkse uitvoering. De praktijkmanager heeft daarbij een duidelijk takenpakket gekregen inclusief beslissingsbevoegdheid, zodat An daadwerkelijk afwezig kan zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de praktijkmanager volledig bekend is met An’s kernwaarden en bijbehorend kernwaardengedrag.
  • ‘Hands-off’ beleid
    “If you are the best at everything, you will do everything.” Dit heeft An doen inzien om zijn persoonlijke beleid te veranderen. Van ‘hands-on’ is hij nu veel meer ‘hands-off’. Doordat hij er nu van overtuigd is, dat hij alle beslissingen niet zelf moet nemen is het ook niet meer nodig om zelf alles te weten.
  • Neem de tijd
    De acceptatie door het team van de nieuwe praktijkmanager heeft tijd nodig. Men moest wennen aan het feit, dat de dagelijkse leiding niet meer bij An lag. Het ontstane vacuüm – zoals An dit verwoordt – heeft zich na ruim een jaar vanzelf weer ‘opgevuld’. En wel zodanig, dat An aangeeft de doorgevoerde veranderingen nooit meer terug te willen draaien.
  • Alles kan worden opgelost
    Door de jaren heen heeft An ervaren en het vertrouwen opgebouwd, dat alle situaties kunnen worden opgelost. Zo ook de praktijkmanagement issues. Volgens hem is ook hier het Pareto-effect van toepassing, doordat 80% van de beslissingen kan worden opgelost door zijn medewerkers. De overige 20% is voor An om in samenwerking met zijn praktijkmanager op te lossen. Dit zorgt ervoor, dat het hem steeds beter lukt de praktijk en bijbehorende verantwoordelijkheden los te laten. Wat ook de stress wegneemt.
  • Kom met oplossingen, niet met problemen
    An heeft het hele team geïnstrueerd om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken. Dit komt concreet erop neer, dat problemen niet meer bij hem ‘over de schutting’ mogen worden gegooid. Hij stimuleert zijn medewerkers eerst zelf na te denken en vervolgens vooral met oplossingen te komen.

 Wat levert het op?

Bovenstaande veranderingen hebben An meer rust in zijn hoofd gegeven. Maar naast mentale rust heeft het hem ook fysieke rust opgeleverd door de gereduceerde stress en werkdruk. Doordat hij zich minder met het praktijkmanagement hoeft bezig te houden, kan hij zich beter richten op zijn patiënten en de behandelingen. Daarnaast levert het hem ook meer tijd en energie op om vooral met de strategie van de praktijk bezig te zijn, waardoor het ondernemerschap ook leuker is geworden.

Tips van An

Terugkijkend op de afgelopen jaren geeft An aan veel zaken nu anders aan te pakken. Zo heeft hij ook enkele duidelijke tips voor collega’s die dezelfde problemen ervaren of dit willen voorkomen.

  1. Bepaal vooraf je eigen motivatie
    Als je overweegt om meer te delegeren en los te laten, dan geeft An als advies om jezelf allereerst af te vragen waarom je dit zou willen. Gaat het erom dat je geen zin meer hebt in management? Wil je af van personeelszaken? Of wil je je meer concentreren op andere zaken buiten de tandheelkunde? Het antwoord hierop schept een duidelijke verwachting naar jezelf.
  2. Durf afscheid te nemen
    Het team is allesbepalend voor de mate van succes voor je onderneming en je persoonlijke leven. Terugkijkend zou An veel eerder afscheid hebben genomen van medewerkers, die niet in het team pasten.
  3. Niet zelf het wiel uitvinden
    Met de wetenschap van nu zou An direct een praktijkmanager aannemen om alle processen vanaf het begin goed in te richten. Zelf heeft hij daarentegen eerst zelf het wiel willen uitvinden. Inmiddels is hij echter van mening, dat er ook anderen zijn die veel betere ‘wielen’ al paraat hebben. Waarom hier dan niet je voordeel mee doen?
  4. Vertrouw je medewerkers
    Zoek de juiste mensen en geef ze vertrouwen. Daarbij is het volgens An heel belangrijk om jouw persoonlijke waarden goed kenbaar te maken in plaats van afgebakende regels op te leggen. Vervolgens is het een kwestie van geloof en vertrouwen leggen in het team. Door vooral ook de gedachte los te laten, dat niet iedereen erop uit is om misbruik te maken van jou of de situatie. Dat niet iedereen uit is op persoonlijk gewin en er echt mensen bestaan die het beste met jou en jouw praktijk voor hebben. Op die manier ontstaat er een zelfsturend en ondersteunend team.

 

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Lees ook:
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

Lees meer over: Management, Ondernemen