Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Werken met een meerkamerplanning

Tandartsen en praktijken zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als tandarts-praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Anna Dieleman uitgeschreven over het werken met een meerkamerplanning.

Persoonlijke gegevens

Naam: Anna Dieleman
Praktijk: Tandartspraktijk Dieleman in Middelburg
Sinds: Is de praktijk gestart in 2014
Opzet: Zelfstandig praktijkhouder
Omvang: Praktijk met 3 behandelkamers
Situatie: Haar man werkt als praktijkmanager (2-3 dagdelen per week)

Aanleiding

Sinds de start van de praktijk is er sprake van een enorme instroom van patiënten, waardoor de praktijk al snel uitbreidde van twee naar drie behandelkamers. Sindsdien is het een enorme uitdaging om te kunnen voorzien in de grote vraag naar tandheelkundige zorg binnen de praktijk. Hierbij heeft Anna er vanaf het begin voor gekozen om te werken volgens een meerkamerplanning.

De meerkamerplanning houdt in dat Anna’s agenda veelal over twee of drie behandelkamers is gepland. Daarbij wordt zij ondersteund door een assistente in iedere behandelkamer – die minimaal is opgeleid als preventie-assistente – en een vaste bezetting aan de receptie.

Voor- en nadelen meerkamerplanning

Als voordelen van het werken met een meerkamerplanning noemt Anna de volgende punten:

1. Veel flexibiliteit in de agenda

Wanneer je als tandarts in één behandelkamer uitloopt, wordt de ‘verloren’ tijd in de andere behandelkamer nuttig besteed door de assistente. Bijvoorbeeld door het voeren van een (onderhoudend) gesprek met de patiënt wat de behandelrelatie ten goede komt. Of alvast beginnen met mondhygiëne, het geven van mondhygiëne instructie of anesthesie. Hierdoor kun je als tandarts gelijk een ‘vliegende start’ maken bij binnenkomst in de behandelkamer en de verloren minuten snel weer inhalen

2. Het delegeren van taken

Door het delegeren van meerdere taken aan de assistenten, wordt hun baan veelzijdiger. Daarnaast wordt zo de behandelduur voor jezelf als tandarts per afspraak gereduceerd. Zo heeft Anna haar behandelduur voor een caviteit met anesthesie ingekort van 20 minuten naar 10 minuten.

3. Meer tijd per patiënt

De tijd per patiënt – besteed door de tandarts plus dat van de assistente – is meer geworden. Zo heeft de assistente ook de tijd om direct alle administratie in orde te maken. Zo wordt bijvoorbeeld het door Anna opgestelde behandelplan altijd direct omgezet naar een begroting en na toestemming van de patiënt wordt vrijwel direct een afspraak ingepland. Verder is er over het algemeen voldoende tijd voor het reinigen van de kamer en het voorbereiden voor de volgende patiënt.

4. Voldoende spoedtijd

Doordat er ruimte wordt gehouden tussen afspraken op een behandelkamer, is er ook voldoende tijd beschikbaar voor het inplannen van spoed afspraken gedurende de dag. Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld einde ochtend of einde dag een spoedblok te reserveren.

5. Werken met een veelzijdig team

Het werkt plezierig om met een veelzijdig team te werken. Doordat veel taken worden gedelegeerd is er veel uitdaging en afwisseling voor zowel Anna als ook voor de assistenten.

Aandachtspunten bij meerkamerplanning

Planning afspraken luistert nauw

Het plannen van de afspraken op een meerkamerplanning luistert erg nauw en sommige punten vragen ook extra aandacht. Zo werkt Anna deels met een microscoop, een intra-orale scanner en worden kronen in huis met Cerec-apparatuur vervaardigd. De uitdaging is om elke behandelkamer zo veel mogelijk gelijkwaardig uit te rusten, maar deze apparaten zijn gebonden aan één behandelkamer. Het inplannen van afspraken waarbij één van deze apparaten wordt gebruik, vraagt dan ook meer aandacht. En het dagelijks voorafgaand aan de eerste patiënt doornemen van de agenda is voor Anna een heel belangrijk moment om eventuele fouten uit de planning te filteren.

Gelijkwaardig opleiden assistenten

Verder is het ook belangrijk om alle assistenten zo gelijkwaardig mogelijk op te leiden. Als niet alle assistenten dezelfde classificatie en diploma’s hebben, kunnen niet alle taken aan iedereen worden gedelegeerd. Dit kan ertoe leiden dat de ene assistente zwaarder wordt belast of dat er minder variatie in het werk is.

Individuele pauzes

Binnen de meerkamerplanning wordt gedurende de ochtend of de middag geen pauzetijd voor het gehele team ingepland. Zoals eerder al aangegeven, wordt er ruimte tussen afspraken binnen één behandelkamer aangehouden. Voor elke assistente is er dus tijd beschikbaar om individueel pauze te nemen. Soms is de tijd er niet, maar vaak wordt deze ook niet genomen onder het mom van ‘er is nog veel te doen’. Anna geeft aan hier actief op te moeten blijven toezien.

Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen

Bij het verder ontwikkelen van de meerkamerplanning geeft Anna aan te veel wensen in haar planning te hebben doorgevoerd, waardoor het geheel te ingewikkeld werd. Een risico volgens haar is dus om te veel variatie aan te brengen. Denk aan de verschillende eisen per tandarts over de tijd per behandeling, tandartsen die bepaalde behandelingen niet – willen – doen, assistenten die verschillend zijn opgeleid en werkdagen die op verschillende tijden beginnen of eindigen. Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen. Aandachtspunt volgens Anna is om dus voor eenvoud te gaan.

Persoonlijke aandacht voor patiënten

De ervaring van Anna is, dat er binnen een meerkamerplanning veel persoonlijke aandacht is voor patiënten – dit in tegenstelling tot de veel gehoorde veronderstelling dat een meerkamerplanning juist ten koste gaat van de aandacht. Deze aandacht wordt gegeven door zowel de tandarts als de assistenten. Denk aan de geruststellende woorden tijdens het inwerken van de anesthesie – de patiënt hoeft namelijk niet meer terug naar de wachtkamer – en na de behandeling is er ook alle tijd om te recoupereren en de assistente heeft tijd om mee te lopen naar de receptie om aldaar afscheid te nemen of de patiënt aan de receptioniste over te dragen voor het maken van een vervolgafspraak. Niet iedere assistente heeft het echter in zich om een gesprek met de patiënt aan te gaan. Volgens Anna is dit ook een kwestie van de assistenten ‘trainen’.

Verder is het nu met de corona Leidraad fijn om over meerdere behandelkamer te werken. Patiënten wachten namelijk gedeeltelijk in de behandelkamer op de komst van de tandarts, waardoor de wachtkamer minder bezet is. Zo is de patiëntveiligheid beter gegarandeerd en kan de behandelaar ‘gewoon’ doorwerken.

Tips van Anna

Vanuit haar ruime ervaring in het werken met een meerkamerplanning raadt Anna af om in de volgende situaties met een meerkamerplanning te werken:

  • Wanneer je als tandarts veel lange behandelingen doet.
  • Zo geeft Anna aan, dat wanneer zij heel lang en geconcentreerd bezig is geweest met een behandeling het ook erg intensief is om direct met een volgende lange behandeling te starten. In die situaties binnen een éénkamerplanning is het laten inwerken van anesthesie of het maken van röntgenfoto’s juist een ‘rustmoment’.
  • Wanneer je aan het afbouwen bent of niet goed tegen grote werkdruk kunt. Anna geeft aan dat een meerkamerplanning heel fijn werkt voor haar, maar ook intensief is (“Je moet altijd ‘aan’ staan”).
  • Als je geen zin hebt om grote investeringen – ook in tijd en scholing – te doen.
  • Als je heel erg control-freak bent en weinig of geen vertrouwen in de handen van je team kunt leggen.

Daarnaast heeft Anna de volgende tips voor collega’s die overwegen – of die momenteel bezig zijn – om over te stappen naar een meerkamerplanning:

  • Bedenk goed wat bij je past en ga niet zomaar beginnen met een meerkamerplanning. Wil je lekker efficiënt doorwerken of ben je meer iemand die het niet erg vindt om uit te lopen en om soms even te wachten op een anesthesie die in moet werken?
  • Kun je goed mensen opleiden en het vertrouwen in hun handen leggen? Zo nee, dan adviseert Anna om niet met een meerkamerplanning te werken.
  • Vind je het leuk om een groter team aan te sturen? Zo ja, dan past een meerkamerplanning hier goed bij.

Tot slot, heeft Anna nog het advies om je als tandarts-praktijkhouder goed te laten begeleiden gedurende de verandering. Een goede blauwdruk en implementatie van deze manier van werken betaalt zich uit in zeer veel werkvreugde, waarbij het erg belangrijk is om het gehele team vanaf het begin ‘mee te nemen’ in deze verandering door ze deelgenoot en mede verantwoordelijk te maken voor deze transitie. Alleen dán lukt het om op een relatief makkelijke manier te switchen.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via:
‘Think Forward’ intercollegiale brainstorm over de meerkamerplanning – 2 juni
‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Tandartspraktijk Dieleman heeft in het verleden de meerkamerplanning geïmplementeerd in samenwerking met PDI (Business Model).

Bekijk ook de video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning en het document Zelf een blokplanning opstellen in de Dental Management Toolkit

Lees meer over: Management, Ondernemen/