Management en organisatie

De organisatiestructuur is van grote invloed op de praktijk, waarbinnen het praktijkmanagement vaak onvoldoende aandacht krijgt. Deze protocollen en tips kunnen u helpen in het (verder) verbeteren van het praktijkmanagement.

logo-5

Lees meer over Dental Management Toolkit

Videotraining: Opzetten kwaliteitssysteem

Wat is eigenlijk een kwaliteitssysteem? Die vraag wordt allereerst beantwoord in deze training. En vervolgens krijg je verdere uitleg hoe zo’n systeem op te zetten. Want hiervoor hoeft een praktijk helemaal geen aparte software aan te schaffen of een externe partij voor in te huren. Met het volgen van deze training kun je gemakkelijk een eerste start maken met het zelfstandig opzetten van een eigen kwaliteitssysteem.

Bekijk een preview van de videotraining:

Onderwerpen kwaliteitssysteem

In dit document – zie hieronder – tref je een uitgebreide opsomming aan van alle periodiek terugkerende acties, die een belangrijk onderdeel vormen van een kwaliteitssysteem. Dit document wordt toegelicht in de training ‘Opzetten kwaliteitssysteem’.

Toetsing documenten

Onderdeel van een kwaliteitssysteem is om de werkwijze in de praktijk regelmatig kritisch te beoordelen. Met de volgende ‘toetsing formulieren’ – zie hieronder – kun je een dergelijke toetsing eenvoudig zelfstandig uitvoeren:
– Toetsing inkoop, opslag en algemeen
– Toetsing patiëntendossiers
– Toetsing vakinhoudelijke richtlijnen
– Toetsing werkwijze behandelkamer
Deze documenten worden toegelicht in de training ‘Opzetten kwaliteitssysteem’.

Onderwerpen kwaliteitsysteem

In dit document tref je een uitgebreide opsomming aan van alle periodiek terugkerende acties, die een belangrijk onderdeel vormen van een kwaliteitssysteem. Dit document wordt toegelicht in de training ‘Opzetten kwaliteitssysteem’.

Toetsing inkoop, opslag en algemeen

Met dit formulier kun je toetsen en vastleggen in hoeverre verschillende eisen m.b.t. inkoop en opslag in de praktijk worden nageleefd.

Toetsing patiëntendossiers

Met dit formulier kun je toetsen en vastleggen in hoeverre de eisen uit de KNMT-richtlijn Patiëntendossier worden nageleefd.

Toetsing vakinhoudelijke richtlijnen

Met dit formulier kun je toetsen en vastleggen in hoeverre verschillende vakinhoudelijke richtlijnen in de praktijk worden nageleefd.

Toetsing werkwijze behandelkamer

Met dit formulier kun je toetsen en vastleggen in hoeverre de werkwijze in de behandelkamers voldoet aan de geldende eisen.

Videotraining: Structuur in de praktijk

De training gaat over het aanbrengen van structuur in de praktijk, iets wat een veelgehoord gemis is binnen veel praktijken. Misschien wel 90-95% van alle werkzaamheden in de praktijk heeft namelijk een herhalend patroon, is bekend en kan dus vooraf worden gedefinieerd. Het maken van duidelijke afspraken en het creëren van de juiste voorwaarden zorgt voor een goede basis voor duidelijkheid en structuur.

Bekijk een preview van de videotraining:

Zie hieronder Tips voor effectief overleg

Tips voor effectief werkoverleg

Beschrijving van de kenmerken van een werkoverleg. Met 10 praktische tips om te komen tot een effectief werkoverleg.

Videotraining: Bespreken behandelplannen

Deze training gaat enerzijds in op de drempels die tandartsen ervaren om uitgebreide behandelplannen aan patiënten aan te bieden. Dit onthoudt patiënten daardoor van de best mogelijke zorg. Anderzijds geeft de training het stappenplan weer – dat je als tandarts doorloopt met de patiënt – van het inventariseren van de wensen tot aan de acceptatie van het behandelplan. Voor elke stap zijn voorbeeld scripts uitgeschreven, zodat je als tandarts ook de juiste communicatie toepast voor een hogere acceptatie van jouw behandelplannen.

Bekijk een preview van de videotraining:

Zie hieronder de voorbeeld scripts bij bespreken behandelplannen

Voorbeeld scripts bij bespreken behandelplannen

Download diverse voorbeeld scripts die aansluiten bij de trainingsvideo
‘Bespreken behandelplannen’ (hierboven).

Videotraining: Opstellen van praktijkdoelen

De training praktijkdoelen gaat in op het belang van het stellen van doelen. Enerzijds om meer regie te houden over het doorvoeren van verbeteringen binnen de praktijk en anderzijds deze ook effectiever door te voeren. De training wordt aangevuld met twee vragenlijsten, te weten de ‘Vragenlijst missie en visie praktijkhouder’ en de ‘Vragenlijst feedback personeel’, zie hieronder.

Bekijk een preview van de videotraining:

Vragenlijst praktijkdoelen

Lijst met vragen over missie en visie voor een praktijkhouder. Voor reflectie, zowel op persoonlijk vlak als op praktijkniveau.

Vragenlijst feedback personeel

Dit formulier kun je gebruiken om feedback te vragen vanuit het personeel over de praktijk. De antwoorden kun je gebruiken bij het opstellen van nieuwe praktijkdoelen.

Informatiebrief over parodontitis

Het informeren van patiënten is een belangrijk onderdeel van het gezamenlijk beslissen met de patiënt over de vervolgbehandeling dan wel over hetgeen de patiënt kan verwachten na een behandeling. De te verstrekken informatie is echter veelal generiek. De informatiebrief over parodontitis kan de informatieverstrekking dan ook vereenvoudigen binnen de praktijk.

Informatiebrief na trekken tand of kies

Het informeren van patiënten is een belangrijk onderdeel van het gezamenlijk beslissen met de patiënt over de vervolgbehandeling dan wel over hetgeen de patiënt kan verwachten na een behandeling. De te verstrekken informatie is echter veelal generiek. De informatiebrief na trekken tand of kies kan de informatieverstrekking dan ook vereenvoudigen binnen de praktijk.

Informatiebrief over bleken

Het informeren van patiënten is een belangrijk onderdeel van het gezamenlijk beslissen met de patiënt over de vervolgbehandeling dan wel over hetgeen de patiënt kan verwachten na een behandeling. De te verstrekken informatie is echter veelal generiek. De informatiebrief over bleken kan de informatieverstrekking dan ook vereenvoudigen binnen de praktijk.

Training: Praktijkmanagement is niet mijn ding

Elke praktijk is op een andere manier georganiseerd. Er zijn praktijken die goed zijn georganiseerd maar er zijn er ook waar de praktijkhouder vaak het idee heeft achter de feiten aan te lopen in plaats van regie te hebben over verbetering en professionalisering in de eigen praktijk. Deze training is erop gericht om praktijkhouders op weg te helpen bij de praktijkorganisatie.

Bekijk hieronder een preview van de training Praktijkmanagement is niet mijn ding

Opdracht: Management werkzaamheden

De bedoeling is om voor jezelf in kaart te brengen welke management werkzaamheden je zelfstandig uitvoert. Daarvoor is het de bedoeling gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld gedurende twee weken) onderstaande tabel voor jezelf in te vullen.

Organisatiestructuur en taakverdeling

Om als praktijk goed ‘te draaien’ wordt de structuur van de praktijkorganisatie steeds belangrijker. Dit document geeft een voorbeeld van hoe de structuur plus de onderlinge taakverdeling duidelijk en overzichtelijk kan worden vastgelegd.

Brief informed consent

Het informed consent is een belangrijk onderdeel binnen de Richtlijn Patiëntendossier. Voor tandartsen is het daarnaast altijd een lastig vraagstuk hoe hieraan invulling te geven. De toestemming van de patiënt is namelijk onlosmakelijk verbonden met een adequate informatievoorziening over de behandeling. Deze voorbeeldbrief helpt daarbij.

Brief inschrijving nieuwe patiënt

Bij de inschrijving van een nieuwe patiënt is het belangrijk informatie te verschaffen over onder andere de praktijk, de intake afspraak en de huisregels. Deze brief kan als voorbeeld dienen om nieuwe patiënten adequaat te informeren.

Informatiebrief na trauma

Het informeren van patiënten is een belangrijk onderdeel van het gezamenlijk beslissen met de patiënt over de vervolgbehandeling dan wel over hetgeen de patiënt kan verwachten na een behandeling. De te verstrekken informatie is echter veelal generiek. De informatiebrief na trauma kan de informatieverstrekking dan ook vereenvoudigen binnen de praktijk

Voorbeeld praktijkplan

Stilstand is achteruitgang. Advies is dan ook jaarlijks nieuwe doelen te stellen. Bij voorkeur komen deze voort uit de missie en visie van de praktijk en worden deze vertaald naar concrete acties. Dit voorbeeld praktijkplan kan als leidraad gelden voor praktijkhouders hier zelf actief mee aan de slag te gaan.

Video: Kwalitatieve zorg is een teamprestatie

Een ding is duidelijk: kwalitatieve zorg is tegenwoordig een teamprestatie. De mondzorg wordt al lang niet meer geleverd door één tandarts en één assistente. We hebben nu te maken met een heel team. Kun je als praktijkhouder het management wel alleen doen? Is het management ook niet een teamprestatie aan het worden? Dat is de vraag die je je als praktijkhouder kunt stellen. Want de regeldruk voor een praktijk is enorm hoog en er is toenemende concurrentie om je heen. Het continu bezig zijn met je eigen praktijk is belangrijk. Welke vragen kan een praktijkhouder zichzelf stellen om de praktijk verder te ontwikkelen?

Vragenlijst jaargesprek medewerker

Lijst met voorbeeldvragen voor een jaargesprek met een medewerker.

Voorbeeld vragenlijst Patiënten enquête

Door de druk van de alledaagse werkzaamheden ‘zien’ we vaak niet meer onze eigen verbeterpunten. Er zijn blinde vlekken gecreëerd. Door wat afstand te nemen en de praktijk met een kritische blik te bekijken, kun je toch tot goede verbeter ideeën komen. Ook het bevragen van je patiënten naar hun ervaringen kan hier goed bij helpen.

Video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning

In de Dental Management Toolkit vindt u een Excel document (hieronder) waarmee u zelf een blokplanning kunt opstellen. In deze video wordt dit document toegelicht. In de toolkit vindt u ook enkele voorbeelden van blokplanningen. Bekijk ook de video Meer rendement uit de mondzorgpraktijk (hieronder).

Zelf een blokplanning opstellen

Met dit Excel document kunt u zelf een blokplanning opstellen. Bekijk ook de video “Meer rendement in de praktijk: opstellen blokplanning” (hierboven) voor een uitgebreide uitleg over dit document.

Video – Meer rendement uit de mondzorgpraktijk

Training van Dental Management Toolkit over rendement in de mondzorgpraktijk. Veel praktijken hebben vragen als: hoe kunnen we efficiënter werken? Hoe krijgen we een hogere bezetting? Hoe werkt een blokplanning? In deze video krijgt u tips & tricks voor verbetering van uw praktijkrendement. Bekijk ook de video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning (hierboven).

Video: Het bijhouden van managementinformatie. Waarom en hoe?

De financiële gezondheid van een praktijk is tegenwoordig niet langer vanzelfsprekend. Hoe presteert uw praktijk? Is er in uw praktijk managementinformatie beschikbaar? Om uw praktijk financieel gezond te houden is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in hoe uw praktijk presteert. Met managementinformatie scheidt u de feiten van het gevoel over de praktijkresultaten.

Management informatie (financieel)

Dit document verschaft de praktijk in één oogopslag inzicht in zowel de omzet als de kosten. Het is geen boekhoud overzicht, maar om op hoofdlijnen bij te houden voor het monitoren van de voortgang en als referentie.

Management informatie (praktijk)

Dit bestand is een uiteenzetting van verschillende prestatie indicatoren, die de praktijk maandelijks kan meten. Zodoende kan inzicht worden verkregen in de prestaties van de praktijk.

Voorbeeld procesindicatoren

Deze procesindicatoren zijn opgesteld als voorbeeld om de praktijk op weg te helpen, welke indicatoren te meten. Elk van deze indicatoren geeft enig inzicht in de prestaties van de praktijk.

Financiële benchmark gegevens

Praktijkgegevens leveren pas informatie op als het in perspectief kan worden gezet. Deze algemene benchmark gegevens zorgen hiervoor.

Kernwaarden

De missie en visie van een praktijk kan ook worden vertaald in de kernwaarden en ambitie. Dit document geeft een voorbeeld van hoe deze kernwaarden intern kunnen worden gecommuniceerd.