Heeft jouw praktijk ‘meer structuur’ nodig?
Praktijkhouders weten zelf vaak heel goed, wat er goed gaat en wat er beter zou kunnen. Mijn rol bij praktijken is vaak om dit samen met de praktijkhouder inzichtelijk én concreet te krijgen. Een veelgehoord verbeterpunten binnen praktijken is ‘meer structuur’. Dit als reactie op de aanwezige onrust binnen de praktijk of het ontbreken van overzicht. Hiermee is het verbeterpunt misschien wel inzichtelijk, maar nog helemaal niet concreet. Want wat is dat nu precies: ‘meer structuur’? Het is namelijk nogal een vaag begrip. En hoe moet je je praktijk dan gaan structureren? De antwoorden vind je in dit artikel.
Irritaties en inefficiënties
Zonder een duidelijke structuur binnen praktijken kan er sprake zijn verwarring en soms zelfs chaos. Taken blijven liggen of worden juist dubbel gedaan. Informatie raakt verloren of komt te laat. Beslissingen worden niet genomen of worden uitgesteld. Medewerkers besteden meer tijd aan uitzoeken hoe of wat ze moeten doen.
Praktijkvoorbeeld 1:
In deze praktijk is onlangs een nieuwe stoelassistente gestart. Doordat niemand werkkleding voor haar heeft besteld, kan zij op de eerste werkdag niet meedraaien aan de stoel. Het levert een valse start op en geeft niet een warm gevoel van welkom.
Praktijkvoorbeeld 2:
De stoelassistente heeft akkoord gekregen om een lang weekend vrij te nemen. Er is echter geen vervanging geregeld, waardoor de tandarts zonder assistentie moet werken. Het team komt hier op de ochtend zelf pas achter, waardoor geen vervanging meer geregeld kan worden en er uiteindelijk enkele patiënten worden afgebeld.
Dit alles belemmert een goede samenwerking, kan leiden tot irritaties tussen collega’s en resulteert in inefficiëntie binnen de praktijk.
Definitie
Praktijkhouders die te kennen geven behoefte te hebben aan meer structuur, zijn eigenlijk vooral uit op de volgende resultaten:
- Meer duidelijkheid
- Meer overzicht
- Meer voorspelbaarheid
Om tot concrete oplossingen te komen beginnen we met de definitie van een ‘organisatiestructuur’:
Introductie van Ergo V™ Loupes: Admetec’s baanbrekende loepen met variabele vergroting
Introductie van Ergo V™, ’s werelds eerste ergonomische loepen met verstelbare vergroting. De gepatenteerde Ergo V™ van Admetec biedt drie vergrotingen in één apparaat en dat terwijl een neutrale, spanningsvrije houding behouden blijft.
Een organisatiestructuur is een stelsel van afspraken over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en over de vereiste communicatie en overleggen voor wilsoverdracht en coördinatie.
Zoals uit de definitie blijkt gaat het om een ‘stelsel van afspraken’ over:
- de verdeling van taken
- de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- de vereiste communicatie
- de vereiste overleggen
De basis
Hierboven wordt gesproken over een ‘stelsel van afspraken’. Hieronder komt dit specifieker terug, wat zodoende dus de basis vormt voor een goede structuur in de praktijk.
- Duidelijke taken en verantwoordelijkheden
Leg vast wie welke taken heeft en welke beslissingen mag nemen. Voorkom hierbij overlap of verwarring tussen taken en verantwoordelijkheden.
- Vaste processen
Zorg voor vastigheid door processen en (be)handelingen altijd op uniforme manier uit te voeren.
- Planning en prioriteiten
Maak een duidelijke planning en stel duidelijke prioriteiten. Dit moet resulteren in geplande taken en minder in ad-hoc werken.
- Heldere communicatie
Een heldere communicatie zorgt ervoor dat iedereen geïnformeerd is, waardoor misverstanden worden voorkomen. Dit bereik je door vaste overlegmomenten en duidelijke communicatie lijnen.
- Gebruik van systemen
Met het gebruik van vaste systemen zorg je ervoor dat de benodigde informatie beschikbaar is voor het team, wat zorgt voor overzicht.
De uitdaging
Afspraken vastleggen op papier of een systeem aanschaffen voor de protocollen zorgt niet automatisch voor meer structuur. De basis kun je leggen door bovengenoemd ‘stelsel van afspraken’ uit te werken. De grote uitdaging is echter om het ook werkend te krijgen.
Afspraken maak je om deze vervolgens na te leven en dat is uiteindelijk de grote uitdaging om daadwerkelijk meer structuur te krijgen. Het elke dag weer met elkaar naleven van de gemaakte afspraken. Consequent en zonder concessies.
Net als een ouder die kinderen de regels oplegt en ze hierop aanspreekt indien de regels niet worden nageleefd. Zo heeft ieder team met alle medewerkers ook behoefte aan het elkaar erop aanspreken, indien afspraken niet worden nageleefd. Dit laatste is echter nog niet zo eenvoudig, maar wel noodzakelijk om uiteindelijk ‘meer structuur’ te krijgen.
Conclusie
Meer structuur in een tandartspraktijk houdt in dat iedereen weet wat hij moet doen, dat afspraken lopen volgens plan, dat processen zijn vastgelegd en dat de communicatie duidelijk is. De basis hiervoor kun je leggen door het genoemde ‘stelsel van afspraken’ uit te werken voor de praktijk. Dit is echter nog slechts de basis. Duidelijkheid, overzicht en voorspelbaarheid krijg je pas als je hier als praktijkhouder of -manager elke dag weer bovenop zit.
Oftewel, het stelsel van afspraken vormt de basis en de dagelijkse naleving van de afspraken vormt het succes. Dit laatste staat of valt met de aansturing en het leiderschap vanuit de praktijkhouder of -manager.
Behoefte aan meer structuur?
Heb je ook behoefte aan meer structuur in de praktijk? Volg dan de training ‘Meer structuur in de praktijk’ van de Dental Management Toolkit. Meld je hier aan en krijg direct toegang tot deze training plus een jaar lang toegang tot de volledige database met meer dan 200 documenten en video’s voor praktijkmanagement.
Door: Sjoerd Kuiken. Hij is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement en verantwoordelijk voor de inhoud van de Dental Management Toolkit. Voor objectieve praktijkanalyses, strategiesessies voor praktijken en coaching van praktijkhouders en -managers. Daarnaast is hij dagvoorzitter bij evenementen en congressen.
