Tien tips voor een effectief functioneringsgesprek
Zorgverlening is mensenwerk en mondzorg is meer en meer een teamprestatie. Door als tandarts / praktijkhouder het team op de eerste plaats te zetten, zal zij zorgen voor (zeer) tevreden patiënten. Het voeren van functioneringsgesprekken vormt hierin een belangrijk onderdeel, wat pas zijn vruchten afwerpt als deze daadwerkelijk effectief worden gevoerd.
In dit artikel 10 tips voor een effectief functioneringsgesprek.
Kenmerken van het functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek is een ‘ontwikkelgesprek’ en een essentieel onderdeel van goed personeelsbeleid. Het gesprek is een open, tweezijdig gesprek, dat onder andere gericht is op het verbeteren van het functioneren van betrokkenen, op het verbeteren van de samenwerking en op openheid en duidelijkheid.
Samengevat zijn dit de essentiële kenmerken van het functioneringsgesprek:
- Tweezijdig
- Gelijkwaardig
- Toekomstgericht
- Constructief en motiverend
- Gericht op verbetering
- Open en informele sfeer
- Wederzijdse afspraken
Tien tips
Op basis van vele ervaringen uit het bijwonen van functioneringsgesprekken zijn de volgende tips tot stand gekomen.
- Voorkom algemeenheden
Het gesprek is gericht op die ene medewerker en de onderlinge samenwerking tussen de medewerker en de leidinggevende (veelal de tandarts / praktijkhouder). Echter, vaak worden tijdens het gesprek door de leidinggevende algemene opmerking geplaatst, zoals “Ik mis betrokkenheid vanuit het team”. Zolang een opmerking niet concreet en op de medewerker gericht is, zal het geen of zelfs een averechts effect hebben. - Bereid goed voor
Om wel tot concrete voorbeeld te komen (in plaats van algemeenheden) is het belangrijk dat de tandarts / praktijkhouder het gesprek goed voorbereid. Een goede voorbereiding begint niet op de avond voorafgaand aan het gesprek. Advies is om gedurende de gehele periode waarop het functioneringsgesprek betrekking heeft al die voorbeelden te noteren, bijvoorbeeld in het personeelsdossier, die tijdens het gesprek kunnen worden gebruikt. - Bepaal het gewenste resultaat
De volgende tip is om voorafgaand aan het functioneringsgesprek het gewenste resultaat -voortkomend uit dit gesprek – te bepalen. Resultaten kunnen bijvoorbeeld zijn: het instrueren van de medewerker over dossiervoering of wekelijks tijd reserveren om het maken van afdrukken te evalueren. Met een goede voorbereiding én een duidelijk doel, zal het gesprek eerder resulteren in de gewenste effecten. - Zorg voor een goede ruimte en voldoende tijd
De ruimte kan zowel in positieve als in negatieve zin invloed hebben op de sfeer van het gesprek. Daarom is het goed vooraf na te denken in welke ruimte het gesprek wordt gevoerd. Zo is de behandelkamer niet een prettige ruimte voor het voeren van functioneringsgesprekken. - Laat de ander spreken
Het gesprek moet tweezijdig worden gevoerd. Dit houdt in dat zowel de medewerker als de tandarts / praktijkhouder de gelegenheid moeten krijgen zich te uiten. Leidraad voor het gesprek is dat beiden ongeveer de helft van de tijd aan het woord zijn. - Formuleer concrete acties
Het gesprek is gericht op de toekomst, op ontwikkeling en op wederzijdse afspraken. Dit vraagt om concrete acties en afspraken. Een gesprek is dan ook niet klaar zolang er geen concrete acties en afspraken zijn geformuleerd.
- Zorg voor voldoende tijd
De effectiviteit van het functioneringsgesprek wordt voor een groot deel bepaald door de acties en afspraken die hieruit voortkomen, welke veelal aan het einde van het gesprek worden geformuleerd en vastgelegd. Als een gesprek abrupt moet worden beëindigd – bijvoorbeeld omdat de tandarts / praktijkhouder weer met patiëntbehandelingen moet beginnen – en de acties en afspraken niet kunnen worden vastgelegd, gaat het gewenste effect grotendeels verloren.
- Zorg voor opvolging van de acties
Het functioneringsgesprek is uiteraard één moment, maar moet worden gezien als onderdeel van een proces. Het gesprek eindigt met het formuleren van concrete acties en afspraken, welke het startpunt vormen van het ontwikkelproces dat volgt. Echter, zonder concrete opvolging van deze acties is de kans groot dat er niet of nauwelijks ontwikkeling of verbetering plaatsvindt. Advies is dan ook om enige weken na het functioneringsgesprek een ‘vinger aan de pols’ moment in te plannen, waarbij de opvolging van de besproken acties aan de orde komt.
- Houd vaste onderwerpen
Een duidelijke structuur van het gesprek zorgt voor een leidraad en voor duidelijkheid. Zodra een gesprek open en zonder structuur wordt ingegaan, hebben de betrokkenen minder grip op de uitkomsten. Advies is dan ook met een vast formulier te werken, waarin de te bespreken onderwerpen zijn opgenomen. Aanvullend voordeel is dat een standaard formulier zorgt voor een uniforme vastlegging tussen medewerkers en in de tijd.
- Houd vaste frequentie aan
Soms leeft binnen de praktijken nogal eens de mening, dat na enkele jaren niets meer te bespreken valt waarna het voeren van het functioneringsgesprek wordt afgeschaft. Zolang er wordt samengewerkt, zal het functioneringsgesprek van toegevoegde waarde zijn. Een open en gestructureerd gesprek dat wordt gevoerd buiten de normale werksituatie geeft nu eenmaal meer diepgang en is zodoende effectiever.
Door: Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO, en mede eigenaar van www.mondzorgdudokplein.nl. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, zodat kennis én praktische oplossingen op een laagdrempelige manier beschikbaar worden gesteld voor praktijken. In de Toolkit zijn o.a. voorbeeld formulieren opgenomen voor het functioneringsgesprek.
