Protocollen: nut en noodzaak of onzin?

Binnen de mondzorg wordt de laatste jaren veel gesproken over het bijna magische woord protocollen. Zo wordt mij regelmatig de vraag gesteld een protocollenmap op te stellen voor de praktijk, waarbij de aanwezigheid van protocollen wordt gezien als het noodzakelijk einddoel. Is het opstellen van protocollen een onzinnige en overbodige exercitie of juist nuttig voor praktijken? In dit artikel een uiteenzetting van het nut, de noodzaak en de onzin van protocollen.

Protocollen als einddoel
Volgens Wikipedia is een protocol een (gedrags)overeenkomst, meestal in de vorm van een aantal uit te voeren stappen. De eisen vanuit een richtlijn – bijvoorbeeld de WIP-richtlijn – dienen praktijken te vertalen naar de eigen situatie door de interne afspraken en -werkwijze te beschrijven. Dit heeft als doel een werkwijze te beschrijven conform de eisen uit de richtlijn of beargumenteerd afwijkend van de richtlijn. Het gebruik van protocollen is dus een middel, dat een werkwijze overeenkomstig de richtlijn, of beargumenteerd afwijkend, als eindresultaat oplevert. Het intern opstellen van protocollen levert onder andere de volgende voordelen op:

Eenvoudig beoordelen / spiegelen van de bestaande werkwijze in relatie tot de richtlijn
Uniforme werkwijze in de praktijk
Duidelijke interne afspraken op papier
Eenvoudig instrueren van (nieuwe) medewerkers

Tips
Het is onzinnig om standaard protocollen aan te schaffen en die vervolgens in de kast te zetten. Hiermee wordt het beoogde eindresultaat (een werkwijze overeenkomstig de richtlijn) niet behaald. De volgende tips dragen wel bij om dit resultaat te behalen:

Werk protocollen zelfstandig uit
Werk protocollen zelfstandig uit, eventueel op basis van gestandaardiseerde protocollen als startpunt. De uitdaging hierin is de interne afspraken niet te algemeen, maar ook niet te gedetailleerd op te schrijven. Detaillering is vereist bij risicovolle handelingen of situaties en daarnaast kunnen algemene bewoordingen op zijn plaats zijn als eigen verantwoordelijkheid of vrijheid van handelen gevraagd wordt.
Beoordeel werkwijze
Beoordeel achteraf de eigen werkwijze, zoals vastgelegd in protocollen, periodiek door zelf toetsingen uit te (laten) voeren. Als gevolg van blinde vlekken voor de eigen organisatie komen op deze manier vaak verbeterpunten naar boven.
Laat inhoud terugkomen
Laat de inhoud van de protocollen periodiek terugkomen tijdens werkoverleggen om de afspraken en werkwijze verder aan te scherpen en de uniformiteit te bewaken.
Beoordeel inhoud
Beoordeel de inhoud van de protocollen periodiek (bijvoorbeeld twee keer per jaar), omdat de werkwijze of geldende eisen ook in de tijd kunnen veranderen.
Nieuwe medewerkers
Gebruik de protocollen actief bij het inwerken van nieuwe medewerkers. De indiensttreding van nieuwe medewerkers is het moment om de voordelen van protocollen te effectueren. Een uitgebreid inwerkprogramma draagt hier verder aan bij.

Conclusie
Protocollen zijn zeker nuttig en op sommige punten zelfs noodzakelijk. Echter, het gebruik van protocollen is altijd het middel en nooit het doel op zich. Door gebruik te maken van bovengenoemde tips wordt voorkomen dat het hebben van protocollen als einddoel wordt gezien, want dat is een onzinnige exercitie.

Door:
Sjoerd Kuiken Sjoerd Kuiken (http://kuikenpraktijkmanagement.nl) adviseert en begeleidt praktijken op het gebied van wet- en regelgeving, financieel gezonde praktijkvoering en ISO / HKZ kwaliteitmanagementsystemen.