10 soorten meetgegevens die elke tandarts zou moeten monitoren

Meten is het startpunt naar succes
Het succes van een praktijk wordt uiteraard bepaald door vele verschillende factoren. Het meten van de praktijkprestaties is het startpunt naar succes. Tandartsen zijn zich steeds meer bewust van de noodzaak om de juiste management informatie ook tijdig te verzamelen en te beoordelen. De volgende meetgegevens leveren essentiële informatie en zou elke tandarts periodiek (minimaal maandelijks) moeten monitoren.

1. Omzet cijfers
De omzetcijfers zijn zeer belangrijk voor de continuïteit van de praktijk. Advies hierbij is om de te gewenste jaaromzet terug te rekenen naar een gemiddelde maandomzet en zelfs gemiddelde dagomzet. Op deze manier kunnen negatieve ontwikkelingen in de omzet tijdig worden gesignaleerd.

2. Omzet per patiënt
De gemiddelde omzet per patiënt geeft inzicht in de opbouw van het patiëntenbestand (in welke mate is het bestand gesaneerd) en of een praktijk met het huidige aantal patiënten de gewenste jaaromzet zal kunnen realiseren.

3. Overhead kosten
De algemene ontwikkeling is dat de praktijkkosten toenemen en de tarieven dalen. Dit betekent dat de kosten in de greep gehouden moeten worden en daarom ook (minimaal) maandelijks inzichtelijk gemaakt moeten worden. Advies hierbij is om te werken met vastgestelde budgetten per kostensoort.

4. Winstgevendheid per periode
Een redelijke tot goede omzet zal niet per definitie winst opleveren. Advies is dus om maandelijks de winstgevendheid te meten eventueel opgesplitst in de winst per soort behandeling.

5. Aandeel per behandeling, in relatie tot totaal geleverde zorg
Binnen een praktijk wordt vaak een breed zorgaanbod geleverd en wordt de tandarts soms ‘geleefd’ door de agenda. Advies is het aandeel van elk soort behandeling in relatie tot het totale zorgaanbod helder te krijgen, zodat informatie wordt verschaft over de geleverde zorg. “Waar zijn we eigenlijk zo druk mee? En zijn we eigenlijk wel druk met de juiste soort behandelingen?”. Dit inzicht kan ook in relatie worden gezien met de informatie onder punt 4 (winstgevendheid per soort behandeling).

6. Saldo openstaande vorderingen
Door het saldo openstaande vorderingen te monitoren is een praktijk in staat tijdig eventuele cash flow problemen te signaleren en hierop actie te ondernemen. Advies is om het saldo te splitsen naar het aantal dagen dat de vordering openstaat (bijvoorbeeld tot 30, 60 en 90 dagen of langer).

7. Acceptatie van behandelplannen
Dit percentage indiceert de mate waarin behandelplannen daadwerkelijk worden geaccepteerd door patiënten. Een daling van dit percentage signaleert tijdig dat de toekomstige omzet zou kunnen gaan dalen. Met als mogelijke verbetermaatregel dat behandelplannen beter besproken moeten worden met patiënten.

8. Saldo nog uit te voeren behandelingen
Dit saldo geeft een indicatie van de omzet voor de komende weken en is een eerste signaal voor een verwachte omzetdaling of -stijging. Op basis van dit signaal kan bijvoorbeeld op korte termijn nog actie ondernomen worden om een verwachte omzetdaling op te vangen.

9. Aantal nieuwe en uitgeschreven patiënten
Binnen een praktijk is er altijd sprake van toestroom en (natuurlijk) verloop van patiënten. Om het natuurlijk verloop op te vangen zal een praktijk maandelijks nieuwe patiënten moeten aannemen. Door actief het aantal nieuwe en uitgeschreven patiënten te monitoren houdt een praktijk grip op het patiëntenbestand. Aanvullend is het advies ook het aantal actieve patiënten te monitoren.

10. Bezetting per behandelstoel
De bezetting per behandelstoel geeft aan hoe efficiënt een praktijk omgaat met de beschikbare behandeltijd. Een efficiëntere werkwijze zal resulteren in een hogere bezetting. Dit percentage is dan ook een goede indicator voor het beoordelen van de mate van efficiëntie.

Conclusie
Om tijdig in te kunnen spelen op veranderen en de juiste keuzes te maken is het belangrijk dat een praktijk de juiste informatie regelmatig (minimaal maandelijks) monitort. Advies is een overload aan informatie te voorkomen en vooraf te onderzoeken of alle informatie accuraat is, aangezien standaard gegenereerde informatie uit een patiëntensysteem een verkeerd beeld kan geven. Succes is maakbaar en zeker niet iets wat u ‘zomaar’ overkomt. En het meten van de praktijkprestaties is het startpunt naar succes.

Bron:
Ten metrics all dentitst should monitor (Roger P. Levin, DDS), JADA, September 2015, page 709-710.

Door: Sjoerd Kuiken – Sjoerd begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. Zijn visie is gebaseerd op het ontwikkelde Praktijk Management Model.