De financiële administratie: van last naar zegen
Hoe de financiële administratie jouw praktijk vooruit kan helpen. Door praktijkhouders – en door veel ondernemers in het algemeen – wordt de financiële administratie vaak als een last ervaren. Een klus die tot het laatste moment wordt uitgesteld, veel tijd kost en wat niet je hobby is. Grote kans dat dit voor jou herkenbaar is en resulteert in de vraag: “Kan ik dit niet uitbesteden?”. Ja, natuurlijk kan dat. Echter, dit is in sommige situaties gewoon het probleem verschuiven. De kernboodschap van dit artikel gaat juist over wat een efficiënte financiële administratie de praktijk kan opleveren.
Blok aan het been
Er wordt binnen praktijken lang niet altijd structureel – denk aan wekelijks of maandelijks – tijd vrij gemaakt om de financiële administratie op orde te houden. Wat erin resulteert, dat het werk zich opstapelt. Het verwerken van de administratie wordt zodoende een ‘blok aan het been’ wat zich maar vooruitschuift, waarmee het ‘blok’ alleen maar groter wordt. Nadelig effect is tevens, dat het verwerken op een later moment ook meer tijd kost dan normaal. En wel omdat je je weer moet verdiepen in de bonnetjes en cijfers.
Niet delegeren, maar digitaliseren
Een eerste winst kan voor veel praktijken behaald worden in het digitaliseren van het administratieve proces. Dankzij slimme automatisering en artificial intelligence kun je de praktijk administratie geheel automatiseren. Dit bespaart tijd.
Een tweede tip is om wel structureel tijd vrij te maken voor het verwerken van de administratie. Door wel wekelijks, twee wekelijks of maandelijks de administratie te verwerken is de administratie ‘bij’. Dit is voor jouw praktijk namelijk heel belangrijk, omdat het actueel inzicht geeft in jouw praktijkvoering.
NIEUW GUM SOFT-PICKS PRO: Nieuwe kop van ultrazachte rubberen haren & +50% superieure reiniging**
GUM SOFT-PICKS PRO: een nieuwe generatie interdentale producten met superieure reinigingseffectiviteit, voor ultiem patiënten comfort.
Lees meer | Bestel samples
Regeren is vooruitzien
In plaats van dat de administratie als een ‘blok aan het been’ wordt ervaren, kan de administratie het startpunt worden voor een betere praktijkvoering. ‘Realtime’ gegevens over de omzet, de kosten en het rendement van de praktijkvoering levert namelijk interessante informatie op. Informatie waar je als praktijkhouder jouw praktijk veel beter op kunt sturen.
Want wat kun je nog aan de jaaromzet veranderen als je hier pas anderhalf jaar na dato inzage in krijgt? Door daarentegen over realtime informatie te beschikken, kun je veel gerichter sturen op het verbeteren van de praktijk.
Samenvattende tips
Voor digitalisering van het administratieve proces, denk aan:
- Facturen alleen nog digitaal ontvangen en automatisch inlezen in het administratieve systeem.
- Ontvangsten automatisch laten afboeken.
- Omzetgegevens automatisch koppelen aan de boekhouding.
- Betalingen laten klaarzetten door het administratieve systeem.
Voor een efficiëntere administratie, denk aan:
- Eenmaal per week een vast tijdsblok reserveren voor het verwerken van de administratie.
Tips voor een betere bedrijfskundige praktijkvoering:
- Maandelijks de omzetcijfers inzichtelijk maken en beoordelen.
- Maandelijks de kosten – zoals kosten verbruiksmaterialen – inzichtelijk maken en beoordelen.
Door deze tips toe te passen zul je de financiële administratie als een zegen gaan ervaren – in plaats van een last – en zodoende gerichter kunnen sturen op het verbeteren van de praktijk.
Door: Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Voor objectieve praktijkanalyses, intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor praktijkhouders en -managers.
