Aivory praktijksysteem: verslag en acties klaar als de patiënt opstaat
Ties Verberne en Sara de Jong bouwden Aivory, een nieuw praktijksysteem uit Enschede. Agenda, dossier, facturatie en declareren in één, met AI die meeschrijft in de stoel en acties klaarzet. Veel praktijken stellen overstappen jaren uit. Ties vertelt over wat de software doet, en hoe je overstapt.
Jullie bouwden een nieuw praktijksysteem. Wat is Aivory, en wat merkt een tandarts daarvan in de stoel?
“Een compleet praktijksysteem. Agenda, dossier, behandelplan, facturatie, declareren, patiëntportaal. We hebben het vanaf nul gebouwd, in Enschede. Het verschil merk je in de stoel. De behandelaar spreekt tijdens de controle de bevindingen uit. Als de patiënt uit de stoel komt, staat het conceptverslag er, en staan er acties klaar ter goedkeuring. Een verwijsbrief, een PPS-score, een vervolgafspraak. Op basis van wat je hebt uitgesproken. Jij kijkt of het klopt. De genoemde behandelingen neem je over in het behandelplan. De assistente hoeft niet mee te typen en kan de volgende patiënt klaarzetten. Vanuit dat plan maak je de begroting. Het is geen dictaat dat je later in een ander pakket plakt. Het landt in het dossier.
Mijn vader is tandtechnicus, dus de mondzorg was thuis altijd dichtbij. Dat ik er zelf in zou werken had ik niet verwacht. In september 2025 zijn Sara de Jong en ik begonnen. Wat we van praktijken hoorden was steeds hetzelfde. Het pakket doet wat het twintig jaar geleden ook deed, en ’s avonds zitten er nog verslagen te wachten.”
Tandartsen zijn sceptisch over AI-beloftes. Wat doet de AI, en wie blijft verantwoordelijk?
“Aivory stelt geen diagnose en doet niets met röntgenfoto’s. Het verslag hoort op te schrijven wat je uitspreekt. De acties die klaarstaan keur je zelf goed, of je zet ze weg. Het maakt fouten: een verkeerd elementnummer, of een verspreking die letterlijk wordt overgenomen. De verantwoordelijkheid voor het dossier blijft bij de behandelaar. Het is goed om de tekst even na te lezen en te checken op juistheid.
Vertel je patiënten dat je inspreekt en dat software dat omzet in tekst, en neem het op in je privacyverklaring. Dat regel je vóór je het spraakverslag in de stoel gebruikt.”
Waar zijn praktijken bang voor bij een overstap, en is die angst terecht?
“Ben ik mijn data kwijt? Dat is bijna altijd de eerste vraag. Meteen daarna: moeten we dagen dicht? De derde vraag gaat vaak over hoe snel het team went aan het werken met Aivory.
Die data is niet spannend meer. We hebben al genoeg succesvolle migraties gedaan, dus de scripts staan. Alles komt uit de export. Agenda, dossiers, röntgenfoto’s. Dat is standaard. De uitdraai houden we tot de overstap klaar is. Staat er iets niet goed, dan zetten we het daaruit alsnog goed.
De praktijk hoeft niet dicht. We migreren buiten werktijd, op de dag die voor de praktijk uitkomt. De stoelen lopen door. Op de eerste werkdag is er iemand van ons op locatie.
De derde angst gaat over het team. Wat we nu in de praktijk zien: heel veel teams zijn na een week gewend. Hoe snel, hangt een beetje af van het systeem waar ze vandaan komen.
Tussen het akkoord voor start met Aivory en de eerste werkdag zitten meestal een paar weken tot een paar maanden. Sneller kan, als je agenda het toelaat. In die weken trainen we het team. De migratie is een vast bedrag per bronsysteem. Dat staat in de offerte, dus je kent het vóór je tekent.”
Waar staat mijn data, en kan ik later ook weer bij jullie weg?
“Veiligheid hebben we vanaf dag één serieus genomen. We zijn meteen met ISO 27001 en NEN 7510 begonnen, nog voordat de eerste praktijk live ging. In februari 2026 zijn we gecertificeerd door Brand Compliance, voor ISO 27001:2022 en NEN 7510:2024. Dat certificaat kun je bij ons opvragen.
Je dossiers, agenda en documenten staan binnen de EU. De database met dossiers en agenda staat in Nederland, bij een Nederlandse hostingpartij die er dagelijks versleutelde back-ups van maakt in een tweede datacenter.
Vertrek je, dan krijg je een export van je gegevens mee. Dat staat bij ons op papier.”
Demo-omgeving met fictieve gegevens: tandenkaart, dictatie en AI-verslag ter goedkeuring
Klik hier voor een vergrote afbeelding
Wat raad je een praktijkhouder aan die twijfelt?
“Kom kijken hoe het in de stoel werkt. Jij spreekt in, jij leest na. Laat je team daarna een middag zelf klikken, geen presentatie. Vraag of je een praktijk mag zien die net is overgestapt; dat stemmen we af met die praktijk. Kies je overstapdatum ver weg van je drukste periode.
Houd een week bij hoeveel tijd je na de laatste patiënt nog werkt aan de administratie. Onderzoek van de KNMT en VvAA in 2018 liet zien dat dit uitkomt op zo’n tien uur per week, per tandarts. Je eigen lijstje zegt meer.
Bij ons past het jaarbedrag op één A4, inclusief de overstap. € 150 per behandelstoel per maand, jaarlijks gefactureerd, exclusief btw. Werkplekken en gebruikers tellen we niet. Agenda, dossier, behandelplan, facturatie, declareren, patiëntportaal, support, updates en het spraakverslag zijn inbegrepen. De rekenkosten van de AI en WhatsApp-berichten rekenen we per gebruik af; wat dat per maand is, staat in de offerte. Het bedrag voor de overstap hangt af van je huidige systeem en staat er ook in.”
Over Aivory
Aivory is een onafhankelijk softwarebedrijf uit Enschede, in 2025 opgericht door Ties Verberne en Sara de Jong. Agenda, dossier, behandelplan, facturatie en declareren zitten in één systeem, gebouwd vanaf nul, met AI die meeschrijft in het dossier en acties klaarzet ter goedkeuring. De behandelaar keurt goed. Aivory werkt voor zelfstandige praktijken en groepspraktijken en is gecertificeerd voor ISO 27001:2022 en NEN 7510:2024.
Ties Verberne en Sara de Jong, oprichters van Aivor
Website: aivory.nl
E-mail: ties@aivory.nl
Wil je het in de stoel zien werken? Mail ties@aivory.nl of plan een demo op aivory.nl/demo
