Data - computer

Praktische tips voor informatiebeveiliging – Back-ups

In mei 2018 gaat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in, waarmee de regels rond de bescherming van persoonsgegevens worden aangescherpt. In de praktijk blijkt dat informatiebeveiliging voor 80% te maken heeft met mensen en organisatie.

Dit is deel 2 van een reeks van artikelen over dit onderwerp met praktische, laagdrempelige tips voor meer bewustwording over informatiebeveiliging in de tandartspraktijk. Dit tweede artikel gaat in op het onderwerp van back-ups.

Bewustwording

In mei 2018 gaat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in, waarmee de regels rond de bescherming van persoonsgegevens worden aangescherpt. De verordening eist dat praktijken organisatorische en technische maatregelen moeten hebben genomen om aan deze regels te voldoen. In de praktijk blijkt dat informatiebeveiliging voor 80% te maken heeft met mensen en organisatie. Oftewel, de bewustwording binnen het team om veilig te werken is van grote invloed op goede informatiebeveiliging.

Stappen

Globaal doorloopt iedere tandarts / praktijkhouder de volgende stappen in het proces naar een goede informatiebeveiliging.

  • Stap 1: Vergroten bewustwording praktijkhouder
  • Stap 2: Inventariseren huidige risico’s en ‘lekken’
  • Stap 3: Vergroten bewustwording team
  • Stap 4: Invoeren (en naleven) van technische en organisatorische maatregelen
  • Stap 5: Controle op naleving van de maatregelen

De eerste stap rondom de bewustwording is direct de belangrijkste in het geheel. Naast de investering in het voorvoeren van diverse technische en organisatorische maatregelen is een goede informatiebeveiliging gebaat bij een goede naleving ervan. En aangezien het hele team binnen de tandartsenpraktijk in aanraking komt met patiëntengegevens, vraagt dit dus om bewustwording van alle medewerkers. Iets wat vanuit de praktijkhouder (als leider) moet worden ‘aangejaagd’.

5 Praktische tips rondom back-ups

Onderstaande tips gaan in op het hebben en uitvoeren van back-ups. Binnen data zijn (persoons)gegevens opgeslagen. Globaal is bijbehorend risico dat de gegevens verloren gaan, gestolen worden of op straat komen te liggen. Wat kan betekenen dat de praktijk niet kan doordraaien of er sprake is van een datalek.

Tip 1: Toepassing van de ‘3 – 2 – 1 strategie’ voor back-ups

Een 3 – 2 – 1 back-up strategie betekent het volgende: Er zijn tenminste 3 back-ups, waarvan 2 lokaal maar op verschillende mediums, en tenminste 1 back-up staat offsite. De volgende drie back-ups zijn hier een voorbeeld van:

  1. Op locatie
    Bijvoorbeeld een back-up, die opgeslagen is op een back-up station in de praktijk. Dit is een online opslag.
  2. Remote locatie
    Bijvoorbeeld opslag van de back-up in een cloud oplossing. Dit is eveneens online.
  3. Offline
    Bijvoorbeeld de back-up op een fysieke harde schijf, die afgesloten is van het internet.

Er is geen perfect back-up systeem, maar deze strategie is zeer volledig en een goede start voor de meeste organisaties. Rekening houdend met de diverse accidenten en calamiteiten, die zich kunnen voordoen.

Tip 2: Versleutelde back-ups

Met het versleutelen van alle data op een back-up is het risico van een datalek bijna volledig gereduceerd. Indien een versleutelde back-up namelijk op straat komt te liggen, kunnen de gegevens niet gelezen en misbruikt worden. Er is dan ook geen sprake van een datalek.

Tip 3: Veilige opslag van back-ups

Een back-up moet zorgen voor continuïteit voor de praktijk, indien zich bijvoorbeeld een crash van de server voordoet. Echter, deze extra opslag moet uiteraard wel veilig worden opgeslagen om een datalek te voorkomen. Indien de back versleuteld is, is dit risico nihil. Echter, niet-versleutelde back-ups dienen te allen tijde veilig te worden opgeslagen. Bijvoorbeeld in een gesloten kluis (in geval van een fysieke back-up) of in een veilige cloud oplossing.

Tip 4: Juiste frequentie van back-ups

Bij voorkeur wordt dagelijks een back-up uitgevoerd. Een back-up kan zelf ook verloren raken, waardoor de continuïteit van de praktijk in direct gevaar is. Daarom is het wenselijk ook altijd een back-up van de back-up te hebben. Om deze reden is het niet wenselijk de dagelijkse back-up direct de volgende dag te overschrijven. Er wordt bij voorkeur een back-up schema opgezet, waarbij er voor alle weekdagen een back-up wordt gemaakt. En er eenmaal per week een volledige back-up wordt gemaakt. Bij een volledige back-up worden alle data volledig opgeslagen op de back-up. Daar tegenover staat een incrementele back-up, waarop alleen de aanpassingen en aanvullingen worden opgeslagen op de back-up. Deze laatste vraagt minder opslagruimte en -duur. Echter, er zijn vele keuzes te maken in het back-up schema, die dus voornamelijk worden bepaald door de beschikbare opslag ruimte en de back-up snelheid.

Tip 5: Testen van het terugzetten

Het maken van een back-up is primair bedoeld om de continuïteit van de praktijk te waarborgen. Deze waarborg vraagt niet alleen om te testen of de back-up zelf succesvol is uitgevoerd, maar ook om periodiek het terugzetten van een back-up te testen. Het back-up medium kan namelijk beschadig raken of data kan ‘corrupted’ raken. Dit is data met onbedoelde fouten erin die zijn opgetreden tijdens het overschrijven of opslaan ervan. Advies is bijvoorbeeld jaarlijks de ‘restore procedure’ te testen. In geval het worst case scenario zich daadwerkelijk voordoet, wil je als praktijk alle garantie hebben, dat de ingerichte back-up procedure ook daadwerkelijk werkt. Dit weet je alleen door het ook volledig – inclusief de ‘restore procedure’ – te testen.

Tot slot

Met dit artikel is beoogd de bewustwording te vergroten rondom het onderwerp van back-ups. Het beschreven stappenplan geeft duidelijk aan, dat een grotere bewustwording binnen het gehele team moet gelden. Maar dat dit altijd begint met de leidende rol van de praktijkhouder als ‘aanjager’ van meer bewustwording.

Dit artikel is ontstaan uit een samenwerking tussen Karel Keers (Keers Applied Electronics) en Sjoerd Kuiken (Kuiken Praktijkmanagement).

Lees ook: Praktisch tips voor informatiebeveiliging in de praktijk

Lees meer over: E-health, ICT, Kennis
Tuchtrecht tandarts schiet te kort in orthodontische zorg

Tuchtrecht: tandarts schiet te kort in orthodontische zorg

Het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg te Den Haag heeft uitspraak gedaan in een zaak over een tandarts die te kort is geschoten in het voorzien van orthodontische zorg aan een patiënt. De klacht bleek gegrond en de tandarts heeft de maatregel van berisping gekregen.

Situatie

Op 25 januari 2010 ging de patiënt bij de tandarts langs omdat haar tanden scheef stonden en elkaar overlapten, en ze graag een recht gebit wilde. Het bleek dat dit kwam door een gebrek aan ruimte in de boven- en onderkaak. Daarnaast werden cariës en ontstoken tandvlees geconstateerd. De tandarts suggereerde om het probleem op te lossen met een spalk en een nachtbeugel. Deze werd op 11 maart door de tandarts aangebracht, waarvoor ook een kostenbegroting werd opgesteld.

De patiënt was niet zeker over de progressie van haar gebit, en raadpleegde daarom twee orthodontisten in februari 2012. Haar boventanden waren alleen maar verder naar elkaar toe gaan staan. De tweede orthodontist suggereerde om een of twee kiezen te verwijderen en een beugel met intermaxilaire correctieveren te plaatsen. Hier kon echter geen definitief oordeel over worden gegeven, aangezien er geen documentatie van het begin van de orthodontische behandeling beschikbaar was. Het was echter wel zeker duidelijk dat de tandarts, over wie de aanklacht is ingediend, onvoldoende rekening heeft gehouden met het horizontale probleem, waardoor nu een ernstige afwijking was ontstaan. Na dit consult is de patiënt nog vijf keer bij de tandarts terug geweest, maar hier kwam niks goeds uit. Sinds 24 januari 2013 is de patiënt in behandeling bij een van de orthodontisten.

Klacht

De klacht die de patiënt heeft ingediend betreft het feit dat met de toegepaste behandeling tekort is geschoten in de zorg die had moeten worden gegeven. De orthodontiebehandeling duurde te lang en behaalde niet het beoogde eindresultaat. In plaats van het krijgen van een mooi en recht gebit heeft de patiënt een ernstig aangetast gebit met cariës overgehouden aan de behandeling. Daarnaast was de nazorg onvoldoende; er kon voor een lange tijd geen contact worden opgenomen om een afspraak te maken. Ook was de tandarts überhaupt niet bekwaam om het werk van een orthodontist over te nemen, terwijl dit wel is gedaan. Tenslotte zijn de kosten die in rekening zijn gebracht te hoog, zeker gezien het feit dat het bedoelde eindresultaat niet is behaald.

Beoordeling

Het college volgt de orthodontist in het bevinden dat de behandeling ongeschikt was voor de problemen van de patiënt. Daarnaast konden voor een te lange tijd geen vervolgafspraken worden gemaakt, waardoor de schade niet op tijd kon worden geconstateerd. Verder heeft tandarts niet duidelijk gemaakt naar de patiënt toe dat deze niet bekwaam was als orthodontist. Het college heeft daarom besloten dat alle klachten gegrond zijn.

Uitspraak

De aan de tandarts verweten gedragingen zijn van ernstige aard en vragen daarom om een passende maatregel. Aangezien de problemen plaatsvonden voordat het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg te Amsterdam hier een uitspraak over had gedaan wordt in dit geval volstaan met een berisping.

Bron:
Overheid.nl

Lees meer over: Ondernemen, Tuchtrecht, Wet- en regelgeving
Uitzending RTL Z Doe maar duurzaam over procesverloop tandtechniek

Uitzending RTL Z Doe maar duurzaam over procesverloop tandtechniek

Alles over het procesverloop rondom tandtechniek is zondag 18 februari te zien in de uitzending medische innovaties van Doe maar duurzaam. Torsten Schwafert, Jacqueline Koster en Patrick Oosterwijk van Elysee Dental zijn dan aan het woord.

State-of-the-art oplossing voor iedere individuele patiënt

Met de ruime keuze die er is op het gebied van tandtechniek heeft de tandarts de mogelijkheid om de juiste zorg voor elke individuele patiënt te bieden. Hierbij is het belangrijk dat de tandarts ondersteunt wordt door een tandtechnische partner die de mogelijkheden, kennis én capaciteit heeft om state-of-the-art producten en oplossingen te leveren. Zowel de patiënt als de tandarts dienen in dit proces centraal te staan. In de uitzending van Doe maar duurzaam vertellen Torsten Schwafert, Jacqueline Koster en Patrick Oosterwijk hoe dit proces eruit ziet.

Doe maar duurzaam

Doe maar duurzaam is een informatief RTL Z-programma over diverse ontwikkelingen en innovaties binnen de duurzaamheidsbranche. Dit kan variëren van Energie tot Duurzaam Ondernemen en van Milieu tot Bouw. Doe Maar Duurzaam is het totaalplaatje van verschillende duurzaamheidsaspecten om mensen bewust te maken.

Uitzending Doe maar duurzaam bij RTL Z: Zondag 18 februari 17.00 uur

De herhaling is te zien op maandag 19 februari om 7.30 uur, woensdag 21 februari om 10.30 uur, Vrijdag 23 februari om 13.05 uur en zaterdag 24 februari om 16.30 uur.

Lees meer over: Duurzaamheid, Ondernemen, Restauratie, Tandprothese | techniek, Thema A-Z
Waarom je geen functioneringsgesprekken moet doen

Waarom je geen functioneringsgesprekken moet doen

Uit ervaring blijkt dat bij veel functioneringsgesprekken de nadruk ligt op de uitvoering en te weinig op het resultaat van het gesprek. Is een functioneringsgesprek eigenlijk wel de juiste vorm? Want één keer per jaar een bloemetje meenemen op je trouwdag maakt ook nog geen goed huwelijk. Welke kenmerken leiden tot effectieve gespreksvoering met het personeel?

In steeds meer praktijken worden jaarlijks functioneringsgesprekken gevoerd. Uit ervaring blijkt, dat het heel lastig is deze gesprekken effectief te laten zijn. Dit blijkt vaak al uit het feit, dat het gebruikelijk is deze gesprekken standaard eenmaal per jaar te houden. Waarbij er veel aandacht uitgaat naar de vorm van het gesprek, de te bespreken onderwerpen en de verslaglegging. Oftewel, de nadruk ligt nog steeds heel erg op de uitvoering en (naar mijn mening) te weinig op het resultaat van het gesprek. Ook wordt het houden van functioneringsgesprekken in veel tandartspraktijken nog te vaak als verplicht af te werken exercitie gezien. En te weinig als effectief middel ter verbetering van de praktijk, het team en de medewerkers. In dit artikel wordt besproken welke kenmerken leiden tot effectieve gespreksvoering met het personeel.

Doe geen functioneringsgesprekken

Veelal is de opzet binnen tandartspraktijken, dat er eenmaal per jaar een functioneringsgesprek wordt gevoerd. De volgende nadelen zie ik vaak terugkomen in dergelijke gesprekken als gevolg van een verkeerde uitvoering:

  1. Er wordt te veel teruggekeken.
    Tijdens gesprekken wordt er heel veel teruggekeken naar wat er veelal niet goed ging. Echter, het doel van het gesprek is toch vooral om vertrouwen uit te spreken en waar nodig aan te zetten tot verdere verbeteringen. Advies is dan ook tijdens het gesprek toch vooral samen vooruit te kijken.
  1. Het gesprek is eenrichtingsverkeer.
    Het gesprek moet tweezijdig worden gevoerd. Dit houdt in dat zowel de medewerker als de tandarts / praktijkhouder de gelegenheid moeten krijgen zich te uiten. Leidraad voor het gesprek is dat beiden ongeveer de helft van de tijd aan het woord zijn.
  1. Er worden geen actiepunten, verbeterpunten of afspraken vastgelegd.
    Het gesprek moet gericht zijn op de toekomst, op ontwikkeling en op wederzijdse afspraken. Dit vraagt om concrete acties en afspraken. Een gesprek is dan ook niet klaar zolang er geen concrete acties en afspraken zijn geformuleerd.
  1. De vervolg gesprekken (vanaf het tweede jaar) kennen een herhalend patroon.
    Vaak worden de functioneringsgesprekken als losse moment opnamen gezien, waardoor er bij de vervolg gesprekken een herhalend patroon optreedt. Advies is deze gesprekken veel meer te zien als onderdeel van een proces.

Alternatief voor functioneringsgesprekken

Zorg wordt geleverd door mensen. Dit betekent automatisch, dat de grootste uitdaging voor de tandarts / praktijkhouder is om de goede medewerkers te behouden. Dit kan door ze veel ruimte te geven en doorgroeimogelijkheden te bieden. Om onder andere hierop beter op in te spelen gaan of hebben meerdere organisaties de personeelsgesprekken in een andere opzet ‘gegoten’. En wel omdat de eerdere gesprekken niets meer waren dan een achteruitkijkspiegel, terwijl er juist behoefte is aan vooruitkijken in deze snel veranderende wereld. Het jaarlijkse functioneringsgesprek voldoet daar niet meer aan: “Eén keer per jaar een bloemetje meenemen op je trouwdag maakt nog geen goed huwelijk.”. Maar hoe ziet het alternatief er dan uit?

Wat veel beter werkt is om doorlopend in gesprek te zijn met werknemers. Dit creëert een goede arbeidsrelatie, waardoor ook de praktijk beter gaat presteren. Dit vraagt enerzijds om een tandarts / praktijkhouder die vooral flexibel omgaat met de personeelsgesprekken. Veel in gesprek zijn en de intensiteit verhogen, indien daar behoefte of noodzaak voor is. En daarnaast wordt er steeds meer gekozen voor een vorm, waarbij medewerkers elkaar beoordelen. Bijvoorbeeld via 360° feedback.

Wat is 360° feedback?

De vorm van 360° feedback is erop gericht om medewerkers zichzelf feedback te laten geven. In plaats van te oordelen over medewerkers kun je hen beter over zichzelf laten oordelen. Dat is namelijk veel leerzamer. Als er een sfeer van groot onderling vertrouwen heerst, is zelfkritiek meestal ook zinniger. De tandarts / praktijkhouder moet dus ook toewerken naar onderling vertrouwen met zijn team.

Daarnaast wordt binnen de 360° feedback vorm ook feedback van directe collega’s gevraagd. Het gaat dan om collega’s die de medewerker goed kennen. Aangevuld met feedback van de direct leidinggevende (veelal de tandarts / praktijkhouder zelf). Deze laatste is ook diegene die de input van alle feedback gevers verzameld en dit gebruikt in het gesprek met de medewerker.

Proactief en betrokken

In tegenstelling tot de vaste structuur van het jaarlijkse functioneringsgesprek neem je als tandarts / praktijkhouder veel meer verantwoordelijk om permanent te streven naar een goede arbeidsrelatie met betrokken en enthousiast personeel. Maar dat niet alleen. Door de 360° feedback krijgt de medewerker ook veel meer verantwoordelijkheid hierin, doordat hij actief wordt betrokken.

Dit kan betekenen – als daar behoefte en noodzaak toe is – dat de tandarts / praktijkhouder elke twee maanden een gesprek heeft met een medewerker, welke overigens helemaal niet lang hoeven te duren. Het gaat ten slotte niet om het gesprek zelf, maar vooral om hetgeen ermee wordt bereikt.

Tot slot

In vergelijking met het jaarlijkse functioneringsgesprek lijkt er met deze vorm ineens heel veel meer gevraagd te worden van de tandarts / praktijkhouder. Dit lijkt zo, maar is niet de bedoeling. Met de 360° feedback vorm wordt de medewerker gestimuleerd meer verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen functioneren en de eigen tevredenheid binnen de praktijk. De tandarts / praktijkhouder faciliteert dit proces. Voorwaarde is een groot onderling vertrouwen. Dit alles draagt bij aan het succes van het team en de medewerkerstevredenheid, waardoor eventuele problemen ook veel meer pro-actief kunnen worden aangepakt.

Door: Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, zodat kennis én praktische oplossingen op een laagdrempelige manier beschikbaar worden gesteld voor praktijken. In de Toolkit is onder andere een 360° feedback voorbeeld formulier opgenomen voor.

Lees meer over: Kennis, Personeel
6 eenvoudige stappen om je praktijkvoering te verbeteren

6 eenvoudige stappen om je praktijkvoering te verbeteren

“Als je niet weet waar je naar toe wilt, dan doet de richting er ook niet toe”, zei de kat in het beroemde verhaal van Alice in Wonderland. Als medewerkers niet weten waar je naar toe wilt, weten ze ook niet hoe ze er moeten komen. Lees de 6 tips voor verbetering van de praktijkvoering.

 1. Creëer een doel

“Als je niet weet waar je naar toe wilt, dan doet de richting er ook niet toe”, zei de kat in het beroemde verhaal van Alice in Wonderland. Het ligt enorm voor de hand dat als jouw medewerkers niet weten waar je naar toe wilt, ze ook niet weten hoe ze er moeten komen. Natuurlijk is dat voor een tandartspraktijk verantwoorde en goede zorg. Uit onze ervaring met praktijkscans blijkt dat medewerkers zelden weten wat de praktijkhouder dit jaar wil bereiken, zelfs als de praktijkhouder zich bijvoorbeeld heeft voorgenomen om Gewoon Gaaf te implementeren. Je kunt als tandarts niet duidelijk genoeg zijn over wat je doel voor dit jaar is. Dat geldt overigens ook voor het werken aan de stoel. Een jaar lang extra energie steken in ergonomisch en écht 4-handed werken, kan je tientallen jaren werkplezier en fitheid opleveren.

2. Check je communicatie

Gebrek aan communicatie is de meest gehoorde klacht bij medewerkers van praktijken. Onduidelijkheid is iets waar het team veel last van heeft. Dat leidt vaak tot geroddel en onzekerheid. Beide hebben een enorm negatieve impact op de sfeer en werkplezier en uiteindelijk ook op het werkplezier van de praktijkhouder! De eerste stap om de communicatie te evalueren is door te kijken naar de frequentie en duur van de overleggen.

Een goed overleg hoeft niet per se een uur te duren. Belangrijk is dat je kijkt welke onderwerpen op welk moment besproken moeten worden. Naast de gebruikelijke functionerings- en beoordelingsgesprekken, heeft vooral de dagstart een enorm positieve bijdrage aan goede interne communicatie.

3. Doe een dagstart

De dagstart houdt in dat je als praktijk ’s ochtend vóór de patiëntenbehandeling de dag doorneemt. De dagstart is geen koffiemoment of klaagzang, maar juist een positief moment, waarbij je leert van de dingen van de dag ervoor en gezamenlijk kijkt naar vandaag. In grotere praktijken is het bijvoorbeeld handig om hierin te benoemen als er een gat in de agenda is ontstaan. Wanneer iedereen hiervan op de hoogte is, dan kunnen ook andere tandartsen kijken of ze kunnen helpen bij het opvullen van dat gat met dringende behandelingen die uit het periodiek mondonderzoek naar voren komen.

Ook in kleinere praktijken is het fijn als ieder teamlid weet dat er een vast moment is, waarop ze iets kwijt kunnen aan het hele team in één keer. Zo voorkom je dat het koffiezetapparaat het centrale nieuws uitwisselingpunt wordt.

4. Meten is weten, waar wil je op sturen?

Als je een doel hebt waar je op wil sturen, dan is het ook mooi als het team weet hoe het er voor staat. Stel dat je meer patiënten bij de preventie assistente wilt laten afspreken zodat je het aantal mensen met nieuwe cariës terug wilt dringen, dan kan het handig zijn om het aantal preventieafspraken en het aantal vullingen bij jonge patiënten vast te leggen. Door dit maandelijks te delen met het team, ziet iedereen ook of het daadwerkelijk lukt om meer met preventie aan de slag te gaan. Als het goed is resulteert dit op iets langere termijn in een dalende hoeveelheid restauraties bij de jeugd.

5. Motiveer je team en blijf ze trainen

Alle bovenstaande punten dragen al bij aan een beter gemotiveerd team. Uit onderzoek van de Gallup Organisatie, een Amerikaans onderzoeksbureau, is 20% van de mensen niet echt verbonden met zijn werk. Uit ons eigen onderzoek gebaseerd op de Gallup methode blijkt dat het grootste gemis in de complimenten ligt. Wij vinden overigens geen verschil bij medewerkers met vrouwelijke of mannelijke praktijkhouders.

6. Kijk naar de structuur van je agenda

Een goede planning kan je dag maken of breken. Veel onverwachtse behandelingen zijn stressvol en veroorzaken onrust voor de praktijk. Natuurlijk kun je niet alle onverwachte zaken vermijden, maar met een structuur in de dag zou je die wel makkelijker aan moeten kunnen.

Een blokplanning betekent zoveel dat je structureel tijd reserveert voor een type behandeling. Een spoed geval hier een goed voorbeeld van. Als je ervoor zorgt dat je iedere dag 30 minuten openhoudt, dan kan de receptie de spoedgevallen ’s morgens makkelijker kwijt. Als er om 10.00 uur nog steeds niemand zich heeft aangemeld, dan wordt de tijd vrijgegeven en kan de bellijst gebruikt worden. In de praktijk blijkt dat het spoedblok zelden of nooit onbenut blijft.

Voor mondhygiënisten is een blokagenda ook ideaal. Door de aard van de behandelingen zitten mondhygiënisten vaak al voor de komende 6 maanden vol. De patiënt is namelijk geneigd om de recall meteen in te plannen. Op het moment dat een nieuwe patiënt voor een initiële behandeling komt, is hiervoor op korte termijn zelden plaats. Een blok van bijvoorbeeld één uur per week voor initiële behandelingen kan dat ontlasten. En als dat blok een week vantevoren niet vol is, dan wordt die vrijgegeven voor de eerstvolgende die zijn afspraak wil wijzigen.

Door: Alexander Tolmeijer, Dentiva en mede-auteur van het boek Communicatie in de tandartspraktijk

 

Lees meer over: Management, Ondernemen
kluis - veiligheid

Praktische tips voor informatiebeveiliging in de praktijk

In mei 2018 gaat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in, waarmee de regels rond de bescherming van persoonsgegevens worden aangescherpt. De verordening eist dat praktijken organisatorische en technische maatregelen moeten hebben genomen om aan deze regels te voldoen. In de praktijk blijkt dat informatiebeveiliging voor 80% te maken heeft met mensen en organisatie: bewustwording binnen het team om veilig te werken. Juist daarom worden in dit artikel vooral praktische, laagdrempelige tips gegeven voor meer bewustwording waarmee elke praktijk direct aan de slag kan gaan.

Voorkomen is beter dan genezen

Uit ervaring blijkt, dat de praktijken die eerder schade hebben opgelopen hun ICT maatregelen het beste hebben doorgevoerd. De schade van een crash, van het verlies van data of ‘ransom ware’ kunnen namelijk grote vormen aannemen. Als men dit een keer heeft meegemaakt, dan is de bewustwording groot om vervolgens vergevorderde en adequate maatregelen te nemen. Echter, praktijken die een dergelijke schade nooit hebben ervaren, zien lang niet altijd de noodzaak om maatregelen rondom informatiebeveiliging te nemen. Laat staan, dat zij er de financiële middelen voor willen vrijmaken. Maar ook hier geldt – net als voor het verlenen van tandheelkundige zorg: ‘voorkomen is beter dan genezen’.

Je weet niet wat je niet weet!

De reden voor een lage bewustwording op dit onderwerp is, dat praktijkhouders vaak denken dat alles goed geregeld is zolang er niks mis gaat. Iedere persoon en elke organisatie loopt echter continu een risico. Bijvoorbeeld misbruik of diefstal van persoonsgegevens, hacking of ‘ransom ware’. Zolang het gevaar of de crimineel niet bij jezelf toeslaat, lijkt het alsof alles veilig is. Je weet alleen niet, dat de risico’s soms heel dichtbij zijn.

5 Praktische tips om risico’s te verminderen

  1. Risico: Systemen zijn niet up-to-date

    Computer systemen worden permanent verder beveiligd door de leveranciers. Echter, zij lopen altijd achter de feiten. Een gat in de computer beveiliging kan namelijk pas ‘gedicht’ worden, nadat deze ontdekt is. Vervolgens worden updates aangeboden aan alle gebruikers, zodat de beveiliging van alle systemen kan worden bijgewerkt. Daarom is het belangrijk, dat frequent updates worden uitgevoerd op de systemen. Advies is met een vaste frequentie (bijvoorbeeld maandelijks) de updates door te voeren.

  1. Risico: Diefstal of misbruik van de UZI-pas

    De UZI-pas is een elektronisch paspoort. Als houder van een UZI-pas is de praktijk verplicht de pas te beschermen tegen beschadiging, verlies of diefstal. Criminelen kunnen met de UZI pas eenvoudig diverse vormen van fraude plegen. De praktijk dient de volgende tips in acht te nemen:

    • Laat de UZI-pas niet onbeheerd in de kaartlezer zitten (of plaats de kaartlezer in een afgesloten kast).
    • Bewaar de UZI-pas op een veilige plek (door deze in ieder geval einde dag uit de kaartlezer te halen).
    • Houd de pincode geheim (en laat deze dus niet bij de balie of bij de pas liggen). Of wijzig de pincode in een voor u makkelijk te onthouden combinatie.Aangezien in bovenstaande tips veel menselijke handelingen worden gevraagd, is een mogelijke verbetering de toegang en het gebruik van de UZI-pas te automatiseren. Deze geautomatiseerde oplossing is erop gericht de kaartlezer in het computersysteem beschikbaar te stellen, waarbij de toegang tot de pas einde dag automatisch wordt geblokkeerd.
  1. Risico: Vecozo certificaat wordt gestolen

    Ook het Vecozo certificaat – wat een software bestand is – stelt criminelen in staat om diverse vormen van fraude te plegen. In veel praktijken is dit certificaat echter eenvoudig te vinden. Bijvoorbeeld omdat deze nog is opgeslagen op het bureaublad van de balie computer of in de map ‘downloads’. Zodra criminelen toegang hebben tot het netwerk van de praktijk, hebben zij in dat geval ook direct de beschikking over het certificaat. Een mogelijkheid is het certificaat altijd extern op een veilige plek te bewaren.

  2. Risico: Wachtwoorden komen in verkeerde handen

    Toegang tot de computersystemen is veelal afgegrendeld met een wachtwoord. De sterkte van het wachtwoord bepaalt de sterkte van de beveiliging. Echter, een wachtwoord onthouden en invoeren levert altijd veel ongemak, waardoor snel voor eenvoudige wachtwoorden wordt gekozen. Een mogelijk verbetering is gebruik te gaan maken van een wachtwoord manager. Dit is een (veelal gratis) online dienst, die alle wachtwoorden bijhoudt van de sites die worden gebruikt in de praktijk. Deze wachtwoorden worden bewaard in een digitale kluis. U hoeft alleen het ene wachtwoord van de kluis te onthouden en kunt zodoende alle websites afschermen met een sterk gekozen wachtwoord. Voorbeelden zijn ‘Lastpass’, ‘Onepassword’ of ‘Keepass’.

  3. Risico: ID’s worden gestolen

    Het stelen van iemands ID kan resulteren in identiteitsfraude. In sommige praktijken wordt bij inschrijving van nieuwe patiënten het ID gekopieerd en in het patiëntendossier opgeslagen. Dit is echter niet toegestaan. Ook de ID’s van medewerkers worden vaak gekopieerd en opgeslagen in het netwerk van de praktijk. Een optie is om het kopie ID onbruikbaar te maken voor criminele activiteiten. Bijvoorbeeld door er met pen de volgende tekst overheen te schrijven ”Dit kopie is alleen bedoeld voor identificatie van de medewerkers van praktijk X”.

Tot slot

Doel is het vergroten van de bewustwording door de risico’s in kaart te brengen – je weet niet wat je niet weet – en direct praktische tips hieraan toe te voegen, zodat praktijkhouders en hun team hier direct mee aan de slag kunnen gaan. Uiteindelijk staan deze risico’s en bijbehorende maatregelen bijna nooit op zich, maar zal een praktijk moeten streven naar een veilige omgeving. Net als dat je thuis ook niet de voordeur met drie zware sloten vergrendeld, terwijl je het raam laat openstaan met de laptop zichtbaar op de keukentafel.

Auteurs

Dit artikel is ontstaan uit een samenwerking tussen Karel Keers – Keers Applied Electronics – en Sjoerd Kuiken – Kuiken Praktijkmanagement.

 

Lees meer over: E-health, ICT, Kennis
Eerste hulp bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Functionaris Gegevensbescherming

Eerste hulp bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Functionaris Gegevensbescherming

Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe privacywetgeving in werking: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zorgaanbieders krijgen er veel verplichtingen bij om de privacy- en gegevensbescherming te bevorderen. Nieuw is bijvoorbeeld dat de AVG zorgaanbieders verplicht om een privacyboekhouding bij te houden, om aan te tonen dat de organisatie bewust met persoonsgegevens omgaat. Omdat privacy in de zorg van groot belang is, heeft de Nederlandse wetgever besloten om voor bepaalde zorgaanbieders al per 1 januari 2018 een functionaris voor gegevensbescherming (FG) verplicht te stellen.

Over welke privacyverplichtingen gaat het?

De AVG is erop gericht dat u duidelijk in kaart brengt welke verwerkingen u doet. Het idee hierbij is dat u zich bewust bent van de gegevensstromen en daardoor ook zorg kunt dragen voor de beveiliging en kwaliteit daarvan. Om die reden moet u straks een verwerkingsregister bijhouden, waarin u al uw gegevensstromen documenteert. Daarnaast moet u aan de hand van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nieuwe of risicovolle verwerkingen onderzoeken, zodat maatregelen getroffen kunnen worden om deze risico’s te verkleinen.

Datalek

Een aantal verplichtingen uit de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt weer terug in de AVG. Net als onder de Wbp bent u gehouden om een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daarbij moet u een datalekregister bijhouden met de voorgevallen datalekken, inclusief datalekken die u (weloverwogen) niet gemeld heeft. Het is dus van groot belang dat alle medewerkers binnen uw organisatie zich hiervan bewust zijn en weten wat zij moeten doen als er zich een datalek voordoet.

Overeenkomsten met verwerkers

Ook moet u nog steeds overeenkomsten sluiten met verwerkers (onder de huidige privacywetgeving bewerkers genoemd). Een verwerker is een derde die voor u persoonsgegevens verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan een administratiekantoor of ICT bedrijf. Voor deze verwerkersovereenkomsten gelden wel weer nieuwe eisen ten opzichte van de huidige bewerkersovereenkomsten. Laat de bestaande bewerkersovereenkomsten daarom ook nog eens goed nakijken. Heeft u deze overeenkomsten niet, dan moet u dat in de meeste gevallen alsnog regelen.

Verder is belangrijk dat u transparant maakt hoe u gehoor geeft aan deze privacyverplichtingen in een privacyreglement.

Funtionaris gegevensbescherming (FG)

In het ‘Besluit elektronisch gegevensverwerking door zorgaanbieders’ is sinds 1 januari 2018 de verplichting tot het aanstellen van een FG opgenomen voor:
1. De verantwoordelijke voor een elektronisch uitwisselingssysteem.
2. Zorgaanbieders die op grote schaal persoonsgegevens verwerken.

Wat bedoeld wordt met ‘op grote schaal’ is vooralsnog onduidelijk. De AP geeft eenpitters als voorbeeld van niet grootschalig en ziekenhuizen als voorbeeld van wel grootschalig. Daar tussen zit een heel groot grijs gebied waarvan onduidelijk is of in de praktijk een FG moet worden aangesteld.

Wanneer weet u of u wel of niet een FG moet hebben?

Hiervoor zult u uw organisatie en gegevensstromen onder de loep moeten nemen en zelf een afweging moeten maken over de noodzaak een FG aan te stellen.

Vanwege al deze nieuwe verplichtingen en regels is het van groot belang om privacy hoog op de agenda te hebben staan. De FG kan u helpen bij het inregelen van deze verplichtingen en om de juiste tools en documenten te verzamelen, maar met name de privacy- en gegevensbescherming te blijven waarborgen. Om deze reden kan het sowieso verstandig zijn om een FG aan te stellen.

Door: Lisanne Brouwer en Kitty ten BrasEldermans|Geerts – advocaten, zorgmakelaars en juridisch adviseurs

Gratis zorgseminar Privacy en de Functionaris Gegevensbescherming

Voor meer informatie nodigen wij u graag uit voor ons kennisseminar op 13 februari 2018. Tijdens dit seminar zullen wij u handvatten geven voor de implementatie van de AVG binnen uw organisatie en nader ingaan op de privacyregelingen en in het bijzonder op de nieuwe verplichtingen vanuit de AVG en de functie van de FG. Daarnaast is er natuurlijk gelegenheid voor vragen en discussie.  Aanmelden kan via Eldermans | Geerts 

 

Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving
zzp'ers in de mondzorg

Zzp’ers in de mondzorg aan het woord

Het aantal zelfstandigen zonder personeel in de mondzorg (zzp’ers) lijkt te zijn gegroeid, maar de onduidelijkheid over de regelgeving rond zzp’ers ook. Wat beweegt mondzorgprofessionals om toch als zzp’er aan de slag te gaan? dental INFO sprak met een aantal zzp’ers in de mondzorg.

Regelgeving zzp’ers

De laatste tijd is er onrust rondom de regelgeving met betrekking tot zzp’ers. De VAR-verklaring werd in de nieuwe wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) vervangen door een modelcontract. Vanwege alle onduidelijkheden werd deze wet echter niet gehandhaafd. In het regeerakkoord van het nieuwe kabinet is aangekondigd dat de wet DBA alweer vervangen gaat worden.

Nieuwsgierig naar de beweegredenen waarom professionals in de mondzorg een zzp-bestaan willen en wat hun ervaringen zijn, stelde dental INFO enkele vragen hierover aan een paar mondhygiënisten en tandartsen.

In loondienst én als zzp’er

Alexandra Faber is in 2014 afgestudeerd in Groningen als mondhygiënist. Ze woont en werkt in Utrecht en heeft zojuist haar eerste opdracht binnengekregen als zzp’er. Daarnaast heeft ze een vaste baan in een algemene tandheelkundige praktijk. In het verleden heeft ze in een vrijgevestigde mondhygiënepraktijk gewerkt.

Het voordeel van haar loondienstverband vindt ze de zekerheid. Je kan hierbij minder flexibel zijn, maar verder zijn haar ervaringen in loondienstverband goed. Toch heeft ze voor een zelfstandige onderneming gekozen, omdat ze graag tijdelijke opdrachten wil vervullen. Dat biedt namelijk veel afwisseling en uitdaging. “In mijn eerdere ervaringen met waarnemen sprak het mij erg aan dat je kort met een patiëntengroep aan de slag gaat en dus veel kunt leren en veranderen. Ik verwacht dat ik vooral zwangerschapsverlofwaarnemingen zal doen, maar ik kan ook invallen bij tijdelijke arbeidsongeschiktheid of overbruggingsperiodes als een praktijk even geen mondhygiënist in dienst heeft. Ik zou ook graag in de verschillende afdelingen van mijn vak willen werken. Zo lijkt het me ontzettend leuk om les te geven aan een hogeschool of op een MKA-afdeling te werken.”

Ze vindt het fijn om zelf de verantwoordelijkheid van een onderneming te dragen. Het is volgens haar ook logischer om als zelfstandige te werken, omdat je als mondhygiënist hebt geleerd zelfstandig met je patiënten te werken. Alexandra maakt zich geen zorgen over de DBA-regelgeving: “Ik werk met een modelovereenkomst en hou goed in de gaten wat de ontwikkelingen zijn.” Alexandra heeft geen ambitie om een vrije vestiging te starten, omdat ze graag nauw wil samenwerken met de tandarts.

“Bovendien neemt een eigen praktijk ontzettend veel werk met zich mee en dan zou ik minder flexibel zijn.”

 

Zzp’er na arbeidsconflict

Vera Casteleijn is afgestudeerd in 1980. Daarna is ze meteen in Amsterdam aan de slag gegaan als mondhygiënist in loondienst. Na enkele jaren werkervaring kreeg ze vier kinderen en heeft ze 4,5 jaar niet gewerkt. Daarna heeft ze het werken als mondhygiënist weer langzaam opgepakt, tot soms vier dagen per week in loondienst. In 2015/2016 heeft ze ook nog de opleiding tot hoofdvisiteur bij NVM-mondhygiënisten gevolgd. Ze is ICO-begeleider geweest en nu enthousiast lid van de ICO-commissie van NVM-mondhygiënisten.

Vera:

“Ik heb jarenlang in loondienst gewerkt, naar mijn volle tevredenheid. Het contact met de tandarts is gemakkelijk en snel. Bij de meeste werkgevers kon ik mijn beroep in volle glorie uitoefenen.”

In 2013 heeft ze het besluit genomen om als zzp’er aan de slag te gaan. “Ik ben zzp’er geworden na een arbeidsconflict. De werkgever die ik toen had, besloot plots dat ik niet meer strak volgens het paroprotocol mocht werken. Omdat ik best idealistisch ben, schuurde dat en toen heb ik mijn besluit genomen,” vertelt Vera. “Zzp’er zijn bevalt me prima,” vervolgt ze, “Ik kan mijn beroep weer in volle glorie uitoefenen en het lijntje met de tandarts is kort. Een antibioticumrecept uitschrijven is zo geen probleem, foto’s zijn aanwezig en zo niet, dan maak ik ze meteen .  De verzekeringen die ik als zzp’er moet afsluiten zijn wel prijzig. Het afhandelen van klachten over bijvoorbeeld de rekening is soms lastig en tijdrovend.” Ook Vera maakt zich geen zorgen over de wetgeving: “Ik voel mij zelfstandig genoeg en heb mijn zelfstandigheid gewaarborgd middels een goede overeenkomst van opdracht. Ik neem vrij wanneer ik dat wil. Ik heb de assistente voor afspraken en sterilisatie alsmede het gebruik van het instrumentarium erbij onderhandeld. De rekeningen naar de patiënt verstuurt de tandarts.”

Ook Vera heeft nagedacht om zich vrij te gaan vestigen, maar wilde dit toch niet. “Natuurlijk kun je als zelfstandige vestiging ook bij een tandarts in het pand werken, maar ik zou dan een praktijk aan huis gewild hebben. Als zzp’er heb je vind ik meer vrijheid. Ik hoef nooit de rekeningen te sturen en als er mankementen zijn, lost de tandarts dit op. Bovendien hoef ik geen rapportagebrieven te schrijven, de pocketstatus die ik maak is meteen in te zien door de tandarts (in het geval van een combi-afspraak). Het lijntje is kort, bijvoorbeeld bij een vermoeden van kindermishandeling is dit meteen met de tandarts te bespreken. Bovendien, als zzp’er kun je met waarneming veel ervaring opdoen en behoud je je vrijheid. Als je voor een vrije vestiging kiest, is dat een investering voor langere tijd. Wel bouw je als vrijgevestigde mondhygiënist intensievere contacten op met patiënten. Als zzp’er is het belangrijk om je zelfstandigheid te waarborgen.”

Mismatch

Een minder positief verhaal komt van iemand die anoniem wil blijven. Uit haar verhaal blijkt dat er ook wel eens een complete mismatch kan zijn tussen mondhygiënist en praktijk. De werkwijzen kunnen dermate verschillen dat er financieel een probleem ontstaat. Het is dus goed om alles van te voren goed vast te laten leggen en om elkaar goed af te tasten. Houd ook goed bij welke dagomzet je precies hebt gedraaid. Het hebben van een rechtsbijstandverzekering kan goed van pas komen.

Rechtszaak

Een mondhygiënist – die anoniem wilde blijven – heeft ook een verhaal waarbij een rechtsbijstandverzekering zeker van pas kwam. In haar vorige woonplaats werkte ze al bijna 10 jaar probleemloos als zzp’er. Eenmaal verhuisd kwam ze bij vier praktijken terecht. Bij twee praktijken ontstonden er problemen en liep het uiteindelijk op een rechtszaak uit. “Bij deze praktijk heb ik zo’n zes weken gewerkt waarna ik gestopt ben. De belangrijkste reden was het buitensporige declaratiegedrag, de recall was voor iedereen elke drie maanden. Bij sommige patiënten had ik zo weinig te doen dat ik de drie kwartier echt niet vol kreeg. Toen ik eenmaal had opgezegd, wilde de praktijk mij de factuur van een vierde ‘gemiste’ recall in mindering brengen. Hier was ik het niet mee eens, want dit was van te voren zo niet afgesproken. Daarnaast had ik nog geen modelovereenkomst getekend. Dit wilde zij per se. Dit heb ik (achteraf) ondertekend omdat toegezegd werd dat het door mij verdiende bedrag (minus de administratie kosten) zou worden voldaan. De factuur voor mijn werkzaamheden heeft de praktijk uiteindelijk pas na tussenkomst van een rechter  betaald. Wat bleek: de opdrachtgever was de afgelopen jaren patiënten weer kwijt geraakt aan de eerder verwijzende tandartsen. Dit verlies probeerde zij in mijn de schoenen te schuiven.”

Bij de andere praktijk werd er geweigerd om aan het einde van de dag een uitdraai te geven van de verdiende dagomzet. “Aan het einde van de maand ontving ik een app met het totaalbedrag van mijn omzet. Wat soms 20% minder was dan wat ik had bijgehouden. Er was geen discussie of transparantie mogelijk. Op het laatst werd ik gedwongen een contract met betrekking tot marketingkosten te tekenen waar ik zelf niks aan had. Ik wacht nu al drie maanden op mijn laatste salaris.”

Na jarenlang eigen praktijk verder als zzp’er

Cees Ubbels is tandarts en 62 jaar oud. Aan de VU heeft hij in 1978 zijn diploma tandheelkunde behaald. Daarna heeft hij een jaar in IJmuiden waargenomen om vervolgens zijn militaire dienstplicht te vervullen als tandarts. In 1980 is hij zijn praktijk begonnen in de gemeente Aalten in de Achterhoek. “Indertijd was het beginnen van een eigen praktijk de meest gangbare manier om ons vak uit te oefenen. Ook was ik van huis uit opgevoed met het ondernemerschap.”

Prettig vond hij dat hij veel vrijheid had, zoals bij het bepalen van de inrichting van de praktijk. Nadeel vindt hij, dat hij naast het tandheelkundig handelen nog diverse ander zaken moest regelen, zoals de boekhouding. Sinds zijn 56e werkt Cees als zzp’er.

“Mijn praktijk werd gaandeweg groter en groter en ik was genoodzaakt meer personeel en ook tandheelkundige medewerkers aan te nemen. Een van deze medewerkers werkte inmiddels een jaar of acht bij mij en gaf aan te willen associëren of de praktijk over te willen nemen. Ik realiseerde mij dat sommige treinen maar een keer voorbijkomen en dat ik nu een keuze moest maken. Dit mede gezien het feit dat anders de continuïteit van mijn praktijk in de problemen zou kunnen komen. In overleg met mijn opvolger en zaakwaarnemer heb ik er toen voor gekozen om de praktijk te verkopen en zzp’er te worden.”

Cees bleef in zijn voormalige eigen praktijk werken. Dat was wel even wennen: “Nu kan ik niet meer zelf alles in de praktijk bepalen, maar mijn collega en ik gaan nog altijd (inmiddels 7 jaar) met veel respect met elkaar om en luisteren naar elkaars mening. Met betrekking tot het personeel ging het eigenlijk ook redelijk soepel aangezien zij mijn opvolger al een heel aantal jaren kenden. Natuurlijk waren er veranderingen, maar deze zijn heel geleidelijk ingevoerd.” Naast het werk in deze praktijk, werkte hij een dag in de week bij een andere praktijk. “Dit had als voordeel dat mijn blik op de tandheelkunde wat breder werd, echter na een aantal jaren bleek toch dat het telkens overschakelen van de ene naar de andere praktijk zwaar werd. Mijn hart is toch verbonden aan mij ‘eigen’ praktijk. Ik werk nu alleen nog in Aalten en daarnaast doe ik werk voor de KNMT als klachtenondersteuner. Overigens ben ik in mijn ogen nog steeds ondernemer gezien het feit dat ik zelf bepaal hoe en wanneer ik werk, debiteurenrisico loop en verantwoordelijk ben voor alles wat ik doe.”

Raad Cees collega’s aan om ook te gaan zzp’en? “Ik denk dat het verstandig is om eerst, zeker in deze tijd, enige tijd in loondienst te gaan, mede om het vak goed te leren en te kunnen beoordelen waar je kwaliteiten liggen. Vervolgens kun je kiezen: in loondienst blijven, zzp’er worden zodat je wat meer vrijheid hebt (overigens moet dat wel passen in de aankomende wetgeving met betrekking tot zzp’ers) of kiezen voor de volledige zelfstandigheid en zelf ook ondernemer worden.

Zzp’er in en buiten eigen praktijk

Als laatste sprak dental INFO met mondhygiënist Diana Jirka-van Staden. Ze is 37 jaar oud, heeft een eigen praktijk in Sassenheim en heeft sinds kort een tweede locatie in Lisse. Ze heeft drie collega-mondhygiënisten en een assistente, allen parttimers. Behalve in de reguliere praktijk werken ze ook in verpleegtehuizen en gehandicapteninstellingen en doen ze mee met het project ‘De mond niet vergeten!’, waarbij patiënten thuis worden bezocht. Ze is vanaf haar afstuderen werkzaam geweest in algemene praktijken en een vrije vestiging, maar vanaf het begin ook in een gehandicapteninstelling. “Dat is een heel bijzondere en dankbare groep om mee te werken, maar zeker ook belastend voor het eigen lichaam.” Vanuit de instelling was er een bepaald aantal uren mogelijk, terwijl men ook inzag dat er meer zorg nodig was. ”Ik heb daarom de overstap gemaakt om als zzp’er aan de slag te gaan. Door uitbreiding van mijn uren kwam er ruimte vrij voor reguliere patiënten. Deze groep werd steeds groter. Ik ben naar een eigen praktijkruimte buiten de instelling verhuisd, waar de reguliere patiënten nu behandeld worden. In verband met lichamelijke klachten ben ik vorig jaar na 13 jaar gestopt met werken binnen de gehandicapteninstelling. Er komen nog wel een aantal cliënten in mijn huidige praktijk, dus helemaal losgelaten heb ik het nog niet.“

Ook Diana vindt de vrijheid van een zzp’er prettig.

“Ik heb mezelf in de afgelopen jaren veel meer ontwikkeld door cursussen in bedrijfsvoering, maar ook in behandeling. Jezelf blijven uitdagen vind ik erg belangrijk, anders wordt het allemaal routine en dat is niet goed.”

“Wat veel mensen met een eigen praktijk binnen de gezondheidszorg vergeten, is dat je ook gewoon een bedrijf bent. Ik ga daarom ook vaak naar bijeenkomsten buiten ons werkgebied, zoals een netwerk voor vrouwelijke ondernemers in mijn regio. Ik ben ook lid van de Rotary Club waarin ik mensen tegenkom die ook ambities hebben, maar niet binnen de tandheelkunde werkzaam zijn. Mijn praktijk is gevestigd in een gezondheidscentrum, waardoor we ook met andere disciplines te maken hebben en multidisciplinair kunnen samenwerken, alhoewel dit nog niet altijd gestroomlijnd plaatsvindt. Daarbij werken wij heel hecht samen met een tandprotheticus en werken ook extern binnen verpleegtehuizen en gehandicapteninstellingen. Het is super leuk, geen dag is hetzelfde.”

De nadelen kent Diana ook. ”Je hebt altijd wel iets te doen, mijn takenlijstje is nooit af. We doen de administratie nog zelf, dus dat vraagt veel tijd, maar ook alle zaken eromheen, zoals vergaderingen. Daarnaast vragen alle regeltjes die er inmiddels zijn ook de nodige aandacht.” Diana werkt graag interprofessioneel en vaak gaat dat goed. Toch kan het volgens haar nog beter. “Ik vind het echt heel bijzonder dat nog steeds het meest vanuit de mondhygiënist gecommuniceerd wordt richting de tandarts en niet andersom. Het gaat toch om de patiënt, die staat centraal. Het is tijd dat de tandartsen eens in actie komen in plaats van te roepen dat wij onder een dak moeten werken. Met de huidige vorm van communiceren maakt het niet uit op welke locatie de patiënt is, als je maar blijft communiceren met elkaar als professionals.”

Door: Lieneke Steverink-Jorna, mondhygiënist

Lees meer over: Financieel, Ondernemen, Opinie, Thema A-Z
Tuchtrecht: Onbereikbaarheid tijdens dienst spoedgevallen

Tuchtrecht: Onbereikbaarheid tijdens dienst spoedgevallen

Het Centraal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg heeft uitspraak gedaan in een zaak over een tandarts die niet heeft gehandeld volgens de richtlijn “Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren.” De tandarts heeft een waarschuwing gekregen voor onbereikbaarheid waar dit wel genoodzaakt was.

Situatie

Op 17 mei 2017 viel de 2 jaar en 9 maanden oude zoon van de klager tegen een glijbaan, waarna hij hevig bloedde en een voortand kwijt was. Daarnaast was een andere voortand verschoven. Toen de ouder na vijf pogingen nog steeds niet het nummer voor spoedeisende gevallen van de tandarts had kunnen bereiken besloot deze naar de huisarts te gaan, welke meldde dat er zo snel mogelijk een tandarts moest worden bezocht. Het noodnummer werd nog acht keer gebeld, maar steeds werd niet opgenomen. De volgende ochtend bezochten de klager en haar zoon de eigen tandarts, om ook gelijk de gang van zaken te bespreken. De dienstdoende tandarts, de verweerder, hoorde de ochtend van 18 mei over het geval en beweerde mogelijk niet bereikbaar te zijn geweest vanwege een bezoek aan het zwembad.

Klacht

De klacht van de klager betreft het feit dat de verweerder niet aan zijn plicht om als dienstdoend tandarts voor spoedeisende gevallen bereikbaar te zijn heeft voldaan. Hierdoor kon de zoon niet direct de nodige hulp krijgen.

Beoordeling

De verweerder beweerde de avond van 17 mei 2017 geen oproepen te hebben ontvangen op het toestel waarop dit zou moeten, die hij beweerde wel bij zich te hebben gedragen. Uit controle bleek echter dat op dit nummer wel zeker oproepen zijn ontvangen, en dat er geen bekende technische verklaringen zijn waarom de oproepen niet zouden zijn ontvangen. De verweerder beweert dat hij een deel van de avond om het zwembad was om zijn dochter van zwemles op te halen, waar hij uit ervaring geen bereik heeft. Telefonische bereikbaarheid wordt echter door de KNMT-richtlijn “Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren” voorgeschreven, waardoor de verweerder dus wel verwijtbaar is.

Uitspraak

De conclusie van het onderzoek is dat de klacht gegrond is, en dat de verweerder heeft gehandeld in strijd met de zorg die hij had behoren te betrachten. De verweerder krijgt hiervoor de maatregel van een waarschuwing.

Lees meer over: Ondernemen, Tuchtrecht, Wet- en regelgeving
Praktijk starten zonder patiënten: is dit financieel haalbaar?

Praktijk starten zonder patiënten: is dit financieel haalbaar?

Steeds vaker krijgen wij de vraag of het starten van een nul praktijk financieel haalbaar is. Deze vraag is niet eenvoudig met een ja of nee te beantwoorden. Dit hangt vaak af van meerdere factoren. Over welke belangrijke aspecten moet u in ieder geval nadenken?

Na uw opleiding heeft u in verschillende praktijken gewerkt en ervaring opgedaan. Uw mening over de mondzorg is omgevormd tot een eigen zorgvisie. Deze praktijkervaring is naar onze mening zeer waardevol. Deze “leerschool” komt, nadat u straks de stap tot zelfstandig praktijkhouder heeft genomen, nooit meer terug. U kunt dan niet meer zo makkelijk in de “keuken” van andere praktijken kijken hoe deze georganiseerd zijn.

Wat is uw ambitie?

Voordat u op zoek gaat naar een geschikte locatie, is het belangrijk om voor u zelf te bepalen wat uw ambitie is met de toekomstige praktijk. Wat voor type praktijk heeft u voor ogen, een algemene of een gespecialiseerde tandartspraktijk? Hoeveel behandelkamers wilt u? Wilt u een grote praktijk of liever een kleinschaligere praktijk? Hoe wilt u nu, maar bijvoorbeeld ook straks over vijf jaar werken? Maar kijk niet alleen vooruit. Denk ook goed na over welke werkzaamheden u nu het leukst vindt. Kan dat straks ook nog als u zelfstandig zorgondernemer bent?
Vraagstukken die u voor uzelf helder moet hebben. Dan pas kunt u op zoek naar een geschikte locatie.

Locatiekeuze

Heeft u eenmaal een keuze gemaakt voor het zelfstandig ondernemerschap, dan kunt u zich vanuit uw waarneempositie gaan oriënteren op de plaats waar u – op basis van commerciële en economische factoren – een praktijk wilt starten. Ons valt op dat in veel ondernemingsplannen een gedegen marktonderzoek ontbreekt. Zoem niet alleen in op de plaats waar u de praktijk wil vestigen. Zoem ook dieper in op de wijk en aangrenzende wijken, uw verzorgingsgebied. Een goed ondernemersplan bevat altijd een concurrentieanalyse. U kunt dit doen door bijvoorbeeld de volgende punten uit te werken.

  • Het aantal en type tandartspraktijken in de plaats waarin u zich wil vestigen
  • Leeftijdsopbouw van de bestaande tandartsen
  • Nemen de omliggende praktijken nog patiënten aan of is er een patiëntenstop?
  • Reviews van de directe concurrentie van bijvoorbeeld ZorgkaartNederland.nl
  • Het aantal inwoners in de gemeente of stad

Heeft u uw praktijk eenmaal geopend dan zult u deze niet meer zo snel verplaatsen. Kortom, investeer in marktonderzoek.

Ondernemingsplan

Een gedegen marktonderzoek is dus belangrijk. Het schrijven van een ondernemingsplan dwingt u tot nadenken. Ook al lijkt het ondernemerschap zo mooi, u moet toch ook echt nadenken over de mogelijke risico’s en inzicht krijgen in wat er (on)mogelijk is. U wil tenslotte een zo groot mogelijke kans op succes hebben. Benieuwd naar wat er in een dergelijk plan beschreven moet worden? Bekijk een voorbeeld ondernemingsplan voor tandartspraktijken op de website van ABN AMRO.

Waarnemen naast de (op)start van uw praktijk

Naast de start van uw praktijk, blijft u wellicht nog enkele dagen werkzaam als tandarts waarnemer of in loondienst bij uw huidige opdracht- of werkgever. Check of dit op basis van uw waarneemcontract of arbeidsovereenkomst geen belemmering vormt. Als het aantal patiënten in uw eigen praktijk groeit, dan breidt u natuurlijk het aantal stoeldagen in uw eigen praktijk langzaam uit. Hoe gaat u dit vorm geven?

Naast het feit dat u op basis van deze constructie verzekerd bent een bepaald basis inkomen, dient u wel goed na te denken over hoe u straks omgaat met uw agendaplanning. Wie neemt de telefoon aan als u nog een aantal dagen in een andere praktijk werkzaam bent? Hoe gaat u om met pijnklachten als u niet in uw eigen praktijk werkzaam bent?

Liquiditeitsbegroting

Een liquiditeitsbegroting geeft zicht op hoeveel geld u maandelijks ontvangt en uitgeeft. Zo kunt u na verloop van tijd beter inschatten welke maanden het meest geschikt zijn voor het doen van nieuwe investeringen en daarnaast een financiële reserve opbouwen, zodat u onverwachte tegenslagen kunt opvangen. Er dient rekening te worden gehouden met vakantie(s) en minder drukke periodes in het eerste kwartaal en drukkere periodes in het tweede en vierde kwartaal.

In uw liquiditeitsbegroting zou ook zichtbaar gemaakt moeten worden hoeveel uw inkomen als tandarts waarnemer of in loondienst bedraagt voor het aantal dagen dat u nog werkzaam blijft bij uw huidige opdracht- of werkgever. Houd er hierbij rekening mee dat deze inkomsten dalen en uw inkomen uit uw gestarte onderneming stijgen. U bent immers uw eigen praktijk aan het opbouwen.

U heeft de wens om een eigen praktijk te starten, maar waar begint u? Als uw patiënt een uitgebreide tandheelkundige behandeling moet ondergaan, dan stelt u een behandelplan op. Voor de start van een eigen praktijk geldt hetzelfde. Ook dan is een zorgvuldig plan noodzakelijk. En dit is de basis voor uw succes.

Door: Arjan Wijnands, sectorspecialist Medische en Vrije Beroepen bij ABN AMRO. Hij begeleid samen met Thera Evers en Maarten den Heijer tandartsen bij de start of overname van een praktijk. Maak een afspraak voor een gratis adviesgesprek.

Lees meer over: Financieel, Ondernemen
Uitgaven voor tandartspraktijken in Duitsland aanzienlijk toegenomen

Uitgaven voor tandartspraktijken in Duitsland aanzienlijk toegenomen

De bedrijfskosten van tandartspraktijken in Duitsland zijn de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen. Dit blijkt uit de huidige kostenstructuur-enquête van de Duitse tandartsen vereniging KZBV, waaraan tal van praktijken hebben deelgenomen.

Enquête

Uit deze enquête bleek dat de overeenkomstige uitgaven met een totaal van 16 procent stegen in de jaren 2011 tot 2015 en dat dit gemiddeld ongeveer 392.000 euro per praktijk bedroeg. De operationele kosten waren in de praktijk gemiddeld 67,1 procent van de totale omzet in 2015. Het grootste deel van deze uitgaven wordt veroorzaakt door personeelskosten, externe laboratoria en praktische laboratoriumkosten. De volledige resultaten worden deze maand gepubliceerd in het 2017 KZBV-jaarboek.

Hoge investering voor starters

Ook voor het starten van een praktijk hadden tandartsen hogere kosten. In 2016
bedroegen de startkosten van een tandartspraktijk in Duitsland 528.000 euro, wat 9% hoger was dan in 2015.

Bedenkingen versterkt

Dr. Wolfgang Eßer, voorzitter van de raad van bestuur van de KZBV: “De aanzienlijk hogere uitgaven, maar ook de hoge bureaucratische lasten, versterken de bestaande bedenkingen bij jonge tandartsen om een praktijk te starten. Dit is een andere reden waarom het steeds moeilijker wordt om jonge tandartsen te rekruteren voor een zelfstandige praktijk. We hebben echter juist jonge collega’s nodig als we willen zorgen voor de hoogwaardige, landelijke en lokale zorg die onze patiënten belangrijk vinden.”

Bron:
Zwp-online.info

Lees meer over: Financieel, Ondernemen
Lancering boek ‘Teammanagement talent

Lancering boek ‘Teammanagement talent’

Als manager van een tandartspraktijk krijg je veel op je bordje. Denk aan personeel, wet- en regelgeving of kwaliteitszorg. Anna Berends van Loenen schreef daarom het boek Teammanagement talent. 

In het boek Teammanagement talent staat de volgende vraag centraal:

Hoe creëer je een effectief team en hoe kan je als praktijkmanager of praktijkhouder dit team het beste ondersteunen en managen? Kortom, hoe zet jij jouw talent in voor het optimale teammanagement van jouw praktijk.

Team in de praktijk

In 2014 lanceerde Anna Berends van Loenen het boek ‘Praktijkmanagement talent’.

Het managen een tandartspraktijk gaat echter verder dan praktische zaken.  Als praktijkmanager of praktijkhouder heb je namelijk ook te maken met het team dat werkzaam is in de praktijk.

Werken in een team kan voor veel energie zorgen, want met een team kan je immers meer bereiken dan in je eentje. Tenminste als een team goed loopt en goed samenwerkt. Een team kan succes ook in de weg zitten, want samenwerking heeft wel tijd een aandacht nodig.

In het boek Teammanagement talent leid Anna je langs de vele aspecten die je tegenkomt bij het managen van een tandartsenpraktijk. Het gaat hier niet over de praktische handvatten voor praktijkmanagement, maar over persoonlijk leiderschap, communicatie en begeleiding van het team in de tandheelkundige praktijk.

Webinar

Op 19 december 2017 zal het boek ‘Teammanagement talent’ gelanceerd worden tijdens een webinar. Vanaf dat moment zal het boek ook te koop zijn via Bol.com. Tijdens het webinar staat niet alleen het boek centraal, maar zal ook het geheim onthult worden van een effectief team.

 

 

Lees meer over: Management, Ondernemen
AVG-factoring-bedrijven

Rectificatie: Factoringbedrijven zijn geen verwerker in de zin van de AVG

Onlangs plaatsten wij het artikel Europese verordening AVG: Privacy verandert van ‘tell me” naar “show me” . In dit artikel is abusievelijk opgenomen dat ook factoringbedrijven verwerker zijn in de AVG. U hoeft dus geen verwerkingsovereenkomst te hebben omdat u werkt met een factoringbedrijf.

Als u persoonsgegevens aan derden uitbesteedt, kan het zo zijn dat het gaat om een verwerkingsverantwoordelijke-verwerker relatie. In dat geval is een verwerkersovereenkomst verplicht volgens de AVG. Denk bij een verwerker bijvoorbeeld aan de ICT bedrijven die uw systemen beheren of aan een administratiekantoor dat de boekhouding doet. Het is het goed om te bekijken of u een verwerkersovereenkomst heeft met uw verwerkers (vroeger bewerkers genoemd), en zo ja om deze overeenkomst er nog eens op na te slaan. In de verordening staan bepaalde onderwerpen genoemd die in de overeenkomst met de verwerker moeten worden opgenomen. Zoals het feit dat een datalek door de verwerker moet worden gemeld of dat een verwerker een register moet bijhouden met daarin de gegevens die hij in opdracht verwerkt.

Factoringbedrijven zijn dus geen verwerker in de zin van de AVG.

Lees het artikel Europese verordening AVG: Privacy verandert van ‘tell me” naar “show me”

Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving
Europese verordening AVG: Privacy verandert van ‘tell me” naar “show me”

Europese verordening AVG: Privacy verandert van ‘tell me” naar “show me”

Alle mondzorgprofessionals werkzaam binnen de tandheelkunde hebben te maken met bijzondere persoonsgegevens. Om die reden zult u 25 mei 2018 in uw agenda hebben omcirkeld. Heeft u dat al gedaan? Op 25 mei 2018 is het namelijk echt zover. Dan is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op uw mondzorgorganisatie van toepassing.

Die AVG beoogt simpel gezegd de manier waarop organisaties omgaan met privacy te veranderen van ‘tell me’ naar ‘show me’. Dit houdt in dat u moet vastleggen op welke manier u over privacy heeft nagedacht en dit vervolgens ook moet kunnen laten zien. Uw verantwoordingsplicht komt daarmee centraal te staan.

Hoe ver bent u al met het treffen van maatregelen? Hieronder zetten wij op een rijtje wat er allemaal op u af gaat komen.

Functionaris voor de gegevensbescherming: LSP? Aan de FG!

Eén van de belangrijkste verplichtingen op grond van de AVG is de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. Vermeldenswaardig is het feit dat de Nederlandse wetgever deze verplichting zo belangrijk vindt voor zorgaanbieders, dat zij niet heeft willen wachten tot 25 mei 2018. Met het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders, waarmee het hebben van een FG in de zorgsector verplicht wordt gesteld, heeft de wetgever op de komst van de AVG vooruitgelopen. Op grond van dit besluit bent u verplicht een FG aan te wijzen als u bent aangesloten op een elektronisch uitwisselingssysteem (zoals het LSP, of het systeem DRS dat vanaf 2018 door CZ – en later waarschijnlijk de overige verzekeraars -verplicht wordt gesteld voor gecontracteerde zorgaanbieders) of als u een ‘instelling’ bent als bedoeld in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg die op grote schaal gegevens verwerkt. Van een instelling is snel sprake, bijvoorbeeld al als u samen met anderen in een maatschap een praktijk heeft. Dit besluit is vorige week gepubliceerd in het Staatsblad en treedt 1 januari aanstaande in werking. Vanaf die datum zult u als u aan de criteria voldoet binnen uw praktijk een FG moeten aanwijzen.

Privacy assessments

Ook nieuw is de verplichting een Data Protection Impact Assessment (DPIA) te doen oftewel: een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. De bedoeling van dit onderzoek is om bestaande privacyrisico’s in kaart te brengen en om eventueel maatregelen te treffen die deze risico’s wegnemen. Een DPIA is op grond van de AVG verplicht voor mondzorgorganisaties die op grote schaal gezondheidsgegevens verwerken. Wanneer precies sprake is van een ‘grootschalige’ verwerking heeft de wetgever niet duidelijk gemaakt. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens vallen éénpitters hier in ieder geval niet onder, maar voor de grote klinieken zal dit waarschijnlijk wel gaan gelden. Maar de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag een DPIA ook verplicht stellen voor andere situaties en van die mogelijkheid heeft zij gebruik gemaakt (dit is ook te vinden via de website van de AP). Een DPIA is ook verplicht voor organisaties die bijzondere persoonsgegevens verwerken van een kwetsbare groep personen. Aangezien gezondheidsgegevens, bijzondere persoonsgegevens zijn en aangezien patiënten kwalificeren als kwetsbare personen is de kans heel groot dat straks alle zorgorganisaties, ook in de mondzorg, een DPIA moeten uitvoeren.

Verwerkers

Besteedt u persoonsgegevens uit aan derden? Dan kan het zo zijn dat het gaat om een verwerkingsverantwoordelijke-verwerker relatie. In dat geval is een verwerkersovereenkomst verplicht. Denk bij een verwerker bijvoorbeeld aan de ICT bedrijven die uw systemen beheren of aan een administratiekantoor dat de boekhouding doet. Het is het goed om te bekijken of u een verwerkersovereenkomst heeft met uw verwerkers (vroeger bewerkers genoemd), en zo ja om deze overeenkomst er nog eens op na te slaan. In de verordening staan bepaalde onderwerpen genoemd die in de overeenkomst met de verwerker moeten worden opgenomen. Zoals het feit dat een datalek door de verwerker moet worden gemeld of dat een verwerker een register moet bijhouden met daarin de gegevens die hij in opdracht verwerkt.
N.B. Factoringbedrijven zijn geen verwerker in de zin van de AVG.

Toestemming en verwerkingsregister

Onder de AVG moeten instellingen, waaronder zorgaanbieders, de AP kunnen laten zien dat zij over toestemming beschikken van hun patiënten om de informatie over hun gezondheid te gebruiken. Dat maakt onderdeel uit van de ‘verantwoordingsplicht’ die organisaties hebben. Hoe moet worden aangetoond dat je als organisatie toestemming hebt ontvangen? De AVG stelt hieraan twee eisen:

  1. De toestemming moet ‘geïnformeerd’ en ‘specifiek’ zijn gegeven. Goed is om na te gaan op welke manier toestemming door uw organisatie wordt ontvangen en geregistreerd en dit (mocht dat nodig zijn) aan te passen.
  2. Naast de toestemming van uw patiënten moet u als zorgprofessional ook registreren welke gegevens u allemaal heeft (de categorieën) en voor welke doeleinden u deze bewaart of gebruikt. Reden hiervoor is dat zorgorganisaties gezondheidsgegevens verwerken, en dan is het hebben van een verwerkingsregister wettelijk verplicht. Het loont om vóór 25 mei de administratie hierop aan te passen.

Rechten betrokkenen

De AVG geeft uw patiënten meer rechten. Zo hebben zij onder meer het recht op rectificatie als de persoonsgegevens onjuist zijn, het recht op het wissen van gegevens als de patiënt wil dat u die gegevens niet langer heeft en ook hebben patiënten het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens die hen betreffen. Die nieuwe rechten hebben ook gevolgen voor u als mondzorgprofessional. U zult namelijk steeds in actie moeten komen wanneer iemand die rechten aanwendt. Wanneer bijvoorbeeld een patiënt vraagt welke (bijzondere) persoonsgegevens u van hem of haar heeft (recht op inzage), moet u dat kunnen laten zien (overigens zonder al te veel vertraging). Ook nieuw is het ‘recht op dataportabiliteit’ wat kort gezegd inhoudt dat iemand het recht heeft om zijn persoonsgegevens van u te ontvangen in een ‘gestructureerd gebruikelijke machineleesbare vorm’.

Tot slot

Het is aan te raden om de ontwikkelingen goed in de gaten te houden. Zo worden in ieder geval nog door de AP richtlijnen gepubliceerd over de uitleg van bepaalde begrippen. Van belang is dat elke organisatie zich bewust moet zijn van de komst van verordening en daarop moet inspelen. Dit kan een hoop leed besparen.

Wij beseffen ons goed dat er in een korte periode veel op zorgaanbieders af komt en het niet duidelijk is aan welke verplichtingen u precies moet voldoen. Om u daarbij behulpzaam te zijn is een tool ontwikkeld waarbij u aan de hand van een aantal korte vragen een indicatie krijgt van de verplichtingen die u in de toekomst worden opgelegd en de zaken die u wel of niet moet regelen. Deze tool is te raadplegen op de website van Eldermans|Geerts.

Door: Eldermans|Geerts – advocaten, zorgmakelaars en juridisch adviseurs

Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving
Uitgekiende marketingstrategie om patiënten te werven

Uitgekiende marketingstrategie om patiënten te werven

Bij een tandartspraktijk in Groot-Brittannië gaan ze heel ver in het werven van patiënten. Met een uitgekiende marketingstrategie wordt een bedrijf neergezet met de uitstraling van een vliegmaatschappij die alles voor zijn klanten over heeft. Is dit over de top of juist klantgericht?

Praktijk als vliegtuig

De eigenaar van de praktijk met de naam Smileworks, Dr MJ Rowland-Warmann, bedacht het nieuwe concept samen met haar verloofde Ed Challinor tijdens een vliegreis. Ze vergeleken mondzorg met vliegen en vonden dat je bij allebei iets moet doen om van A naar B te komen. De keuze van de maatschappij kan de vlucht een waar genoegen of een complete nachtmerrie maken. Ze droomden ervan om van Smileworks een praktijk te maken waar de patiënten heel graag komen en een indrukwekkende ervaring krijgen. Ze besloten de praktijk als een vliegtuig in te richten, omdat je hoog in de lucht de beste service krijgt.Uitgekiende marketingstrategie om patiënten te werven

 

 

 

 

Inrichting praktijk

Vervolgens werd een pand betrokken op een dure plek in het centrum van Liverpool. De praktijk werd ingericht in luchtvaartstijl, compleet met incheckbalies en vliegtuigstoelen. Ook de kleding die de medewerkers dragen doet denken aan de uniformen van een luchtvaartmaatschappij. Volgens MJ Rowland-Warmann is dat niet alleen voor de patiënten, maar ook voor haarzelf.

Uitgekiende marketingstrategie om patiënten te werven

 

“Als ondernemer zijn we 80 uur per week in de praktijk aanwezig, daarom moet het ons een fantastisch gevoel geven. We willen ook het beste voor de patiënt: een ervaring en een mondzorgbehandeling die ze nooit eerder gekregen hebben.”

Personeel

Ook op het personeel willen ze indruk maken. Ze willen alleen de meest getalenteerde medewerkers aannemen en deze aanpak helpt daarbij. “Er komen elke week tientallen sollicitaties binnen van tandartsen, therapeuten en ondersteunend personeel. Daardoor kunnen we extreem kieskeurig zijn in wie we aannemen.”

uitgekiende-marketing-mondzorg

Patiënten

Het verblijf van een patiënt in de praktijk is tot in elk detail georkestreerd. De patiënt moet vooral het gevoel krijgen dat hij de allerbeste zorg krijgt. De praktijk richt zich vooral op cosmetische tandheelkunde; er wordt benadrukt dat iedereen een stralende lach verdient. Ook botox-behandelingen behoren tot de mogelijkheden.

Marketing

Ed Challinor houdt zich bezig met de marketing van de praktijk. Hij is inmiddels een specialist in online marketing geworden en heeft hieraan in drie jaar tijd al meer dan £50.000 uitgegeven. Het resultaat is dat er maandelijks 70 nieuwe patiënten bijkomen en dat 25% van de patiënten de praktijk aanbeveelt bij familieleden en vrienden. Ook het verkrijgen van goede reviews is in het praktijkproces opgenomen.

Bron:
Dentistry.co.uk
Smileworksliverpool.co.uk

Lees meer over: Markttrends, Ondernemen, Praktijkinrichting, Thema A-Z, Video
Patiënt klaagt tandarts aan voor geschonden zorgplicht

Patiënt klaagt tandarts aan voor geschonden zorgplicht

Een tandarts moest voor de rechter verschijnen naar aanleiding van de vergoeding van een gebitsbehandeling, die wel was toegezegd door de tandarts maar niet werd voldaan door de zorgverzekeraar. De behandeling werd gestart, maar niet afgemaakt. De patiënt heeft de tandarts aangeklaagd op grond van geschonden zorgplicht.

Zorgverlening

Volgens artikel 7:453 BW is een tandarts verplicht om de zorg van een goed hulpverlener in acht te nemen. Dit betekent dat simpel gezegd dat een tandarts dezelfde zorg moet leveren als een redelijk handelende collega zou hebben gedaan. Dit geldt ook voor het onderzoeken van en raadgeven aan de patiënt.

Onzorgvuldig gehandeld

Naar aanleiding van de claim van de patiënt oordeelde de kantonrechter van de Rechtbank Rotterdam niet zorgvuldig heeft gehandeld, vanwege de volgende redenen:

  • De tandarts heeft zich actief beziggehouden met de vergoeding van de behandeling door de begroting zelf aan de zorgverzekeraar voor te leggen.
  • De patiënt heeft per e-mail aan de tandarts bevestigd dat volgens de tandarts de kosten volledig zouden worden vergoed. Hier heeft de tandarts niet op gereageerd, wat als onzorgvuldig kan worden beschouwd.
  • De tandarts heeft een brief van de zorgverzekeraar over de maximale te vergoeden kosten en uitsluitingen van de vergoeding niet gedeeld met de patiënt.
  • De tandarts was op de hoogte van het feit dat de patiënt niet aan de behandeling kon beginnen op het moment dat deze niet volledig zou worden vergoed door de zorgverzekeraar.

Oordeel

Als oordeel heeft de kantonrechter besloten dat de kosten 50/50 zullen worden verdeeld tussen de tandarts en de patiënt. De kosten komen niet volledig op rekening te staan van de tandarts, aangezien, desondanks de tandarts het onderzoek naar de vergoeding op zich heeft genomen, dit de patiënt niet van de verplichting ontdoet om dit te controleren en ook zelf onderzoek te doen. Daarnaast was het uiteindelijk niet de tandarts maar de zorgverzekeraar die de kosten niet wilde vergoeden.

De tandarts wordt alsnog gevraagd om de helft van de kosten te dekken, aangezien op het moment dat deze zich met de vergoeding van een behandeling bemoeit, hij wel verplicht is om de patiënt hier goed over te informeren.

Bron:
Rechtspraak

Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving
5 Verbetertips voor de praktijkmanager | praktijkhouder

5 Verbetertips voor de praktijkmanager | praktijkhouder

“Als ik ’s middags naar huis ga, vraag ik mij regelmatig af waar ik toch zo druk mee ben geweest.” Deze ervaring gaat helaas op voor veel praktijkmanagers. Je wordt dan ‘geleefd door de dag’ en daardoor ben je vaak niet in staat daadwerkelijk nieuwe acties op te pakken of verbeteringen door te voeren. In dit artikel de tips die wel tot verbeteringen kunnen leiden.

Urgent vs. belangrijk

Binnen praktijken wordt vaak veel werk verzet. Het gaat er dan ook niet om hoeveel werk wordt verzet, maar vooral of de goede werkzaamheden worden verzet. De ‘Prioriteiten matrix’ helpt hierbij.

In deze matrix worden de werkzaamheden gecategoriseerd op de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Met in elk kwadrant twee eenvoudige voorbeelden uit het scala van werkzaamheden van een praktijkmanager binnen een tandartsenpraktijk.

 

Wel urgent Niet urgent
Wel belangrijk Kwadrant 1: wel urgent, wel belangrijk

–     Kapotte autoclaaf laten repareren

–     Reageren op klacht van patiënt

–     …

 

Kwadrant 2: niet urgent, wel belangrijk

–     Praktijkwebsite maken

–     Protocollen schrijven

–     …

 

Niet belangrijk Kwadrant 3: wel urgent, niet belangrijk

–     Verjaardagskaart versturen

–     Voicemails nabellen

–     …

 

Kwadrant 4: niet urgent, niet belangrijk

–     Bloemen water geven

–     Ramen zemen

–     …

 

Vooral de ‘belangrijke’ werkzaamheden dragen eraan bij, dat het kwaliteitsniveau van de praktijk omhoog gaat. Juist deze werkzaamheden zorgen dus voor een verdere professionalisering en verbetering.

Hoe word je minder ‘geleefd’?

Het gevoel om ‘geleefd te worden’ ligt voornamelijk verscholen in het uitvoeren van werkzaamheden uit de kwadranten 1 en 3. Oftewel, je wordt geleid door de urgentie van de werkzaamheden en je wordt dus ‘geleefd’ doordat er continu nieuwe (urgente) verzoeken op je ‘to do’-lijst bijkomen. Waarna je direct weer aan de slag gaat om deze snel op te lossen, want ze zijn tenslotte urgent.

Het verschil kan worden gemaakt door je meer te richten op die werkzaamheden die belangrijk zijn (richt je dus meer op werkzaamheden uit kwadrant 2). En in mindere mate door de urgentie van de werkzaamheden (richt je dus minder op werkzaamheden uit kwadrant 3).

Wat ga je morgen anders doen

Mijn ervaring is dat een kleine aanpassing in je dagschema al een groot verschil kan maken. Advies is je werkdag in te delen in blokken, waarin je vooraf bepaald welke werkzaamheden je per blok gaat uitvoeren. Eigenlijk ga je dus vooral tijd inplannen (per dag, week of maand) voor je ‘kwadrant 2’ werkzaamheden.

Tips

De volgende tips dragen bij aan een effectieve en efficiënte invulling van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Zodanig dat een praktijk wel in staat is continu te verbeteren.

  1. Aandacht voor verbetering
    Kerntaak van de praktijkmanager is om de praktijk te verbeteren en te professionaliseren. In de praktijk blijkt echter vaak, dat de praktijkmanager nog te veel bezig is met lopende zaken.
  2. Pro-actieve houding
    Verbeteren begint ook met kansen zien en signaleren. Richt je aandacht als praktijkmanager dus ook meer op de punten waarop de praktijk kan verbeteren (wees pro-actief), en niet alleen op hetgeen op je af komt (reactief).
  3. Eigen werkplek
    Een praktijkmanager moet de tijd en ruimte hebben om de werkzaamheden te doen, die losstaan van het primaire proces van de praktijk (het behandelen van patiënten). Een praktijkmanager die zijn werkplek heeft aan de balie is niet efficiënt. Thuiswerken kan een hele goede manier zijn om rustig aan de ‘kwadrant 2’ werkzaamheden te werken.
  4. Duidelijk gedefinieerde rol
    Het moet duidelijk zijn voor het team welke werkzaamheden door de praktijkmanager worden opgepakt. En dat dit niet altijd direct merkbaar hoeft te zijn in de dagelijkse gang van zaken binnen de praktijk of op de werkvloer. Zo moet het voor een team duidelijk zijn, dat de praktijkmanager soms niet bereikbaar is, omdat hij of zij dan met ‘kwadrant 2’ werkzaamheden bezig is.
  5. Affiniteit met de werkvloer
    Verder is het belangrijk voor de praktijkmanager om kennis te hebben van tandheelkundige zorg (niet per se van tandheelkunde zelf dus) en ook regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn. Alleen dan ben je in staat om ook pro-actief mogelijke verbeteringen te zien.

Conclusie

Als de praktijkmanager in staat is zijn of haar werk goed in te delen, word je minder geleefd en is de praktijk beter in staat continu te verbeteren.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl
Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

Lees meer over: Management, Ondernemen
imago

Hoe zit het met uw imago?

Komt u betrouwbaar en deskundig over? Weet u eigenlijk wel welk beeld u bij anderen oproept? Niet alleen uw vakdeskundigheid is van belang voor patiënten, maar ook uw imago. Wat is dat eigenlijk en hoe kunt u uw imago verbeteren? dental INFO sprak met Yvonne Stoevelaar, imagodeskundige van Het Imagobureau.

Imago

Uw imago is het beeld dat u oproept bij anderen, door uw persoonlijke presentatie of uw dienstverlening. Patiënten zijn een stuk mondiger geworden. Als ze iets (denken) te mankeren, zoeken ze eerst uitgebreid op internet wat ze hebben en hoe dit opgelost kan worden. Ze willen geholpen worden door ‘de beste’ in het vakgebied. Het is daarom essentieel dat u zich presenteert als expert. Er is tegenwoordig veel bekend over het belang van een goede mondgezondheid in relatie tot de algemene gezondheid. Dit vraagt iets van de profilering van tandartsen en mondhygiënisten. Yvonne Stoevelaar: “U bent het visitekaartje van uw bedrijf. Zorg dat u dan ook in al uw uitingen uw eigen visitekaartje bent. U heeft nooit een tweede kans voor een eerste indruk.”

Mondhygiënisten

Yvonne heeft onlangs een presentatie gehouden voor mondhygiënisten en verdiepte zich in hun imago. “Het imago van een tandarts is anders dan dat van een mondhygiënist. Een tandarts staat bij veel mensen hoger in aanzien en het beroep is ‘bekender’. Voor mondhygiënisten is er nog veel te winnen. Het is belangrijk dat zij zich meer gaan profileren en zichtbaarder worden. Tijdens de voorbereiding van mijn presentatie ontdekte ik dat het een vierjarige hbo-opleiding is. Ook ik had geen idee. Dan heeft u als mondhygiënist wat in uw mars en is het zaak dat u werkt aan uw zichtbaarheid en uw ‘waarde’ toont.”

Gelijkwaardig opstellen

Mondhygiënisten moeten zich gelijkwaardig opstellen aan de tandarts. Zij willen serieus genomen worden tijdens een overleg, zodat de patiënt de beste zorg kan krijgen. “Zorg dat u letterlijk elkaars ‘gelijke’ bent. Zorg dat u beiden staat of zit en spiegel uw houding aan de ander. Als uw gesprekspartner zich groot maakt en u zit onderuit gezakt of u maakt zich klein, dan helpt dat niet. Als u het gevoel hebt met een dominant iemand te maken te hebben, zorg dan voor een rechte, neutrale houding. Zorg dat uw handen zichtbaar zijn. Oefen om te spreken met een lage en rustige stem. Kijk of u uw zitpositie kunt bepalen. Recht tegenover elkaar zitten kan erg indringend zijn en maakt het lastig af en toe weg te kijken. Als u in een hoek zit (hoofd en zijkant tafel bijvoorbeeld), is dat vaak prettiger. Kijk of u anders uw stoel iets kunt draaien. Richt uw neus naar het voorhoofd van de ander. Kijk of u de lead kunt nemen door bijvoorbeeld als eerste uw hand uit te steken om u voor te stellen. Als u te maken hebt met iemand die wat meer introvert is of zich minder op zijn of haar gemak voelt, neem dan een wat ontspannener houding aan en verlaag de positie van uw gezicht iets.

Vertrouwen winnen

Tandartsen en mondhygiënisten moeten voor de uitoefening van hun vak als betrouwbaar worden gezien. “Men zegt wel ‘vertrouwen komt te voet en gaat te paard’. Met andere woorden: u kunt al jaren een goede reputatie hebben, maar met een enkele misser kan het vertrouwen worden beschadigd. Dus werken aan een imago waar deskundigheid en betrouwbaarheid centraal staan, is voor beide beroepen essentieel.”

Witte jas

Het dragen van een witte jas kan helpen ”Uit onderzoek blijkt dat mensen een witte jas associëren met kennis en professionaliteit. Het wekt vertrouwen en met wit kun je heel gemakkelijk zien of de kleding schoon en onberispelijk is. Dit is belangrijk, omdat men dan verwacht dat u ook punctueel en secuur bent in uw werk. Daarentegen kan ik me in een aantal gevallen voorstellen dat een witte broek met bijvoorbeeld een poloshirt ook goed werkt. Zeker als u een specialistische praktijk hebt voor bijvoorbeeld mensen met angst of voor kinderen. Dan is een polo wellicht wat toegankelijker en maakt het laagdrempeliger.”

Inrichting praktijk

Ook de inrichting van een praktijk is van invloed. “Het uiterlijk van de praktijk draagt zeker bij aan het imago en het wekken van vertrouwen. Kleurgebruik en aankleding helpen om mensen zich op hun gemak te laten voelen. ‘Hospitality’ is hierbij ook een belangrijk woord. Het gevoel van gastvrijheid wordt ook in zorg-gerelateerde organisaties steeds belangrijker. Denk aan ziekenhuizen en uitvaartcentra. Mensen zijn kritischer geworden, moeten meer zelf betalen en vinden het niet erg meer iets verder te rijden als ze zich dan prettig en welkom voelen. Naast de dienstverlening willen we een positief gevoel, een ‘positieve beleving’ ervaren en hier betalen we dan ook graag voor. Dus denk ook aan mogelijkheden als water tappen, een faciliteit om tanden te kunnen poetsen (en dus ook beschikbare tandenborstels) en vooral een gevoel van welkom zijn. Je overtuigt mensen als ze ontspannen zijn en daarbij is een prettige, professionele en gastvrije praktijk van groot belang!”

Kleding

Bij een professionele afspraak buiten de praktijk moet goed over de kleding worden nagedacht. “Het belangrijkste is dat u zich prettig voelt in de kleding die u draagt. Anders werkt het sowieso niet. Er zijn een paar zaken waar u op kunt letten. Trek iets aan waar u zich professioneel in voelt en kleedt u voor de gelegenheid. Naar een belangrijke afspraak zult u geen slippers en strandjurk of korte broek aantrekken, dus denk na over uw kleding. U toont ook respect aan uw gesprekspartner als u moeite hebt gedaan om er netjes uit te zien. In het buitenland is dat heel gewoon, maar in Nederland is het al snel ‘het gaat toch om wie je bent en niet om je kleding’.”

Professioneel overkomen

Er zijn nog wel wat tips te geven over uw kleding. “Om professioneel over te komen kunt u beter een jasje dragen dan een overhemd of blouse. Een klein motief komt professioneler over dan een groot patroon, maar effen is het meest zakelijk. Dit is uiteraard niet altijd nodig. Een groot kleurcontrast (donker jasje met licht overhemd/blouse/shirt) straalt autoriteit uit en lichte kleuren maken iemand toegankelijk en benaderbaar. Daarnaast geeft een wat steviger stof een krachtiger indruk dan een heel losse stof. Denk aan het verschil tussen een katoenen broek en een linnen, losse broek.

In uw beroepsgroep hoeft u er niet zakelijk uit te zien, wel professioneel. Dat betekent ook niet te bloot, niet te veel ‘bling’, niet te casual. Hoe meer huid men ziet, hoe minder professioneel u wordt ingeschat. Let ook op zaken als kapsel, verzorgde handen en goede accessoires. Accessoires kunnen de outfit maken of breken. Investeer in een mooie tas, schoenen, riem enzovoorts.”

Breeduit lachen of glimlachen

Lachen draagt ook bij aan het imago. “Een stralende lach kan u zeker verder helpen in uw carrière. Enerzijds omdat bij een eerste indruk ook het gebit snel opvalt. Als het gebit niet verzorgd is, kan men zomaar denken dat u met andere zaken ook niet zo netjes bent. Anderzijds lacht men gemakkelijker als men zeker is over het gebit. Mensen stappen eerder op ‘vriendelijke’ mensen af dan op minder vriendelijke. Het maakt u toegankelijker en benaderbaar.

Voor een professionele foto adviseer ik een kleine glimlach. Men wordt dan competenter ingeschat dan met een schaterlach. Om de professionaliteit te onderstrepen is glimlachen beter dan veel breeduit lachen. Het is een kwestie van goed inschatten met wat voor persoon u te maken hebt.”

Netwerkborrel

Bij een netwerkborrel is het belangrijk om zichtbaar te zijn en ruimte in te nemen. “Kijk of u zich kunt aansluiten aan een statafel bijvoorbeeld. Zoek oogcontact met iemand aan tafel en vraag of u kunt aansluiten. Kijk bij een kleine stilte of u zich kunt voorstellen. Geef de mensen een hand en noem uw naam. Begin gemakkelijk door te vragen wat iemand doet of wat hij van de bijeenkomst vindt, van de locatie bijvoorbeeld. Probeer erachter te komen wat u gemeenschappelijk hebt. Als er een klik is of u vindt het fijn om nog verder te praten, vraag dan om een visitekaartje. Geef nooit zomaar of in het begin van een ontmoeting meteen uw kaartje. Is een gesprek niet wat u ervan verwacht of voelt u zich niet prettig bij een groepje, excuseer u dan en zeg dat u iemand ziet die u even moet spreken.”

Feestje

Een bekend probleem voor een mondhygiënist en tandarts is dat op een feestje een patiënt op hem of haar afstapt en zegt dat hij iets in zijn mond voelt. Hoe kun je daar het beste mee omgaan?

“Om te beginnen is het ongepast van de patiënt om dat te doen, maar het gebeurt, ook bij huisartsen bijvoorbeeld. Wees duidelijk. Zeg: “Wat vervelend dat je nu net iets hebt. Ik kan op het moment niets voor je betekenen, behalve je een paracetamol aanbieden (bijvoorbeeld). Bel morgen of maandag en je bent de eerste die ik help.” Dus: laat merken dat u hem of haar hebt gehoord, neem het probleem serieus, kom met een korte oplossing voor dit moment en maak een afspraak op zo kort mogelijke termijn.”

Door:
Lieneke Steverink-Jorna, mondhygiënist

Lees meer over: Communicatie, Communicatie patiënt, Kennis, Ondernemen

Tandartsen laagste rendement van zorgpraktijken

De omzet van zorgpraktijken is de afgelopen 10 jaar met 50 procent gestegen. Alhoewel de totale zorguitgaven stegen is het gemiddelde rendement echter wel gedaald. Tandartsen scoorden gemiddeld het laagste rendement (34%).

Daling rendement zorgpraktijken

De hoogste omzet werd behaald door tandartsen (28% van de totale opbrengst van zorgprestaties), huisartsen (25%), medisch specialisten (25%) en fysiotherapeuten (14%). Met maar liefst meer dan 60 procent werd het hoogste rendement behaald door oefentherapeuten. Tandartsen scoren hier met een rendement van 34 procent het laagst. Over het algemeen was een dalend rendement bij zorgpraktijken te zien.

Stijging omzet en zorguitgaven

Niet alleen de omzet van zorgpraktijken nam zwaar toe tussen 2005 en 2015, maar ook de zorguitgaven. Deze namen toe met 41 procent, waarmee de totale uitgaven stegen tot €94,9 miljard. 7 procent van dit bedrag betreft uitgaven voor tandartsen, huisartsen en fysiotherapeuten.

Bron:
CBS

Lees meer over: Financieel, Markttrends, Ondernemen, Thema A-Z
De Wkkgz: van administratieve verplichting naar een way of life

De Wkkgz: van administratieve verplichting naar een way of life

De Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen in de Zorg (Wkkgz) is per 1 januari 2016 van kracht voor zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren en daarmee ook op mondzorgpraktijken. Doel van de wet is enerzijds openheid te bevorderen over klachten en ongewenste gebeurtenissen, waardoor cliënten beter worden gehoord en beschermd en anderzijds de mondzorgverlener te laten leren van zijn fouten.

Omgang met klachten en incidenten en arbeidsverleden controleren

De Wkkgz is gefaseerd ingevoerd. Het eerste deel, in 2016, richtte zich met name op de omgang met klachten en incidenten. Ter zake dienen mondzorgpraktijken een systeem te hebben waarbij incidenten veilig kunnen worden gemeld en moet de cliënt worden geïnformeerd bij fouten. Daarnaast dienen de praktijken het arbeidsverleden van een nieuwe medewerker te controleren vóór indiensttreding en moet ernstig disfunctioneren of geweld gemeld worden bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Dit alles om de kwaliteit van zorg te kunnen waarborgen.

Klachtenfunctionaris en overeenkomst met zorgverleners

Vanaf 2017 dient de mondzorgpraktijk tevens een klachtenfunctionaris gratis ter beschikking te stellen aan haar cliënten die kan bemiddelen om een oplossing te vinden en die de cliënt bij kan staan bij het indienen van een klacht en dient de mondzorgpraktijk aangesloten te zijn bij een erkende geschilleninstantie, zoals de Geschilleninstantie Mondzorg. Tevens dient elke mondzorgpraktijk een schriftelijke overeenkomst aan te gaan met alle zorgverleners die voor haar werken, waarin de normen staan beschreven waaraan de zorgverlener moet voldoen. Ook dit is erop gericht om kwaliteit van zorg evenals een goede afhandeling van eventuele klachten te waarborgen. Deze per 1 januari 2017 toegevoegde voorschriften vragen nogal wat van de mondzorgverlener. Mondzorgverleners dienen hier alert op te zijn. Daarbij zouden zij de Wkkgz niet als een checklist met procedurele eisen moeten zien, maar als een integraal onderdeel van de organisatie. Vandaar 10 vuistregels die elke mondzorgpraktijk in acht zou moeten nemen.

10 vuistregels voor omgang met Wkkgz

  1. Wees u bewust van uw verantwoordelijkheden

    Je bent als mondzorgverlener verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief goede zorg en als eventueel bestuurder van de mondzorgpraktijk eindverantwoordelijk voor de organisatie. Omgaan met klachten, incidenten of calamiteiten behoren ook tot deze verantwoordelijkheden, ook als deze zijn begaan door een medewerker van uw organisatie.

  1. Zorg er voor dat binnen de praktijk iemand is aangewezen aan wie een incident c.q. calamiteit veilig kan worden gemeld.

    Zorg ervoor dat er een sfeer is binnen de praktijk die maakt dat mondzorgverleners veilig kunnen melden. Bescherm de melder en de betrokken mondzorgverlener(s).

  2. Zorg ervoor dat iedereen binnen uw organisatie het verschil kent tussen incidenten en calamiteiten en dat iedereen weet waar en bij wie een incident of calamiteit moet worden gemeld:

    1. Incident: een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, en heeft geleid, had kunnen leiden of zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt. Meldt een incident aan de cliënt en maak een aantekening in het dossier onder vermelding van de datum en het tijdstip van het incident en de daarbij betrokken mondzorgverleners. Daarnaast moet het incident in het systeem van veilig incident melden worden verwerkt.
    2. Calamiteit: een incident dat heeft geleid tot de dood of ernstige gevolgen voor de cliënt heeft. Een calamiteit moet worden gemeld aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Daarnaast moet een calamiteit in het systeem van veilig incident melden worden verwerkt.
  1. Gaat er wat mis, neem dan uw verantwoordelijkheid

    Geef toe dat er iets mis is gegaan en maak excuses aan de cliënt en eventuele familieleden. Schiet niet in de verdediging, reageer niet te zakelijk en vraag niet om sympathie voor uw kant van het verhaal. Wacht geen lange tijd met het reageren op berichten van de cliënt en leg niet het initiatief tot het oplossen van het ontstane probleem bij de cliënt. Straal bereidheid uit om te leren van incidenten/calamiteiten.

  1. Registreer incidenten en calamiteiten op uw eigen manier

    Registreer incidenten en calamiteiten op uw eigen manier in een beveiligd (met een wachtwoord voor derden afgeschermd) Word- of Excelbestand of gebruik een daartoe ontwikkeld systeem. Vermeld daarin persoonsgegevens slechts voor zover noodzakelijk voor de analyse van het incident/calamiteit. Verwijder de persoonsgegevens zodra dat voor de analyse niet meer noodzakelijk is. Zorg ervoor dat er één iemand verantwoordelijk is voor het invullen en bijhouden van deze registratie. Meld het incident/calamiteit op de voorgeschreven wijze.

  1. Is er sprake van een incident of calamiteit, neem zo snel mogelijk contact op met de cliënt

    Neem een klacht of incident serieus en zorg dat mensen gehoord worden. Bespreek met de cliënt wat er is misgegaan waarbij de kernwoorden openheid en empathie centraal staan. Geef de cliënt duidelijke informatie en vermijd speculaties. Als er nader onderzoek wordt verricht binnen de organisatie, meld u dit aan de cliënt. Nodig de cliënt uit voor een gesprek en neem daar de tijd voor. Laat eventueel een collega of de klachtenfunctionaris aanschuiven. Voorafgaand brengt u in kaart wat er gebeurd is en wat de gevolgen zijn voor de cliënt.

  1. Bespreek binnen de praktijk of het samenwerkingsverband waar u deel van uitmaakt periodiek de genoteerde incidenten/calamiteiten

    Richt daarvoor bijvoorbeeld eens in de drie maanden een “Incidentenuur” in. De frequentie laat u afhangen van de hoeveelheid klachten, incidenten/calamiteiten.

  2. Leer van de geregistreerde incidenten/calamiteiten

    Ook van die van anderen die u ter ore komen in het “Incidentenuur”. Kijk welke maatregelen getroffen moeten worden om een incident/calamiteit in het vervolg te voorkomen en leg deze handelswijze ook schriftelijk vast. Koppel aan de cliënt terug welke maatregelen er zijn getroffen.

  1. Stel een model van een schriftelijke overeenkomst op,

    waarin de normen staan beschreven waaraan de mondzorgverlener die voor u werkt moet voldoen, verwerk deze normen ook in het door u gehanteerde model arbeidsovereenkomst.

  1. Wees kritisch bij het instellen van:

    – een klachtenfunctionaris: met name zelfstandige beroepsbeoefenaren sluiten zich aan bij algemene organisaties die klachtenfunctionarissen ter beschikking stellen. Sluit hierbij niet aan “om maar te voldoen aan de eisen van de Wkkgz”. Het is van belang dat de klachtenfunctionaris weet hoe het in de mondzorgpraktijk eraan toegaat, wat de gebruikelijke gang van zaken is, etc. De klachtenfunctionaris moet bemiddelen tussen u en de cliënt/klager en het is goed als deze weet van het reilen en zeilen binnen een soortgelijke organisatie als die van u; en
    – het verbinden van de praktijk aan een onafhankelijke, wettelijke erkende geschilleninstantie. Deze instantie geeft namelijk een bindend oordeel over het geschil en daar moeten partijen zich aan houden. Van belang is dan dat de geschilleninstantie weet hoe het eraan toegaat in uw praktijk. Kies een instantie die weet waar die het over heeft.

Door: mr. drs. E.E. (Eveline) Hoogeterp en mr. C. (Claudia) Zwetsloot – advocaten Eldermans|Geerts.

Workshop Wkkgz: Pharmaknowledge Nascholingen organiseert in samenwerking met Eldermans|Geerts op dinsdagmiddag 7 november 2017 een workshop over de rol van de Wkkgz voor beroepsbeoefenaren in de eerste lijn. Wat moet u doen om het goed te regelen, hoe moet u dat doen en wat zijn de risico’s als u het niet doet? Doel van de workshop is dat naleving van de Wkkgz voor u een way of life wordt in plaats van de zoveelste administratieve verplichting. Want een goede implementatie biedt ook kansen! Lees meer

Lees meer over: Kennis, Kwaliteit, Onderzoek, Wkkgz