“Als ik ’s middags naar huis ga, vraag ik mij regelmatig af waar ik toch zo druk mee ben geweest.” Deze ervaring gaat helaas op voor veel praktijkmanagers. Je wordt dan ‘geleefd door de dag’ en daardoor ben je vaak niet in staat daadwerkelijk nieuwe acties op te pakken of verbeteringen door te voeren. In dit artikel de tips die wel tot verbeteringen kunnen leiden.

Urgent vs. belangrijk

Binnen praktijken wordt vaak veel werk verzet. Het gaat er dan ook niet om hoeveel werk wordt verzet, maar vooral of de goede werkzaamheden worden verzet. De ‘Prioriteiten matrix’ helpt hierbij.

In deze matrix worden de werkzaamheden gecategoriseerd op de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Met in elk kwadrant twee eenvoudige voorbeelden uit het scala van werkzaamheden van een praktijkmanager binnen een tandartsenpraktijk.

Vooral de ‘belangrijke’ werkzaamheden dragen eraan bij, dat het kwaliteitsniveau van de praktijk omhoog gaat. Juist deze werkzaamheden zorgen dus voor een verdere professionalisering en verbetering.

Hoe word je minder ‘geleefd’?

Het gevoel om ‘geleefd te worden’ ligt voornamelijk verscholen in het uitvoeren van werkzaamheden uit de kwadranten 1 en 3. Oftewel, je wordt geleid door de urgentie van de werkzaamheden en je wordt dus ‘geleefd’ doordat er continu nieuwe (urgente) verzoeken op je ‘to do’-lijst bijkomen. Waarna je direct weer aan de slag gaat om deze snel op te lossen, want ze zijn tenslotte urgent.

Het verschil kan worden gemaakt door je meer te richten op die werkzaamheden die belangrijk zijn (richt je dus meer op werkzaamheden uit kwadrant 2). En in mindere mate door de urgentie van de werkzaamheden (richt je dus minder op werkzaamheden uit kwadrant 3).

Wat ga je morgen anders doen

Mijn ervaring is dat een kleine aanpassing in je dagschema al een groot verschil kan maken. Advies is je werkdag in te delen in blokken, waarin je vooraf bepaald welke werkzaamheden je per blok gaat uitvoeren. Eigenlijk ga je dus vooral tijd inplannen (per dag, week of maand) voor je ‘kwadrant 2’ werkzaamheden.

Tips

De volgende tips dragen bij aan een effectieve en efficiënte invulling van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Zodanig dat een praktijk wel in staat is continu te verbeteren.

1. Aandacht voor verbetering
   Kerntaak van de praktijkmanager is om de praktijk te verbeteren en te professionaliseren. In de praktijk blijkt echter vaak, dat de praktijkmanager nog te veel bezig is met lopende zaken.
2. Pro-actieve houding
   Verbeteren begint ook met kansen zien en signaleren. Richt je aandacht als praktijkmanager dus ook meer op de punten waarop de praktijk kan verbeteren (wees pro-actief), en niet alleen op hetgeen op je af komt (reactief).
   
3. Eigen werkplek
   Een praktijkmanager moet de tijd en ruimte hebben om de werkzaamheden te doen, die losstaan van het primaire proces van de praktijk (het behandelen van patiënten). Een praktijkmanager die zijn werkplek heeft aan de balie is niet efficiënt. Thuiswerken kan een hele goede manier zijn om rustig aan de ‘kwadrant 2’ werkzaamheden te werken.
4. Duidelijk gedefinieerde rol
   Het moet duidelijk zijn voor het team welke werkzaamheden door de praktijkmanager worden opgepakt. En dat dit niet altijd direct merkbaar hoeft te zijn in de dagelijkse gang van zaken binnen de praktijk of op de werkvloer. Zo moet het voor een team duidelijk zijn, dat de praktijkmanager soms niet bereikbaar is, omdat hij of zij dan met ‘kwadrant 2’ werkzaamheden bezig is.
5. Affiniteit met de werkvloer
   Verder is het belangrijk voor de praktijkmanager om kennis te hebben van tandheelkundige zorg (niet per se van tandheelkunde zelf dus) en ook regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn. Alleen dan ben je in staat om ook pro-actief mogelijke verbeteringen te zien.
   

Conclusie

Als de praktijkmanager in staat is zijn of haar werk goed in te delen, word je minder geleefd en is de praktijk beter in staat continu te verbeteren.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl
Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

Het runnen van een familiebedrijf kan veel uitdagingen met zich meebrengen. Het gebeurt regelmatig dat emoties en familiezaken de overhand nemen, wat tot veel stress en frustratie op de werkvloer kan leiden. Hoeveel je ook van je familie houdt – er zijn meerdere zaken die je strict in de gaten moet houden. Deze tips kunnen daarbij helpen.

1. Onthoud altijd dat tijdens werktijd de praktijk op de eerste plek komt, en familie op de tweede

   Als het om het bedrijf gaat, zou de regel moeten gelden dat alles wat er gebeurt, moet gebeuren voor het bedrijf. Dit kan soms lasting zijn, maar is noodzakelijk als je een succesvol, winstgevend bedrijf wilt runnen. Je moet handelen als partners, en niet als familie.

2. Zorg voor gedetailleerde taak omschrijvingen en verdelingen
   

   Het is van groot belang om heel duidelijk op papier te hebben staan wie nou precies verantwoordelijk is voor wat binnen het bedrijf, vooral als het gaat om familie. Dit zorgt ervoor dat niemand weg kan komen met een slecht smoesje en te denken ‘oh, ze vergeven het me wel’ en verzekerd ook dat er altijd iemand aangewezen kan worden, mocht er wat fout gaan. Dit is zowel beter voor de praktijk, als voor de onderlinge relatie.

3. Wees er zeker van dat iemand geschikt is voor de taak

   Dat je heel veel van je nichtje houdt, hoef niet per sé te betekenen dat ze de manager van de praktijk hoeft te worden. Voordat je iemand een bepaalde taak toewijst, evalueer dan eerst heel goed of de persoon in kwestie daadwerkelijk geschikt is hiervoor. Dit kan lastig zijn, zeker als je weet dat een van je familieleden heel erg geholpen zou zijn met een bepaalde functie, maar is wel noodzakelijk voor een succesvolle praktijk.

4. Ontwikkel een systeem voor het geven van bonussen
   

   Dit is een belangrijk punt, want mocht je broertje of zusje op een dag opeens je kantoor binnenlopen met vraag om een bonus, dan is het zeker niet ondenkbaar dat dit uitloopt op drama. Ook wil je niet dat andere werknemers eventueel denken dat familie wordt voorgetrokken. Zorg daarom dat het voor iedereen duidelijk is hoe prestaties worden gemeten en waarop gegeven bonussen worden gebaseerd.

5. Stel de juiste vragen
   

   Om zeker te weten dat je goed kan samenwerken met een familielid, en om te weten of ze dezelfde bedrijfsfilosofie, visie en doelen delen, is het belangrijk om een paar belangrijke vragen aan het licht te stellen, voordat je ze de baan aanbiedt. Voorbeelden van vragen kunnen zijn:

• Zou je de praktijk graag vooruit zien gaan of zo laten blijven als het nu is?
• Wat is voor jou het belangrijkst, controle houden en stabiel blijven, of risico’s nemen en kans hebben op groei.
• Wat is je visie voor de praktijk?
• Hoe denk jij dat de praktijk deze visie en de doelen het beste kan bereiken?
• Wie is er in jouw ogen verantwoordelijk voor wat?

Het stellen van dit soort vragen stelt het familielid op de hoogte van jouw houding tegenover de praktijk, en helpt ook met het uitvinden of jullie op dezelfde lijn zitten.

Al met al, het runnen van een familiebedrijf kan lastig zijn, maar dat zegt niet dat het niet kan werken. Sterker nog, er zijn genoeg voorbeelden te vinden van zeer succesvolle familiebedrijven. Laat je dus vooral niet tegenhouden, maar zorg wel dat er duidelijke afspraken zijn en dat iedereen geschikt is voor zijn of haar functie. Op die manier staat niks meer in de weg van succes.

Bron:
Dr Bicuspid

Er wordt steeds meer gesproken en geschreven over praktijkmanagement. Ook zijn er steeds meer praktijkmanagers aan het werk binnen tandartspraktijken. Waarom toch deze ontwikkeling? Is praktijkmanagement niet gewoon een overgewaardeerde, bedrijfseconomische hype voor de tandartspraktijk?

Wat is management?

Management is een zeer algemeen begrip met ook vele verschillende definities, zoals deze:

“Management is het besturen van een onderneming of organisatie. Het doel van management is het (her)formuleren en bereiken van de ondernemingsdoelstellingen in de gegeven – soms sterk veranderende – context.”

De term management is ontstaan in de twintigste eeuw toen er sprake was een toename van de innovatiedruk en het groter worden van een onderneming. En wordt ook wel benoemd als het ‘smeermiddel’ van de organisatie om alles goed te laten functioneren en continu te kunnen verbeteren.

Minder tijd voor mijn patiënten

Veel tandarts / praktijkhouders geven mij aan, dat zij in verhouding steeds meer tijd kwijt zijn aan de praktijk en daardoor minder tijd over hebben voor het behandelen van hun patiënten. De volgende ontwikkelingen worden hiervoor als oorzaak genoemd:

• Steeds meer eisen vanuit patiënten, wet- en regelgeving en verzekeraars
• Steeds meer vraagstukken en regelwerk vanuit de groeiende groep medewerkers
• De concurrentie om de patiënt neemt toe, waardoor de praktijk zich moet blijven ontwikkelen en profileren.

Hierbij valt direct op dat deze oorzaken grotendeels overeenkomen met hetgeen in bovenstaande definitie over management is geschreven – lees: een sterk veranderende context door toenemende innovatiedruk en de groter worden onderneming. De tijd die een tandarts / praktijkhouder hieraan gaat besteden, gaat direct ten kosten van zijn behandeltijd, of van zijn vrije uren.

Is praktijkmanagement overgewaardeerd?

Door de veranderende context binnen tandartspraktijken, is het geheel in lijn met de geschiedenis, dat ook in de tandartspraktijk over management wordt gesproken. Echter, door alle aandacht hiervoor wordt het bijna automatisch ook een soort ‘hype’.

En is management binnen de tandartspraktijk daarmee dan ook overgewaardeerd? Ik vind dat iedere praktijk voor zich antwoord moet geven op deze vraag vanuit zijn eigen behoefte of noodzaak. Als de praktijk niet lekker functioneert, als medewerkers vertrekken, als patiënten niet tevreden zijn, als de protocollen niet op orde zijn, etc. dan zal er behoefte zijn aan verbetering. Oftewel, dan is er vraag naar meer of beter management in de praktijk.

Functioneert daarentegen alles heel goed zoals het al jaren doet, dan is de directe noodzaak om de ondernemingsdoelstellingen te herformuleren – zie de definitie hierboven – niet of nauwelijks aan de orde. Waarmee er dus ook geen management vraagstuk is.

In veel praktijken worden overigens onbewust al veel management taken uitgevoerd. Ofwel bij een praktijkhouder dan wel bij een medewerker. Zonder dit expliciet zo te benoemen, is er dan gewoon sprake van goed management.

Wanneer een praktijkmanager aanstellen?

Het hebben van een praktijkmanager is in essentie niet gerelateerd aan de omvang van de praktijk. Als de praktijk al goed loopt zonder praktijkmanager, dan is deze dus niet nodig.
Een praktijkmanager – of iemand die zich met management taken gaat bezighouden – zal van toegevoegde waarde zijn als:

• De praktijk niet lekker loopt of als het niet lukt niet om verdere verbeteringen door te voeren. Denk aan het werken volgens protocollen, een goed functionerend team, meer tevreden patiënten, etc. Én:
• De tandarts / praktijkhouder heeft geen zin, geen tijd of niet de kwaliteiten dit aan te pakken.

Conclusie

Het is duidelijk, dat de nadruk meer op management komt te liggen in praktijken die onderhevig zijn aan een veranderende context. Zoals de toenemende eisen vanuit wet- en regelgeving, de toenemende concurrentie van praktijken in de buurt en de mondige patiënt. Als de praktijk niet lekker functioneert of dreigt voorbij gestreefd te worden door de concurrentie of door IGZ wordt bezocht, dan is het noodzakelijk om in actie te komen. Dit vraagt om management, maar dit is gelukkig lang niet voor alle praktijken aan de orde van de dag.

Is management dan overgewaardeerd? Dat mag u zelf beoordelen voor uw eigen situatie.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl en initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

Lees ook: Wel of geen praktijkmanager? Tips voor een goede organisatiestructuur