Wat is de toegevoegde waarde van protocollen?
Waarom wil je eigenlijk een protocol opstellen? En wat heb je eraan? Vragen die ik de tandarts stel om zijn of haar beweegredenen te horen. Helaas wordt regelmatig aangegeven “dat de praktijk protocollen moet hebben”. Dit resulteert erin, dat protocollen worden gekopieerd en als bewijs voor IGZ in de kast verdwijnen: een gemiste kans.
Regelmatig vragen praktijken mij om te ondersteunen bij het opstellen van protocollen. Waarom wil je die eigenlijk? En wat heb je eraan? Vragen die ik de tandarts stel om zijn of haar beweegredenen te horen. Helaas wordt regelmatig aangegeven “dat de praktijk protocollen moet hebben”. Dit resulteert erin, dat protocollen worden gekopieerd en als bewijs voor IGZ in de kast verdwijnen: een gemiste kans.
“Omdat het moet!”
Het opstellen van protocollen ‘omdat het moet’ is mijns inziens verkeerd. Deze insteek komt voort uit de grote onzekerheid en angst, die er bij tandartsen heerst over een eventueel bezoek van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Deze angst vormt de aanzet tot het opstellen van protocollen. Echter, handelend vanuit deze angst zullen de protocollen geen toegevoegde waarde opleveren voor de praktijk. Het zal alleen enigszins de onzekerheid bij de tandarts wegnemen.
Is er toegevoegde waarde?
Volgens mij zijn er op hoofdlijnen vier voordelen te benoemen bij het opstellen van protocollen. Deze voordelen heb ik hieronder in volgorde van belangrijkheid opgesomd:
- Creëren van een leermoment
Het opstellen of herzien van de protocollen is een uitgelezen moment met het team om de tafel te gaan. Dit overleg richt zich er vooral op te inventariseren waar de werkwijze onderling afwijkt en of de werkwijze overeenkomt met de geldende eisen (bijvoorbeeld vanuit de WIP-richtlijn). Deze onderlinge afstemming zorgt voor duidelijkheid en levert de grootste toegevoegde waarde binnen het proces van protocolleren. - Vastleggen van afspraken
Door alle afspraken vervolgens daadwerkelijk vast te leggen in een protocol, heeft de praktijk altijd een duidelijke basis liggen om op terug te kunnen grijpen. Het protocol zorgt dus voor duidelijkheid voor nu en in de toekomst. - Inwerken van nieuwe medewerkers
Als het team draait en alle afspraken worden nageleefd, kan dit betekenen dat de protocollen voor langere tijd in de kast verdwijnen. Helemaal niet erg, want dat betekent dat het team op uniforme wijze en conform de geldende eisen werkt. Wanneer een nieuwe medewerker in de praktijk komt, is het een uitgelezen moment om hem of haar via de protocollen goed in te werken. Een gemiste kans als de protocollen dan niet op tafel komen. - Verantwoorden naar IGZ
Tot slot, is het uiteraard van belang om verantwoording te kunnen afleggen over de werkwijze binnen de praktijk. Onder andere naar de IGZ. Echter, dit levert de minst toegevoegde waarde op voor de praktijk en het team.
Conclusie en advies
Praktijken handelen nog te veel vanuit de angst voor een bezoek van de IGZ. Echter, door meer te handelen vanuit eigen perspectief zullen de maatregelen en veranderingen van grotere toegevoegde waarde zijn voor de praktijk zelf. Je doet het niet meer ‘omdat het moet’, maar ‘omdat we er beter van worden’. En dan ben ik ervan overtuigd, dat elke praktijk zich ook prima kan verantwoorden richting de IGZ.
Door:
Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. De Dental Management Toolkit helpt bij het management van uw praktijk, met protocollen, video’s en tips. Onderdeel van de toolkit zijn onder andere voorbeeldprotocollen en adviezen.
