6 eenvoudige stappen om je praktijkvoering te verbeteren

6 eenvoudige stappen om je praktijkvoering te verbeteren

“Als je niet weet waar je naar toe wilt, dan doet de richting er ook niet toe”, zei de kat in het beroemde verhaal van Alice in Wonderland. Als medewerkers niet weten waar je naar toe wilt, weten ze ook niet hoe ze er moeten komen. Lees de 6 tips voor verbetering van de praktijkvoering.

 1. Creëer een doel

“Als je niet weet waar je naar toe wilt, dan doet de richting er ook niet toe”, zei de kat in het beroemde verhaal van Alice in Wonderland. Het ligt enorm voor de hand dat als jouw medewerkers niet weten waar je naar toe wilt, ze ook niet weten hoe ze er moeten komen. Natuurlijk is dat voor een tandartspraktijk verantwoorde en goede zorg. Uit onze ervaring met praktijkscans blijkt dat medewerkers zelden weten wat de praktijkhouder dit jaar wil bereiken, zelfs als de praktijkhouder zich bijvoorbeeld heeft voorgenomen om Gewoon Gaaf te implementeren. Je kunt als tandarts niet duidelijk genoeg zijn over wat je doel voor dit jaar is. Dat geldt overigens ook voor het werken aan de stoel. Een jaar lang extra energie steken in ergonomisch en écht 4-handed werken, kan je tientallen jaren werkplezier en fitheid opleveren.

2. Check je communicatie

Gebrek aan communicatie is de meest gehoorde klacht bij medewerkers van praktijken. Onduidelijkheid is iets waar het team veel last van heeft. Dat leidt vaak tot geroddel en onzekerheid. Beide hebben een enorm negatieve impact op de sfeer en werkplezier en uiteindelijk ook op het werkplezier van de praktijkhouder! De eerste stap om de communicatie te evalueren is door te kijken naar de frequentie en duur van de overleggen.

Een goed overleg hoeft niet per se een uur te duren. Belangrijk is dat je kijkt welke onderwerpen op welk moment besproken moeten worden. Naast de gebruikelijke functionerings- en beoordelingsgesprekken, heeft vooral de dagstart een enorm positieve bijdrage aan goede interne communicatie.

3. Doe een dagstart

De dagstart houdt in dat je als praktijk ’s ochtend vóór de patiëntenbehandeling de dag doorneemt. De dagstart is geen koffiemoment of klaagzang, maar juist een positief moment, waarbij je leert van de dingen van de dag ervoor en gezamenlijk kijkt naar vandaag. In grotere praktijken is het bijvoorbeeld handig om hierin te benoemen als er een gat in de agenda is ontstaan. Wanneer iedereen hiervan op de hoogte is, dan kunnen ook andere tandartsen kijken of ze kunnen helpen bij het opvullen van dat gat met dringende behandelingen die uit het periodiek mondonderzoek naar voren komen.

Ook in kleinere praktijken is het fijn als ieder teamlid weet dat er een vast moment is, waarop ze iets kwijt kunnen aan het hele team in één keer. Zo voorkom je dat het koffiezetapparaat het centrale nieuws uitwisselingpunt wordt.

4. Meten is weten, waar wil je op sturen?

Als je een doel hebt waar je op wil sturen, dan is het ook mooi als het team weet hoe het er voor staat. Stel dat je meer patiënten bij de preventie assistente wilt laten afspreken zodat je het aantal mensen met nieuwe cariës terug wilt dringen, dan kan het handig zijn om het aantal preventieafspraken en het aantal vullingen bij jonge patiënten vast te leggen. Door dit maandelijks te delen met het team, ziet iedereen ook of het daadwerkelijk lukt om meer met preventie aan de slag te gaan. Als het goed is resulteert dit op iets langere termijn in een dalende hoeveelheid restauraties bij de jeugd.

5. Motiveer je team en blijf ze trainen

Alle bovenstaande punten dragen al bij aan een beter gemotiveerd team. Uit onderzoek van de Gallup Organisatie, een Amerikaans onderzoeksbureau, is 20% van de mensen niet echt verbonden met zijn werk. Uit ons eigen onderzoek gebaseerd op de Gallup methode blijkt dat het grootste gemis in de complimenten ligt. Wij vinden overigens geen verschil bij medewerkers met vrouwelijke of mannelijke praktijkhouders.

6. Kijk naar de structuur van je agenda

Een goede planning kan je dag maken of breken. Veel onverwachtse behandelingen zijn stressvol en veroorzaken onrust voor de praktijk. Natuurlijk kun je niet alle onverwachte zaken vermijden, maar met een structuur in de dag zou je die wel makkelijker aan moeten kunnen.

Een blokplanning betekent zoveel dat je structureel tijd reserveert voor een type behandeling. Een spoed geval hier een goed voorbeeld van. Als je ervoor zorgt dat je iedere dag 30 minuten openhoudt, dan kan de receptie de spoedgevallen ’s morgens makkelijker kwijt. Als er om 10.00 uur nog steeds niemand zich heeft aangemeld, dan wordt de tijd vrijgegeven en kan de bellijst gebruikt worden. In de praktijk blijkt dat het spoedblok zelden of nooit onbenut blijft.

Voor mondhygiënisten is een blokagenda ook ideaal. Door de aard van de behandelingen zitten mondhygiënisten vaak al voor de komende 6 maanden vol. De patiënt is namelijk geneigd om de recall meteen in te plannen. Op het moment dat een nieuwe patiënt voor een initiële behandeling komt, is hiervoor op korte termijn zelden plaats. Een blok van bijvoorbeeld één uur per week voor initiële behandelingen kan dat ontlasten. En als dat blok een week vantevoren niet vol is, dan wordt die vrijgegeven voor de eerstvolgende die zijn afspraak wil wijzigen.

Door: Alexander Tolmeijer, Dentiva en mede-auteur van het boek Communicatie in de tandartspraktijk

 

Lees meer over: Management, Ondernemen/