Podcast: Als je ervaart dagelijks geleefd te worden: multitasken werkt niet

Met het verhogen van de efficiëntie vanuit de agendaplanning en binnen de behandelkamer wordt het voor stoelassistenten steeds lastiger om gedurende de werkdag ook de werkzaamheden in de sterilisatieruimte uit te voeren. Hierdoor zie ik binnen grotere praktijken – en soms ook al bij relatief kleinere praktijken – de ontwikkeling naar de intrede van een omloop assistente.

Uiteraard is dit een extra kostenpost voor de praktijk. Daarnaast ben ik van mening, dat een betere focus en afbakening van de verschillende werkzaamheden – iets wat dus bereikt kan worden met een omloop assistente – ook tot een hogere efficiency kan leiden. Dit zorgt namelijk voor rust. Niet alleen in de behandelkamer, maar ook in het hoofd. Vooral omdat veel medewerkers in de tandartsenpraktijk ervaren geleefd te worden.

Beluister hier de podcast of lees de tekst van de podcast van Sjoerd Kuiken hieronder.

Wat bedoel ik nu eigenlijk precies?

Met meer focus vanuit de stoelassistente bedoel ik dat zij meer in de behandelkamer aanwezig is en zich alleen nog maar haar aandacht hoeft te richten op wat daar moet gebeuren. En dus niet tegelijkertijd hoeft te denken aan het aanzetten van de thermodesinfector, het opnemen van de telefoon of het doen van de bestellingen.

In die situaties waarbij focus ontbreekt, wordt er vooral veel ‘gemultitaskt’. Dit voorbeeld voor de stoelassistente is vergelijkbaar met de werkzaamheden aan de balie. Of voor de praktijkmanager op kantoor. Ook tandartsen zie ik regelmatig allerlei andere taken afhandelen tussen – of soms zelfs tijdens – behandelingen. We multitasken wat af met elkaar in de tandartspraktijk.

Multitasken

De term ‘multitasken’ wordt vaak in positieve zin gebruikt voor medewerkers die in staat zijn ‘alle ballen in de lucht te houden’ gedurende de werkdag. Onderzoek wijst echter uit, dat multitasken helemaal niet werkt. En dat multitasken vooral zorgt voor stress en onrust. Ook wel het gevoel, dat je de hele dag ‘wordt geleefd’.

Het werkgeheugen in ons brein is namelijk helemaal niet in staat meerdere dingen tegelijk te doen. De volgende test levert het bewijs hiervoor. Tel zelf van 1 t/m 10 en meet de tijd. Doe hetzelfde met het opnoemen van de letters a t/m j. Als je deze twee reeksen vervolgens tegelijk wilt opnoemen, dus 1a, 2b, 3c, etc. en ook hiervan de tijd opmeet, zul je ervaren dat je in dit laatste geval vier tot vijf keer zo lang bezig bent als wanneer je de twee lossen reeksen apart opzegt. Kortom, het bewijs dat multitasken niet werkt.

Zoals gezegd zit het knelpunt in ons werkgeheugen. Het is veel beter om werkzaamheden niet te onderbreken. Dus eerst het ene afronden, voordat we doorgaan met het andere. Resultaat is dat we zodoende efficiënter werken. Maar tevens is het resultaat, dat dit veel minder fouten en minder stress oplevert.

Afleiden

Probleem is echter, dat we zelf vooral de neiging hebben ons af te laten leiden. Ons brein wordt verleid te schakelen naar nieuwe dingen. Om bijvoorbeeld op onze mobiel te kijken, een e-mail tussendoor te gaan beantwoorden of om even in de sterilisatieruimte te gaan kijken. De uitdaging is dus je niet te laten verleiden andere werkzaamheden tussendoor te doen. Het is vooral belangrijk focus te behouden en werkzaamheden eerst volledig af te ronden.

Zoals ik al heb gezegd is mijn advies voor praktijken om iedere medewerker veel meer focus te laten leggen op de eigen taken. En om taken niet naast elkaar of tegelijk uit te voeren. Dit is inefficiënt en zorgt voor een grotere kans op fouten. Niets is ook zo efficiënt als taken in één keer goed uitvoeren.

Single-tasker

Mijn advies is dus om vooral een ‘single-tasker’ te worden. Dit kun je voor jezelf versterken door de werkdag in blokken in te delen. Niet alleen een blokplanning voor de agendaplanning kan hierin werken, maar dus ook een blokplanning voor de balie, de omloop assistente of de praktijkmanager. Denk bijvoorbeeld aan blokken voor het verzetten van afspraken, het verwerken van de post en het nabellen van openstaande facturen. Daarnaast is het advies alle ‘tussendoor’ verleidingen zo veel mogelijk te blokkeren. Zet bijvoorbeeld telefoon en e-mail op bepaalde tijden uit. Of doe de deur dicht als je een blok kantoortijd efficiënt wilt besteden.

Nogmaals, wordt een single-tasker. Door vooral te focussen en af te bakenen. Dit zorgt voor minder fouten en minder stress. Op deze manier krijg je ook eerder de taken af, die hoge prioriteit hebben en zul je ervaren minder geleefd te worden.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl
Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

Lees meer over: Management, Ondernemen, Thema A-Z, Werken met plezier/