Praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen en tips van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag-Tooten over de uitdagingen en valkuilen van het praktijkhouderschap.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag over het combineren van de zorg voor haar patiënten met het praktijkhouderschap.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Moniek Hamerslag-Tooten

Praktijk:           Mondzorg 2Gether4Dental in Houten

Opzet:              Maatschap met één collega

Situatie:           Zelfstandig praktijkhouder van een mondhygiëne praktijk aan huis sinds 2006
Sinds 2010 een praktijk op een externe locatie met meer behandelkamers en meer personeel

Onderwerp: Actief ondernemen

Ik wil je onderstaande vragenlijst voorleggen, omdat ik denk dat jouw ervaringen omtrent het ondernemerschap van toegevoegde waarde kunnen zijn voor collega’s.

Aanleiding

Moniek heeft al langer een eigen praktijk voor mondhygiëne in Houten. Deze praktijk heeft zij zelf opgezet en uitgebouwd tot een bloeiende praktijk met drie behandelkamers. Sinds januari 2020 is Moniek een maatschap aangegaan om haar praktijk verder uit te kunnen bouwen.

Zorgverlener vs. Ondernemer

Voor praktijkhouders zal er altijd een spanningsveld bestaan tussen de rol van zorgverlener en het praktijkhouderschap. In het begin van haar ondernemerschap voelde Moniek zich vooral zorgverlener. Zij moest nog groeien in haar rol als praktijkhouder en ook als zelfstandige. Door ‘het’ gewoon te doen en aan te pakken, heeft zij veel geleerd op het gebied van het ondernemen. “Gaandeweg ging het ondernemerschap mij ook gemakkelijker af. Zo leer je ook hoe je met personeel om moet gaan. Daarnaast heb ik ook actief cursussen gevolgd voor praktijkmanagement en leidinggeven.”

Het feit – dat zij zelf gegroeid is in haar rol van praktijkhouder – neemt niet weg, dat dit op sommige momenten lastig blijft. Moniek heeft daarvoor ook een netwerk van adviseurs opgebouwd. “Ik heb geleerd als ik het zelf niet weet om direct hulp in te schakelen en inmiddels heb ik een mooi netwerk van externe adviseurs opgebouwd. Hierdoor voel ik mij een stuk zekerder.”

De kunst van delegeren

Naast de 3,5 dagen dat Moniek werkzaam is aan de stoel als mondhygiënist / kindertandverzorgende, moet zij de lopende zaken managen, is zij bezig de praktijk uit te breiden en heeft ze de zorg voor twee kinderen. Moniek geeft aan, dat zij gemiddeld 4,5 dag per week aan het werk is. Om haar privé en werk goed in balans te houden, delegeert zij een deel van de administratie aan twee assistentes, zoals het declareren en het scannen van de facturen voor de boekhouding.

Wat maakt ondernemen leuk?

Het ondernemerschap houdt voor Moniek in, dat zij zoveel mogelijk haar eigen keuzes kan maken en niet afhankelijk is van anderen. Die vrijheid is haar heel veel waard. Ondernemen betekent voor haar om nieuwe ideeën te ontwikkelen en om vernieuwend bezig te zijn.

“Ik hou ervan om nieuwe dingen uit te proberen en te kijken naar hoe dingen efficiënter en makkelijker kunnen. Ook ben ik een perfectionist, wil ik er altijd het beste uithalen en kijk ik heel kritisch naar mezelf en anderen. Patiënten verdienen goede zorg en ik wil die ook absoluut leveren.”

Welke kwaliteiten heb je nodig?

 Moniek vindt dat je als praktijkhouder zeker over een aantal eigenschappen moet beschikken. Zo geeft zij aan: “Als ondernemer moet je niet bang zijn om risico’s te lopen, geen beren op de weg zien en altijd doorgaan. Denken in mogelijkheden en niet in problemen. Je moet ertegen kunnen dat een dag niet van 9 tot 17 uur duurt, maar flexibel zijn. Tot slot, moet je jezelf doelen durven stellen en een plan maken hoe dit te gaan behalen.”

Zelf leert Moniek het snelste door gewoon te doen en niet bang te zijn om fouten te maken. Zij geeft aan zeker fouten te hebben gemaakt. “Daar heb ik ook het meeste van geleerd. Vallen en opstaan en vooral doorgaan en niet opgeven.” Tot slot, vindt Moniek het belangrijk een persoonlijke ‘drive’ te hebben zich altijd te blijven ontwikkelen.

En als alle zaken uiteindelijk goed uit de verf komen, geeft dat een hoop energie. “Ik ben dan vooral trots op mezelf.”

Wat zijn ‘energie vreters’?

Naast het feit dat ondernemen haar veel positieve energie geeft, zijn er ook een aantal ‘energie vreters’. Vooral het bijhouden van de administratie kost Moniek veel tijd en energie. Ondanks dat het niet altijd leuk is om te doen, vindt Moniek het belangrijk dit wel goed bij te houden. “Financieel is het fijn om regelmatig met je accountant/ boekhouder te overleggen en te kijken hoe je ervoor staat en welke keuzes je dan kunt maken. Dit geeft rust.”

Ook het personeel kost veel energie, zoals met functioneringsgesprekken, evaluaties en vergaderingen. En daarnaast stelt Moniek elke zes weken een intern memo op voor de interne communicatie. Ondanks dat dit veel tijd kost, levert het haar ook veel op. “Ik heb gemerkt dat als iedereen goed op de hoogte is van wat er speelt en wat er gaat komen, dat men dan beter tegen komende veranderingen aankijkt.”

Tips van Moniek

1. Regelmatig evalueren

Moniek merkt op dat zij in het verleden problemen soms met het personeel besprak, maar niet regelmatig genoeg evalueerde. Sinds zij zich hier meer van bewust is, gaat dit beter.

Toevoeging: De algemene cyclus voor verbetermanagement is de PDCA-cyclus, dat staat voor Plan – Do – Check – Act. Ervaring leert dat binnen praktijken goede ideeën (= Plan) ook vaak snel tot actie leiden (= Do). Regelmatig zie je dergelijke initiatieven echter ‘doodbloeden’. Oorzaak is vaak het niet doorlopen van de genoemde cyclus door het niet uitvoeren van de ‘Check’-fase. Deze fase betekent concreet het evalueren van de voorgaande stappen en waar nodig bijsturen (= Act). Tip is om bij het inzetten van veranderingen ook direct een ‘check-moment’ in je agenda vast te leggen om te voorkomen dat goede ideeën en ingezette veranderingen ‘doodbloeden’.

2. Formuleer een visie

Moniek geeft aan het erg lastig te vinden ten tijde van de start van haar praktijkhouderschap een duidelijke visie uit te werken. Gaandeweg is zij erachter gekomen wat haar sterke punten zijn, wat zij leuk vindt om te doen én welke kant zij op wil met de praktijk. Ze vindt het belangrijk om een visie te hebben en geeft tegelijkertijd aan dat het ook goed is deze in de jaren steeds verder te ontwikkelen en scherper te formuleren.

Toevoeging: Hoe moeilijk het ook is een scherpe visie te formuleren, neemt dit niet weg dat een visie jou richting geeft en jouw uitgangspunten verwoordt. Een visie bekijk je niet dagelijks, maar als deze scherp is geformuleerd heb je wel een helder uitgangspunt bij het nemen van belangrijke beslissingen voor de praktijk. Daarnaast is het belangrijk de visie binnen de praktijk en het team kenbaar te maken.

3. Houd investeringen overzichtelijk

Tijdens de gesprekken, die Moniek voert met haar accountant bespreekt zij regelmatig wat de consequenties zijn van bepaalde beslissingen. Het is belangrijke zaken goed door te rekenen, zodat je weet waar je aan begint. En goed weet hoe lang je bezig bent de investeringen terug te verdienen. Hoe langer je als ondernemer bezig bent, hoe meer inzicht je krijgt in de consequenties van je investeringen op de financiële gezondheid.

4. Durf vervelende beslissingen te nemen

Het ondernemerschap houdt – helaas – ook in, dat je als praktijkhouder soms vervelende beslissingen moet nemen. “Ik merk dat ik vervelende besluiten van contracten niet verlengen altijd lastig vind. Dan komt het ‘stukje mens’ ook om de hoek kijken bij de ondernemer. Ik heb mij in die tijd vaak afgevraagd of ik dingen anders had kunnen doen. Je blijft daar dan lang over nadenken. Gelukkig zijn er adviseurs, die je dan bij kunnen staan en met je meedenken en zaken inzichtelijk kunnen maken voor je. Echter, terugkijkend kan ik concluderen dat ik destijds de juiste beslissingen heb genomen.”

Toevoeging: De uitdaging voor praktijkhouders is om bij het nemen van beslissingen vooral de volgende twee factoren leidend te laten zijn. Neem beslissingen vooral op basis van de ratio (1) – het verstand of de rede – en in het lange termijn belang van de praktijk (2). Oftewel, probeer persoonlijke emoties uit te schakelen en laat je zo min mogelijk verleiden tot korte termijn beslissingen.

5. Laat je goed adviseren

Een tip van Moniek aan collega praktijkhouders is vooral om je hart te volgen en die dingen te doen waar je gelukkig van wordt. Daarnaast is haar advies je goed te laten adviseren. Vooral door kritisch naar je eigen kwaliteiten te kijken en te zien op welke gebieden je aanvullend hulp nodig hebt. Indirect geeft Moniek hiermee ook het advies vooral een ‘growth mindset’ te hebben als praktijkhouder.

Toevoeging: Iemand met een ‘fixed mindset’ benadert uitdagingen met vragen als ‘Zal ik slagen of niet? Zal ik succesvol zijn of niet? Zal ik een winnaar zijn of een verliezer?’. Deze mindset gaat uit van het feit of je wel of niet bepaalde kwaliteiten hebt. Een ‘growth mindset’ daarentegen is gebaseerd op het geloof, dat je bepaalde basis kwaliteiten hebt en je door inspanning, tijd en strategie deze altijd verder kunt ontwikkelen. Vooral door te willen leren. Oftewel, zie je het praktijkhouderschap als het risico om niet succesvol te zijn, of toch vooral als een uitdaging jezelf verder te ontwikkelen?

 6. Neem de tijd

En tot slot, neem de tijd om het ondernemerschap je eigen te maken. Zie het als een uitdaging je hierin te ontwikkelen. En stapje voor stapje kom je er wel. Zoals Moniek dit verwoordt: “Regelmatig vooruitkijken naar waar je naartoe wilt en regelmatig terugkijken naar wat je allemaal al hebt bereikt.”

Door: Sjoerd Kuiken
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Lees ook:

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

 

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Matthijs Genders over het opzetten van ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem binnen zijn praktijk.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Matthijs Genders over het opzetten van ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem binnen zijn praktijk. Met zijn persoonlijke verhaal maakt hij duidelijk, dat een kwaliteitssysteem veel kan opleveren maar het niet voor iedereen zal werken.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Matthijs Genders
Praktijk:           Tandartsenpraktijk Genders in Landgraaf
Sinds:              Praktijkhouder sinds 2012
Opzet:              Zelfstandig praktijkhouder
Situatie:           Praktijk met 4 behandelkamers

Aanleiding

Een aantal jaren geleden heeft Matthijs ervoor gekozen om een volwaardig kwaliteitssysteem op te zetten en daarmee een volwaardige ISO 9001 certificering te behalen. Een geaccrediteerd ISO 9001 kwaliteitssysteem houdt overigens in dat de praktijk jaarlijks wordt geaudit door een geaccrediteerde instelling – in zijn geval Dekra – wat resulteert in een onafhankelijk en objectief oordeel over het kwaliteitssysteem. In de tussentijd is de praktijk verhuisd naar een groter pand, waarmee de praktijk is gegroeid van 2 naar 4 behandelkamers. Tevens is de praktijk in die tijd gegroeid van 3 medewerkers naar het huidige team van 14 medewerkers.

Waarom een ISO-certificering?

Matthijs geeft aan, dat er voor hem als praktijkhouder veel facetten zijn die naast het primaire proces – het verlenen van tandheelkundige zorg – geregeld moeten worden. Hij zag in, dat deze ondersteunende processen hem in de eerste jaren van zijn praktijkhouderschap veel tijd kostten en bij de groei van zijn praktijk steeds méér tijd gingen opeisen. Hierdoor ontstond voor hem een disbalans in de verhouding privé en werk, terwijl hij aangeeft het heel belangrijk te vinden deze balans goed te bewaken. Dit is dan ook voor hem de belangrijkste reden geweest meer structuur in zijn praktijk te willen brengen. En wel in de vorm van een ISO 9001 kwaliteitssysteem, wat hem structuur en uiteindelijk ook rust heeft opgeleverd.

Toen zijn praktijk nog kleiner was, had Matthijs al dezelfde ‘drive’ om alles zo goed mogelijk te doen. “Maar zo goed mogelijk is op een gegeven moment niet meer genoeg. Ook zijn er anderen die dingen beter kunnen dan jijzelf.” Het kwaliteitssysteem is meegegroeid met de groei van zijn praktijk. Daarbij heeft hij steeds meer taken overgedragen aan medewerkers, die daar beter in zijn of meer tijd voor hebben of krijgen.

Toelichting:

Voor een ISO 9001 certificering dient de praktijk een zogenaamd kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. Een dergelijk systeem houdt globaal in, dat je als praktijk niet alleen aantoonbaar voldoet aan geldende wet- en regelgeving, maar daarnaast ook aantoonbaar bezig bent met ‘continu verbeteren’. Een voorbeeld is de PDCA-cyclus als verbetermethode om de praktijk stap voor stap te verbeteren. Deze PDCA-cyclus kent de stappen Plan – Do – Check – Act en deze cyclus doorloop je continu, wat zorgt voor een proces van continu verbeteren.

Voor– en nadelen

Het opzetten, hebben en onderhouden van het kwaliteitssysteem heeft voor- en nadelen. Matthijs somt de volgende voordelen op:

• Het kwaliteitssysteem biedt structuur.
• Het zorgt voor transparantie en duidelijkheid.
• Het creëert overzicht.
• Het heeft geleid tot het delegeren van taken.

Daarnaast heeft een kwaliteitssysteem ook nadelen – of uitdagingen – namelijk:

• Het vergt moed om taken uit handen te geven.
• Sommige taken worden niet altijd op een manier uitgevoerd, zoals je graag ziet.
  Matthijs geeft hierop direct aan, dat bijsturing nodig blijft maar het loslaten voor veel tandartsen – waaronder hijzelf – niet gemakkelijk is.
• Het onderhouden (/ bijhouden) van het kwaliteitssysteem kost veel tijd.
  “Een systeem opzetten betekent vervolgens niet dat je klaar bent. Het vergt onderhoud in de vorm van tijd en geld. Maar die keuze maak je om jouw praktijk en medewerkers te maken als beste versie van zichzelf.”

Papieren tijger?

Matthijs benadrukt diverse keren, dat het opzetten van het kwaliteitssysteem veel tijd en energie kost. Maar dat deze investeringen hem en zijn praktijk vooral meer hebben opgeleverd en dit duidelijk een goede keuze is geweest. Wel is het binnen de praktijk een doelstelling om de papieren tijger – wat het dus wel enigszins is – zo veel mogelijk af te slanken naar een systeem dat meer ‘to-the-point’ is om de kostbare tijd zo efficiënt mogelijk te benutten. Zo geeft Matthijs wel aan, dat hij inmiddels van een aantal zaken binnen het oorspronkelijke kwaliteitssysteem afscheid heeft genomen. Deze onderdelen kostten namelijk te veel energie, tijd en geld, terwijl het resultaat hiervan te minimaal was.

Balans tussen kwaliteit en kosten

Het opzetten van het kwaliteitssysteem heeft Matthijs dus duidelijk meer structuur gegeven, wat ertoe heeft bijgedragen dat er meer taken gedelegeerd zijn en hij zodoende meer rust heeft gekregen. Om zover te komen heeft het wel veel tijd, geld en inspanning gekost. Daarnaast zag Matthijs ook in, dat het steeds meer kosten met zich meebracht het gehele kwaliteitssysteem te blijven onderhouden om te voorzien in een optimale kwaliteit. Hierdoor ging de verhouding tussen kwaliteit en kosten ook gedeeltelijk uit de pas lopen.

Zo geeft Matthijs aan: “Ondanks dat het doel van een kwalitatieve praktijk niet ‘money driven’ moet zijn, moet je wel waken voor een gezond financieel bedrijf. Er werken genoeg mensen waar je verantwoordelijkheid voor draagt en neemt. En alle risico’s die je neemt hoeven natuurlijk ook niet voor niets te zijn. Een goede balans houden – tussen kwaliteit en kosten – is de uitdaging.”

Certificering gestopt

Het onderhouden van het volledige kwaliteitssysteem plus de jaarlijkse audit door Dekra heeft erin geresulteerd, dat de toegevoegde waarde van een volwaardig en geaccrediteerd systeem in verhouding tot bijbehorende kosten een scheve balans opleverde voor Matthijs. “We waren op het punt gekomen dat het liep, gecontinueerd werd en voor ons zodanig werkte om te kunnen blijven verbeteren. Op dat moment gaat de kosten-baten analyse langzaam kantelen en heb ik gekozen om wel het kwaliteitssysteem te blijven hanteren, maar niet meer in een geaccrediteerde variant.”

Aanvullend merkt Matthijs op, dat het kwaliteitssysteem door externe partijen nergens wordt ‘gewaardeerd’, waardoor je het geld dan beter kunt gaan inzetten voor andere zaken als investeringen in materialen en middelen en opleidingen voor het personeel.

Tips van Matthijs

Op basis van zijn ervaringen heeft Matthijs de volgende tips voor collega’s die overwegen of momenteel bezig zijn een kwaliteitssysteem op te zetten.

1. Delegeren is ‘win-win’
   Het opzetten van het kwaliteitssysteem betekent ook om alle taken inzichtelijk te maken. Tip is kritisch naar je eigen kwaliteiten en zwaktes te kijken. Bepaal vervolgens welke taken door anderen gedaan kunnen worden. “De dingen die je niet goed kunt, kosten je ook meer energie. Waarom dan niet overlaten aan een ander, die het leuk vindt en er beter in is? Dat is toch ‘win-win’.”
2. Doe het voor jezelf
   Een kwaliteitssysteem opzetten doe je uiteindelijk alleen voor jezelf en het team en niet voor patiënten of voor externe partijen. “Er zijn slechts een paar patiënten, die het opmerken. En je kunt wel 40 certificeringen hebben en titels in lijstjes ophangen, maar patiënten beoordelen meestal op hele andere punten dan die jij als praktijkhouder belangrijk vindt. Ben je aardig, kunnen ze op tijd terecht, etc.” Als tandarts-praktijkhouder wordt de praktijk gevormd door het gehele team en is het advies de keuze voor een kwaliteitssysteem ook alleen te maken op basis van persoonlijke en interne afwegingen. Het moet wel werken voor jouw praktijk en je hebt hierbij een draagvlak nodig van alle teamleden, anders werkt het niet.
3. Niet voor kleine praktijken
   In een kleinere praktijk kun je – volgens Matthijs – als tandarts-praktijkhouder nog veel meer alleen je eigen gevoel laten gelden. Hoewel een bepaalde vorm van kwaliteitsbeleid zeker zal moeten voor alle praktijken,
4. adviseert Matthijs voor kleinere praktijken niet zomaar over te gaan op een geaccrediteerd kwaliteitssysteem. Een niet gecertificeerde vorm is zeker ook voldoende.
5. Denk goed na over missie en visie
   In het beginstadium is het belangrijk goed na te denken over je missie en visie. “Ik gaf hier allereerst te snel een algemene invulling aan. Later als je keuzes hebt gemaakt merk je, dat je dingen hebt gedaan die je eigenlijk niet had gewild. Dit komt mede doordat je missie en visie te ruim en niet specifiek genoeg was. Door hier specifieker in te zijn, worden keuzes later makkelijker. En wel, omdat je dan beter de koers voor ogen hebt wat je uiteindelijk leidt naar de juiste keuzes.”

Tot slot sluit Matthijs af met de opmerking, dat elke tandarts-praktijkhouder voor zichzelf moet uitmaken of een kwaliteitssysteem wel of niet van toegevoegde waarde is. “Wel denk ik persoonlijk dat we linksom of rechtsom hier uiteindelijk in welke vorm dan ook naar toe zullen moeten gaan. De eisen en verplichtingen vanuit intern en extern worden steeds hoger en je kunt op deze manier hier meer gestructureerd mee omgaan om dit te blijven verbeteren.”

Door:
Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag.

 

Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement. Met zijn persoonlijke verhaal maakt hij duidelijk, dat de rollen van zorgverlener en praktijkhouder heel goed samen kunnen gaan. En vooral ook hoe dit aan te pakken.

Persoonlijke gegevens

Praktijk:           Ardent Tandheelkunde in Hardenberg

Opzet:              Zelfstandig praktijkhouder

Omvang:          Praktijk met 4 behandelkamers

Team:              3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, 5 (preventie) assistenten, 1 praktijkmanager

Aanleiding

In het afgelopen half jaar is An Nguyen erachter gekomen, dat zijn werk als tandarts te veel van zijn tijd en energie kostte. Daarbij heeft hij nog andere ambities buiten de tandheelkunde, welke hij ook graag wilt realiseren. Echter, het hebben van een eigen praktijk heeft voor hem heel lang betekent dat hij er ook altijd moet zijn. Zowel letterlijk – door fulltime te werken als tandarts – als ook figuurlijk. Recentelijk ervaart hij echter, dat de praktijk net zo goed kan lopen ook als je minder aanwezig bent.

Meer is niet altijd beter

An Nguyen heeft zijn praktijk Ardent opgericht in oktober 2012 anderhalf jaar na zijn afstuderen. De eerste twee jaar stonden in het teken van het ontdekken van zijn management stijl, zijn ontwikkeling als clinicus en het ontdekken van de ondernemerswereld.

Onlangs is hij van 4,5 dagen aan de stoel teruggegaan naar 4 halve dagen klinisch werk. Dit is niet geheel een vrije keuze geweest. In de afgelopen 7 jaar heeft hij zijn praktijk elk jaar weten te laten groeien in resultaat en in kapitaal. Jaarlijks heeft hij een plan opgesteld voor verdere groei. Hij was zodoende – naast zijn werk aan de stoel – ook druk bezig met de strategische planning en uitvoering. Daarnaast heeft hij buiten praktijkuren nog twee ondernemingen opgericht en onder andere een carrière als internationaal spreker opgebouwd. Zijn overtuiging was, dat meer ook altijd beter is.

Onlangs werd hij echter geconfronteerd met zijn eigen grenzen. Door zijn persoonlijke ambitie in combinatie met zijn keuze om de afgelopen jaren alles op te geven voor zakelijk succes. Nu heeft hij zich gerealiseerd en ervaren, dat het negeren van fysieke en mentale signalen uiteindelijk bij jezelf ‘terugkomen’. Zo ook bij hem, toen hij de ‘man met de hamer’ tegenkwam.

Inmiddels heeft An ervoor gekozen zijn fysieke en mentale gezondheid op de eerste plaats te zetten. Om zichzelf een leven te gunnen waarbij fysieke pijn niet ‘normaal’ is. Waarbij hij nu voor zichzelf kan kiezen door ook minder te werken.

Voorkom micro-management

Als 28-jarige startende praktijkhouder was zijn overtuiging, dat het succesvol runnen van een praktijk gelijk staat aan het weten van alles in en rondom de praktijk. Hierdoor was An vooral bezig met micro-management. Van de interne processen, het personeel, de administratie en alle andere aspecten die te maken hebben met het hebben van een eigen onderneming. En daarnaast was hij uiteraard ook 4,5 dagen per week als tandarts actief aan de stoel. En bovenop de normale druk als tandarts en praktijkhouder ervaarde hij vanaf het begin ook een enorme financiële druk voor het aflossen van zijn financiering.

 

“If you are the best at everything, you will do everything.”

 

Belemmerende overtuiging

Het dagelijks nemen van de juiste beslissingen was voor An een vereiste om de beginnende onderneming overeind te houden en te laten doorgroeien. Dit resulteerde erin, dat alle beslissingen ook via hem moesten lopen zodat hij controle hield over de processen en over de dagelijkse logistiek. Alles werd top-down geregeld.

Achteraf concludeert An echter, dat zijn overtuiging – dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen voor het belang van de praktijk – hem erg heeft belemmerd. In die tijd zorgde deze overtuiging er namelijk voor dat ‘loslaten en delegeren’ voor hem geen optie was.

Business operator vs. Business owner

Tijdens een seminar van Tony Robbins werd hem pijnlijk duidelijk, dat het systeem dat hij had opgezet ervoor had gezorgd dat de praktijk ook om hem draaide. In zijn eigen praktijk was hij vooral de ‘business operator’ in plaats van de ‘business owner’. Dit onderscheid heeft An aan het denken gezet over zijn overtuiging dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen. En nadat hij deze overtuiging heeft losgelaten, is hij aan de slag gegaan met het creëren van een duidelijke structuur en workflow binnen de praktijk en wel zodanig dat hij zelf afwezig kan zijn.

Concrete veranderingen

In de periode erna is An hard aan het werk gegaan zijn praktijkorganisatie en team te veranderen. Concreet heeft hij de volgende veranderingen doorgevoerd:

• Werk aan een goed team
  Om vooral ‘business owner’ te kunnen zijn, is het samenstellen van een goed team heel belangrijk. Een goed team betekent voor An dat de sterktes van iedere medewerker daadwerkelijk worden benut. Door de juiste mensen te zoeken en te ‘empoweren’ in hun rol. En onderling vertrouwen op te bouwen door ze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te geven over hun beslissingen.
• Stel een praktijkmanager aan
  Voor An was het wenselijk een manager aan te stellen, die hij zodanig kon vertrouwen voor de dagelijkse uitvoering. De praktijkmanager heeft daarbij een duidelijk takenpakket gekregen inclusief beslissingsbevoegdheid, zodat An daadwerkelijk afwezig kan zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de praktijkmanager volledig bekend is met An’s kernwaarden en bijbehorend kernwaardengedrag.
• ‘Hands-off’ beleid
  “If you are the best at everything, you will do everything.” Dit heeft An doen inzien om zijn persoonlijke beleid te veranderen. Van ‘hands-on’ is hij nu veel meer ‘hands-off’. Doordat hij er nu van overtuigd is, dat hij alle beslissingen niet zelf moet nemen is het ook niet meer nodig om zelf alles te weten.
• Neem de tijd
  De acceptatie door het team van de nieuwe praktijkmanager heeft tijd nodig. Men moest wennen aan het feit, dat de dagelijkse leiding niet meer bij An lag. Het ontstane vacuüm – zoals An dit verwoordt – heeft zich na ruim een jaar vanzelf weer ‘opgevuld’. En wel zodanig, dat An aangeeft de doorgevoerde veranderingen nooit meer terug te willen draaien.
• Alles kan worden opgelost
  Door de jaren heen heeft An ervaren en het vertrouwen opgebouwd, dat alle situaties kunnen worden opgelost. Zo ook de praktijkmanagement issues. Volgens hem is ook hier het Pareto-effect van toepassing, doordat 80% van de beslissingen kan worden opgelost door zijn medewerkers. De overige 20% is voor An om in samenwerking met zijn praktijkmanager op te lossen. Dit zorgt ervoor, dat het hem steeds beter lukt de praktijk en bijbehorende verantwoordelijkheden los te laten. Wat ook de stress wegneemt.
• Kom met oplossingen, niet met problemen
  An heeft het hele team geïnstrueerd om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken. Dit komt concreet erop neer, dat problemen niet meer bij hem ‘over de schutting’ mogen worden gegooid. Hij stimuleert zijn medewerkers eerst zelf na te denken en vervolgens vooral met oplossingen te komen.

 Wat levert het op?

Bovenstaande veranderingen hebben An meer rust in zijn hoofd gegeven. Maar naast mentale rust heeft het hem ook fysieke rust opgeleverd door de gereduceerde stress en werkdruk. Doordat hij zich minder met het praktijkmanagement hoeft bezig te houden, kan hij zich beter richten op zijn patiënten en de behandelingen. Daarnaast levert het hem ook meer tijd en energie op om vooral met de strategie van de praktijk bezig te zijn, waardoor het ondernemerschap ook leuker is geworden.

Tips van An

Terugkijkend op de afgelopen jaren geeft An aan veel zaken nu anders aan te pakken. Zo heeft hij ook enkele duidelijke tips voor collega’s die dezelfde problemen ervaren of dit willen voorkomen.

1. Bepaal vooraf je eigen motivatie
   Als je overweegt om meer te delegeren en los te laten, dan geeft An als advies om jezelf allereerst af te vragen waarom je dit zou willen. Gaat het erom dat je geen zin meer hebt in management? Wil je af van personeelszaken? Of wil je je meer concentreren op andere zaken buiten de tandheelkunde? Het antwoord hierop schept een duidelijke verwachting naar jezelf.
2. Durf afscheid te nemen
   Het team is allesbepalend voor de mate van succes voor je onderneming en je persoonlijke leven. Terugkijkend zou An veel eerder afscheid hebben genomen van medewerkers, die niet in het team pasten.
3. Niet zelf het wiel uitvinden
   Met de wetenschap van nu zou An direct een praktijkmanager aannemen om alle processen vanaf het begin goed in te richten. Zelf heeft hij daarentegen eerst zelf het wiel willen uitvinden. Inmiddels is hij echter van mening, dat er ook anderen zijn die veel betere ‘wielen’ al paraat hebben. Waarom hier dan niet je voordeel mee doen?
4. Vertrouw je medewerkers
   Zoek de juiste mensen en geef ze vertrouwen. Daarbij is het volgens An heel belangrijk om jouw persoonlijke waarden goed kenbaar te maken in plaats van afgebakende regels op te leggen. Vervolgens is het een kwestie van geloof en vertrouwen leggen in het team. Door vooral ook de gedachte los te laten, dat niet iedereen erop uit is om misbruik te maken van jou of de situatie. Dat niet iedereen uit is op persoonlijk gewin en er echt mensen bestaan die het beste met jou en jouw praktijk voor hebben. Op die manier ontstaat er een zelfsturend en ondersteunend team.

 

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag.

Lees ook:
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders