Kosten besparen door outsourcing HR & payrolling medewerkers 

Sparen, geld

Met name kleine ondernemingen kunnen kosten besparen door outsourcing HR en (nieuw) personeel onder te brengen bij payroll-dienstverleners. Dit blijkt uit onderzoek van Ernst & Young. Wat houdt outsourcing HR & payrolling precies in?

Payrolling
Een payroll-aanbieder neemt uw (nieuwe) personeel op papier in dienst en wordt hiermee juridisch werkgever. Het payroll-bedrijf neemt hierbij de arbeidsrechtelijke risico’s over. Dit betekent dat alle administratieve handelingen zoals het verzorgen van arbeidsovereenkomsten, loondoorbetalingen en verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid, jaaropgaven, ontslagprocedures, salarisadministratie en de verwerking van CAO- en wetswijzigingen tot het dienstenpakket van de payroll-aanbieder behoren. Voordeel hiervan is dat uw financiële administratie hierdoor beperkter en veel inzichtelijker wordt, waarmee u direct een aanzienlijke kostenbesparing kunt realiseren. Wel dient u goed op te letten met welk payroll-bedrijf u zaken doet. Omdat u aansprakelijk blijft voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen, is het van belang dat u zaken doet met een NEN-4400 gecertificeerd payroll-bedrijf. De gecertificeerde payroll-bedrijven kunt u terugvinden in het register van Stichting Normering arbeid op www.normeringarbeid.nl.

Besparen
Met name kleine ondernemingen kunnen kosten besparen door outsourcing HR en (nieuw) personeel onder te brengen bij payroll-dienstverleners. Dat is de belangrijkste uitkomst van onderzoek door Ernst & Young. Studenten aan de Academie voor Algemeen en Financieel Management (AAFM) hebben onder begeleiding van accountantskantoor Ernst & Young onderzoek gedaan naar de uitvoerings- en beheerskosten van het in dienst nemen van personeel. De belangrijkste uitkomst van hun onderzoek is dat outsourcing HR & payrolling het meest kostenbesparend is voor kleine ondernemingen.

Personeelskosten
Bij personeelskosten denkt men veelal aan de salariskosten en lasten die hier direct mee samenhangen. De bijkomende kosten die werkgevers moeten maken voor extra voorzieningen en werkzaamheden om binnen de wettelijke kaders te blijven of om aanwezige risico’s af te dekken, worden vaak buiten beschouwing gelaten. De kosten van een ziekteverzuimverzekering, de kosten van ondersteunende software, het verzorgen van een personeels- en salarisadministratie, accountantscontrole, arbodienst, het inwinnen van P&O advies en het vergaren van juridische en CAO-technische kennis, het zijn maar enkele voorbeelden waar elke ondernemer mee te maken heeft. Deze kosten zijn echter wel evident genoeg om daar in financieel en operationeel opzicht rekening mee te houden.

Grotere bedrijven
Volgens het onderzoek zijn het voornamelijk grotere bedrijven die hun HR uitbesteden en (nieuwe) medewerkers onderbrengen bij payroll-dienstverleners. Dat is opmerkelijk, want juist deze bedrijven hebben vaak specialisten in dienst en beschikken over afdelingen die zich hier louter op mogen richten. Niettemin calculeren zij dat het voordeliger is om personeel onder te brengen bij een payroll-dienstverlener en hun HR daaraan uit te besteden.

Zou dit dan niet gelden voor u?
Het onderzoek toont aan dat ‘outsourcing HR’ en het laten payrollen van medewerkers in financieel opzicht juist eerder een gunstiger alternatief is voor kleinere ondernemingen dan voor grotere bedrijven. De uitvoerings- en beheerskosten per medewerker uitgedrukt in euro’s per maand liggen bij kleinere ondernemingen zelfs hoger dan bij grotere ondernemingen. Dan rijst toch de vraag waarom uitbesteden HR en payrolling nog zo weinig terrein heeft gewonnen bij kleinere ondernemingen? Je zou denken dat de personeelsfunctionaris een hekel heeft aan al die administratieve rompslomp, terwijl de mkb-ondernemer er juist veel plezier aan beleeft.

Redenen
In onze praktijk komen wij 2 redenen tegen. De eerste reden is een bekende: onbekend maakt onbemind. Verreweg de meeste mkb’ers die wij tegenkomen – overigens geen schande – weten niet precies wat payrolling en ‘outsourcing HR’ inhoudt en welke voordelen hen dit kan opleveren.

De tweede reden is de angst dat dit ten koste gaat van de loyaliteit van de medewerker. In de beeldvorming is het uitbesteden van HR en payrolling vooral gunstig voor de werkgever en is de payrollkracht letterlijk het lijdend voorwerp. Onze ervaring leert dat de HR-service voor veel payroll-krachten er stukken op vooruit gaat als zij in dienst komen van een professionele payroller en dat een net, effectief en informatief verloningsproces juist bijdraagt aan een goede verstandhouding tussen werkgever en medewerker. Het valt medewerkers in de praktijk goed uit te leggen dat u eerst kiest voor payrolling alvorens u arbeidsrechtelijk met uw medewerker het huwelijksbootje instapt. Sterker nog, daarmee selecteert u aan de poort en weet u zich verzekerd van loyale medewerkers.

Door:
Remco Valkman, eigenaar van www.backtocore.nl

 

 

Lees meer over: Financieel, Ondernemen, Personeel