Een nieuwe collega gevonden, en nu: Zo zorg je voor zorgvuldige indiensttreding en onboarding

Juist in deze fase gaat het regelmatig mis. Onduidelijke afspraken, onjuiste vragen, incomplete dossiers of een gebrekkige onboarding kunnen leiden tot discussies, verzuim of zelfs vroegtijdig vertrek. Dikwijls komen de gevolgen daarvan later pas aan het licht. En dat terwijl veel van deze problemen relatief eenvoudig te voorkomen zijn. In dit artikel vind je de belangrijkste aandachtspunten én praktische tips voor een soepele en juridisch correcte start.

1. Van aanbod naar akkoord: voorkom ruis en aannames

De eerste valkuil ontstaat vaak al direct na het selectiegesprek. De opluchting dat er een geschikte kandidaat is gevonden, maakt dat praktijkhouders en -managers snel willen schakelen, maar niet altijd zorgvuldig genoeg.

Veelvoorkomende knelpunten zijn bijvoorbeeld onduidelijkheid over het aantal uren of werkdagen, of verschillende interpretaties van salarisafspraken. Soms ook mondelinge toezeggingen die later anders blijken te liggen. Het gaat zelden over bewuste misleiding, maar vaak een gebrek aan expliciete afstemming.

Praktische tips

• Werk met een helder arbeidsvoorwaardenoverzicht vóór ondertekening
• Bevestig alle afspraken schriftelijk, ook als ze “logisch” lijken
• Vermijd open einden zoals: “dat stemmen we later nog af”

Juist in een krappe arbeidsmarkt zijn werkgevers geneigd flexibel te zijn. Dat is prima, zolang het maar duidelijk wordt vastgelegd. Wat nu onduidelijk blijft, wordt later mogelijk een discussiepunt.

2. Let op: niet alles mag je vragen

In de praktijk blijkt dat in deze fase nog regelmatig vragen worden gesteld die niet zijn toegestaan. Vaak uit goede bedoeling, bijvoorbeeld om risico’s in te schatten, maar dat maakt het niet minder verboden.

Zo is het niet toegestaan om een loonstrook van de vorige werkgever op te vragen. Ook vragen naar het ziekteverleden van een kandidaat zijn verboden.

Wat mag dan wel? Hoewel je niet mag vragen naar ziekteverleden of medische diagnoses, mag je wél nagaan of iemand de functie kan uitoefenen. Daarbij is het belangrijk dat je vragen functioneel en toekomstgericht formuleert. Bijvoorbeeld:

• “Zijn er omstandigheden die jou belemmeren deze functie uit te voeren?”
• “Zijn er fysieke beperkingen waarmee wij rekening moeten houden om jou deze functie veilig en verantwoord te laten uitvoeren?”

Deze vragen zijn toegestaan omdat ze zich richten op de geschiktheid voor de functie, en niet op de achterliggende medische oorzaak. Daarmee blijf je binnen de grenzen van privacywetgeving én toon je goed werkgeverschap. Voor de mondzorg is dit relevant. Denk aan fysieke belasting van de werkhouding. Juist daarom is het belangrijk om de juiste vragen te stellen, maar voorzichtig, zonder de privacyregels te overtreden.

Praktische tip
Focus op inzetbaarheid, niet op risico’s. Daarmee blijf je binnen de juridische kaders én voer je een zuiver gesprek.

3. Dossieropbouw vóór indiensttreding: dit moet je op orde hebben

Een vaak onderschat onderdeel van indiensttreding is het verzamelen van de juiste documenten. Onvolledige dossiers kunnen later voor problemen zorgen, zowel juridisch als praktisch. Voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst en een correcte start is het van belang om tijdig de juiste gegevens en documenten op te vragen.

Denk aan:

• Kopie geldig identiteitsbewijs
• Diploma’s en relevante certificaten
• Röntgencertificaat (indien van toepassing)
• Titerbepaling / vaccinatiestatus (in verband met infectiepreventie)
• BIG-registratie (indien van toepassing)
• Vergewisplicht WKKGZ

Let op: ook hier geldt dat je zorgvuldig moet omgaan met privacygevoelige informatie. Verzamel alleen wat noodzakelijk is en zorg voor veilige opslag.

Een veelvoorkomende fout is documenten pas opvragen ná de start, of na het tekenen van de arbeidsovereenkomst. Dit leidt tot onrust en soms zelfs tot situaties waarin iemand feitelijk niet inzetbaar blijkt.

Vergewisplicht uit de WKKGZ
Ook heel belangrijk hier in de Vergewisplicht uit de WKKGZ. Vóór indiensttreding moet je nagaan of een zorgverlener geschikt is om zorg te verlenen, of er incidenten rondom hem of haar zijn gemeld en of de zorgverlener geen risico vormt voor de patiëntveiligheid. In de praktijk houdt dit in dat je bijvoorbeeld diploma’s controleert, het BIG-register raadpleegt en referenties nagaat. Dus dat je bijvoorbeeld met toestemming van de kandidaat vorige werkplekken belt. Het niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot aansprakelijkheidsrisico’s.

Praktische tip
Werk met een standaard checklist indiensttreding en rond dit af vóór de eerste werkdag.

4. Contractaanbod; wat stuur je mee?

Bij het aanbieden van de arbeidsovereenkomst wordt vaak alleen het contract toegestuurd. Daarmee laat je echter een kans liggen om direct duidelijkheid en professionaliteit uit te stralen. Door het aanbod compleet te maken, voorkom je vragen achteraf en versnel je het proces. Stuur het volgende pakket mee:

• Arbeidsovereenkomst
• Functie omschrijving
• Arbeidsvoorwaardenoverzicht (indien niet volledig in contract opgenomen)
• Personeelshandboek of praktijkreglement
• Protocol- of kwaliteitsrichtlijnen (indien relevant voor functie)

Eventuele bijlagen zoals bonusregeling of studiekostenregeling

Praktische tip
Bundel deze documenten in één overzichtelijke mail en geef duidelijk aan wat je wanneer retour verwacht (bijvoorbeeld ondertekend contract vóór datum X). Dit voorkomt vertraging en maakt het proces voor de nieuwe medewerker overzichtelijk en professioneel.

5. Onboarding en inwerken: hier wordt het verschil gemaakt

Een veelgemaakte misvatting is dat een ervaren medewerker “wel direct meedraait”. Maar elke praktijk heeft eigen protocollen, werkprocessen, software en systemen en teamdynamiek.

Zonder goede begeleiding wordt het inwerken rommelig. Dat leidt tot fouten, frustratie en onveilig werken.

Praktische tips

• Werk met een concreet inwerkprogramma (minimaal 4–8 weken)
• Plan vaste evaluatiemomenten in na een week, en na drie weken voor het verstrijken van de proeftijd.
• Besteed bij de inwerking expliciet aandacht aan hygiëne- en infectieprotocollen, het werken met apparatuur en software maar zeker ook gewoontes en samenwerking binnen het team.

Een goede onboarding verlaagt niet alleen het risico op uitval, maar verhoogt ook direct de kwaliteit van zorg.

6.Problemen voorkomen begint bij de start

Veel arbeidsrechtelijke problemen ontstaan door onduidelijkheid. In bijvoorbeeld taakverdeling, taakuitoefening maar ook over werkwijze. Juist in de eerste fase kun je conflicten en problemen voorkomen.

Denk aan heldere afspraken over inzet en beschikbaarheid, maar ook realistische verwachtingen over werkdruk en tempo. Dit blijf je natuurlijk regelmatig toetsen in de loop van het dienstverband.

Praktische tip
Voer niet alleen een gesprek over “wat iemand gaat doen”, maar ook over:

• Hoe iemand wordt ingewerkt
• Wanneer iets goed gaat
• Wanneer er wordt bijgestuurd

Dit voorkomt misverstanden en vergroot de kans op een duurzame samenwerking.

Tot slot

Een succesvolle indiensttreding stopt niet bij een handtekening onder een arbeidsovereenkomst. Juist in de fase daarna wordt bepaald of een medewerker zich ontwikkelt tot een waardevolle kracht binnen de praktijk.

Door aandacht te besteden aan heldere afspraken, juridische kaders te volgen en door een zorgvuldig onboardingproces, voorkom je problemen en leg je de basis voor een stabiel en goed functionerend individu en team.

Zie ook de tool ”Checklijst Indiensttreding Mondzorgpraktijken” in de Dental Management Toolkit.

 

Door:
Valesca Nederlof, werkzaam als HR-Adviseur, Docent en Mediator voor de Mondzorg bij Dental Care Professionals