Vijf tips voor uitgebreidere dossiervoering
De KNMT-richtlijn Patiëntendossier vraagt van tandartsen veelal hun dossiervoering uit te breiden, wat direct tot een spanningsveld leidt met de zoektocht naar een efficiëntere werkwijze aan de stoel. In dit artikel worden tips gegeven voor het op efficiënte wijze uitbreiden van dossiervoering.
De voordelen van dossiervoering
Steeds vaker is dossiervoering een punt van aandacht onder andere doordat de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) hier actief op toetst. Daardoor ligt bij dossiervoering meestal de nadruk op de verplichte onderdelen die vanuit de richtlijn moeten worden vastgelegd. Wat vaak onderbelicht blijft is, dat uitgebreide dossiervoering ook een toegevoegde waarde heeft voor de praktijk en de kwaliteit van zorgverlening.
Uitgebreide dossiervoering levert heel veel voordelen op die tegenwoordig nog maar beperkt worden onderkend en benut. En doordat de zorgverlening meer en meer een teamprestatie wordt, zullen deze voordelen in de toekomst alleen maar groter worden. De voordelen van dossiervoering op een rijtje:
- Zorgverlening is geen momentopname maar een proces
Zonder een goed bijgehouden dossier bestaat de zorgverlening uit losse momentopnamen na elkaar. Echter, mondzorg is een continu proces waarbij de patiënt frequent wordt gezien.
- Kwaliteit van zorg neemt toe door de kans op fouten te reduceren
In plaats van te vertrouwen op de informatie die we in ons hoofd opslaan, maakt het delen en beschikbaar hebben van informatie de kans op fouten kleiner.
- Regie van zorgverlening ligt bij de tandarts
De zorg wordt tegenwoordig door steeds meer zorgverleners geleverd. Zowel binnen één praktijk als via horizontale en verticale verwijzing. De tandarts kan met behulp van het patiëntendossier de regie over de zorgverlening hebben en behouden.
- Effectiviteit van geleverde zorg wordt zichtbaar
Door gegevens vast te leggen stelt een tandarts zichzelf in staat ook de effectiviteit van de geleverde zorg te beoordelen. Nogmaals, mondzorg is een proces van zorgverlening en geen momentopname.
Tips voor efficiënte dossiervoering
Praktijken zijn steeds meer op zoek naar efficiëntere manieren van werken. Het uitbreiden van de dossiervoering draagt hier in eerste instantie niet in bij. Om toch te voldoen aan de eisen rondom dossiervoering en om bovengenoemde voordelen te benutten, is het voor praktijken wenselijk het proces van dossiervoering efficiënt in te richten. Hieronder enkele tips hiervoor:
Tip 1. Delegeren aan assistenten
De dossiervoering kan vaak voor een groot gedeelte door de assistenten worden uitgevoerd. Voorwaarde is uiteraard wel dat zij duidelijk worden geïnstrueerd door de tandarts. En dat deze afspraken desgewenst aanvullend worden vastgelegd in een protocol, dat bijdraagt aan de kennisoverdracht naar de assistenten. Andere voorwaarde is uiteraard dat de assistente zo veel mogelijk in de behandelkamer aanwezig is.
Tip 2. Gebruiken van standaard documenten
Veel recepten, verwijsbrieven, behandelinstructies en nazorg brieven bevatten een standaard inhoud, waarbij alleen de aanhef wijzigt. Door het aanmaken van standaard brieven in het patiëntensysteem scheelt dit tijd en wordt de kans op fouten verkleind.
Tip 3. Standaardiseren van begrotingen
Ervaren assistenten zullen voor veel behandelingen de begroting kunnen opstellen als zij in de behandelkamer blijven en de diagnose van de tandarts horen. Wanneer de tandarts namelijk een periodieke controle uitvoert, kan de begroting zelfs gedicteerd worden. De assistente zit achter de PC, voert de bevindingen direct in en stelt de begroting op. Veel patiëntensoftware stelt de praktijk in staat om standaard begrotingen aan te maken.
Tip 4. Gebruiken van ‘snel teksten’
Veel notities in het dossier komen regelmatig terug. Denk aan notities als:
- ‘Plan mondeling besproken en begroting meegegeven’,
- ‘Röntgen: controle genezing t.b.v. endo’ of
- ‘Poetsinstructie gegeven hand tandenborstel BBB methode’.Door snel teksten aan te maken, kunnen deze standaard notities efficiënt worden ingevoerd.
Tip 5. Communiceren met patiënten via de patiëntenkaart
Een ‘papier vrije’-praktijk is niet alleen goedkoper en duurzaam, maar kan ook veel tijd schelen. Met enkele muisklikken kunnen begrotingen, verwijsbrieven of afspraak herinneringen worden gemaild aan patiënten. Ook hier is vaak nog winst te behalen.
Samenvatting
In hoofdlijnen komen al deze tips neer op de twee volgende punten:
1. Maak optimaal gebruik van de functionaliteiten in het patiënten softwarepakket.
2. Benut het team maximaal, waarbij het opstellen van een protocol dossiervoering zorgt voor duidelijkheid binnen het team.
Bekijk ook de video
Door: Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO, en mede eigenaar van www.mondzorgdudokplein.nl. De Dental Management Toolkit helpt bij het management van uw praktijk, met protocollen, video’s en tips. Onderdeel van de toolkit zijn onder andere voorbeeld documenten omtrent dossiervoering om ‘IGZ proof’ te worden.
