Tariefsdaling in 2015: 11 tips voor het verhogen van uw rendement

11 tips
Als u altijd hetzelfde blijft doen, zult u ook hetzelfde krijgen. Met deze tips kunt u concreet en direct verbeteringen in uw praktijk doorvoeren gericht op het verhogen van uw rendement. Sommige tips staan op zichzelf. Houd er rekening mee, dat andere niet op zichzelf staan maar juist aan elkaar gerelateerd zijn.

1. Bewust met tijd omgaan
Dit punt komt in diverse andere tips ook terug. Tijd is voor een tandarts schaars en daarmee dient u bewust om te gaan. Eenmaal verloren tijd kan nooit meer teruggehaald worden. Bedenk bijvoorbeeld eens goed hoe lang u (onnodig) met patiënten praat over randzaken.

2. Focussen op een volle agendabezetting
Binnen de afgesproken tijd voor het behandelen van patiënten (bijvoorbeeld tussen 8.00 en 12.00 uur en tussen 13.00 en 17.00 uur) dient u te streven naar een maximale bezetting. Met een ruim patiënten aanbod gaat dit veelal goed op de lange en middellange termijn. Maar op de korte termijn vaak wat minder. Maak uw balie verantwoordelijk voor het opvullen van lege plekken in de agenda door patiënten die afbellen of niet komen opdagen.

3. Werken met een tray systeem
Gedurende de tijd tussen behandelingen worden geen patiënten behandeld en is de behandelkamer niet productief. De uitdaging is om deze tijd dan ook zo kort mogelijk te maken. Door gebruik te maken van een tray systeem wordt het aantal handelingen gereduceerd en zodoende de opruim- en voorbereidingstijd verkort.

4. Werken op meerdere kamers
Gedurende de tijd tussen behandelingen kan een tandarts (werkzaam op één behandelkamer) geen patiënten zien. Dit is dus ‘verliestijd’. Een agendaplanning over meerdere behandelkamers draagt ertoe bij dat een tandarts na een behandeling direct een volgende behandeling kan starten in een andere behandelkamer. De verliestijd van de tandars wordt hiermee beperkt.

5. Geen koffiepauzes tussendoor nemen
Pauzes gedurende de ochtend of middag halen het team uit haar ‘flow’. Het hele ‘productieproces’ wordt stilgelegd voor een gezamenlijke kop koffie om 10.00 uur. Het stoppen en weer opstarten kost in de praktijk veelal meer dan alleen de gereserveerde pauzetijd. Het bundelen van de werkzaamheden met daartussen een grote lunchpauze (bijvoorbeeld van 8.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 17.00 uur) is veel efficiënter.

6. Werk delegeren aan (preventie)assistenten
Nogmaals, de verliestijd van de tandarts dient te worden gereduceerd. Werkzaamheden of handelingen die de tandarts uitvoert, terwijl die kunnen worden gedelegeerd aan een niet-tandarts, is ook een vorm van verliestijd.

Lees ook Taakdelegatie: wat mag en wat niet?

7. Gebruik maken van een blokplanning
Met het opzetten van een blokplanning wordt de dag volgens een vaste structuur opgebouwd. Dit levert een gevarieerde planning op, wat de dag levendig houdt, maar ook rust en regelmaat geeft. De grote uitdaging van een blokplanning is voor de balie assistente om afspraken alleen binnen de aangegeven blokken te plannen. En zodoende het belang van een goede planning boven het belang van de patiënt (“Ik wil per se om 8.00 uur een afspraak”) te stellen. Dit vereist overigens goede communicatieve vaardigheden bij de balie, wat direct het succes van de blokplanning bepaalt.

8. Behandelplannen aanbieden aan patiënten zonder persoonlijke drempels
De tandarts diagnosticeert en stelt het behandelplan op. In de praktijk wordt de inhoud van behandelplannen ook vaak bepaald, doordat de tandarts denkt te weten wat de grootte van de portemonnee van de patiënt is. Hiermee wordt bedoeld, dat behandelplannen vaak worden teruggeschaald (“Want dat kan de patiënt vast niet betalen…”). Tandartsen ontnemen zichzelf vaak werk, doordat zij zichzelf onnodig deze drempel opleggen.

9. Afspraken ‘krap’ inplannen
Een behandeling duurt vaak zo lang als dat ervoor gepland is. Oftewel, het werktempo varieert naar de beschikbare tijd. Door afspraken ‘krap’ in te plannen stuur je direct al op een hoger werktempo. Dit betekent niet dat je de hele dag op je tenen moet lopen, maar wel dat er lekker wordt doorgewerkt. Wat overigens de meeste mondzorgverleners ook juist graag willen.

10. Agenda niet laten leiden door controles
Een dag is bij voorkeur gevuld met een gevarieerd aanbod van behandelingen. Regelmatig zijn agenda’s ook gevuld met veel periodieke controles. Zo’n dag werkt niet prettig en is niet rendabel. Een dag vol met controles voorkomt daarnaast vaak ook, dat langere behandelingen niet op korte termijn ingepland kunnen worden. Net als bij het inruimen van een volle kofferbak voor de vakantie, is het meest efficiënt om met de grotere onderdelen te beginnen.

11. Meten is weten
Alleen als u bewust omgaat met uw financiële resultaten kunt u daadwerkelijk beoordelen of bovenstaande veranderingen tot een verhoogd rendement leiden. De elfde en belangrijkste tip is dus om vanaf nu uw omzet resultaten op dagbasis te gaan bijhouden, zodat u de doorgevoerde verbeteringen kunt evalueren en kunt bijsturen.

Door: Sjoerd Kuiken (Kuiken Praktijkmanagement) en Verry van Rossum van het PDI Business Model verzorgen voor praktijken en I-Qual groepen de sessie ‘Veranderingen bieden ook kansen’ gericht op het verhogen van het rendement in de praktijk.