Praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen en tips van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag-Tooten over de uitdagingen en valkuilen van het praktijkhouderschap.
Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.
Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag over het combineren van de zorg voor haar patiënten met het praktijkhouderschap.
Persoonlijke gegevens
Naam: Moniek Hamerslag-Tooten
Praktijk: Mondzorg 2Gether4Dental in Houten
Opzet: Maatschap met één collega
Situatie: Zelfstandig praktijkhouder van een mondhygiëne praktijk aan huis sinds 2006
Sinds 2010 een praktijk op een externe locatie met meer behandelkamers en meer personeel
Onderwerp: Actief ondernemen
Ik wil je onderstaande vragenlijst voorleggen, omdat ik denk dat jouw ervaringen omtrent het ondernemerschap van toegevoegde waarde kunnen zijn voor collega’s.
Aanleiding
Moniek heeft al langer een eigen praktijk voor mondhygiëne in Houten. Deze praktijk heeft zij zelf opgezet en uitgebouwd tot een bloeiende praktijk met drie behandelkamers. Sinds januari 2020 is Moniek een maatschap aangegaan om haar praktijk verder uit te kunnen bouwen.
Zorgverlener vs. Ondernemer
Voor praktijkhouders zal er altijd een spanningsveld bestaan tussen de rol van zorgverlener en het praktijkhouderschap. In het begin van haar ondernemerschap voelde Moniek zich vooral zorgverlener. Zij moest nog groeien in haar rol als praktijkhouder en ook als zelfstandige. Door ‘het’ gewoon te doen en aan te pakken, heeft zij veel geleerd op het gebied van het ondernemen. “Gaandeweg ging het ondernemerschap mij ook gemakkelijker af. Zo leer je ook hoe je met personeel om moet gaan. Daarnaast heb ik ook actief cursussen gevolgd voor praktijkmanagement en leidinggeven.”
Het feit – dat zij zelf gegroeid is in haar rol van praktijkhouder – neemt niet weg, dat dit op sommige momenten lastig blijft. Moniek heeft daarvoor ook een netwerk van adviseurs opgebouwd. “Ik heb geleerd als ik het zelf niet weet om direct hulp in te schakelen en inmiddels heb ik een mooi netwerk van externe adviseurs opgebouwd. Hierdoor voel ik mij een stuk zekerder.”
De kunst van delegeren
Naast de 3,5 dagen dat Moniek werkzaam is aan de stoel als mondhygiënist / kindertandverzorgende, moet zij de lopende zaken managen, is zij bezig de praktijk uit te breiden en heeft ze de zorg voor twee kinderen. Moniek geeft aan, dat zij gemiddeld 4,5 dag per week aan het werk is. Om haar privé en werk goed in balans te houden, delegeert zij een deel van de administratie aan twee assistentes, zoals het declareren en het scannen van de facturen voor de boekhouding.
Wat maakt ondernemen leuk?
Het ondernemerschap houdt voor Moniek in, dat zij zoveel mogelijk haar eigen keuzes kan maken en niet afhankelijk is van anderen. Die vrijheid is haar heel veel waard. Ondernemen betekent voor haar om nieuwe ideeën te ontwikkelen en om vernieuwend bezig te zijn.
“Ik hou ervan om nieuwe dingen uit te proberen en te kijken naar hoe dingen efficiënter en makkelijker kunnen. Ook ben ik een perfectionist, wil ik er altijd het beste uithalen en kijk ik heel kritisch naar mezelf en anderen. Patiënten verdienen goede zorg en ik wil die ook absoluut leveren.”
Welke kwaliteiten heb je nodig?
Moniek vindt dat je als praktijkhouder zeker over een aantal eigenschappen moet beschikken. Zo geeft zij aan: “Als ondernemer moet je niet bang zijn om risico’s te lopen, geen beren op de weg zien en altijd doorgaan. Denken in mogelijkheden en niet in problemen. Je moet ertegen kunnen dat een dag niet van 9 tot 17 uur duurt, maar flexibel zijn. Tot slot, moet je jezelf doelen durven stellen en een plan maken hoe dit te gaan behalen.”
Zelf leert Moniek het snelste door gewoon te doen en niet bang te zijn om fouten te maken. Zij geeft aan zeker fouten te hebben gemaakt. “Daar heb ik ook het meeste van geleerd. Vallen en opstaan en vooral doorgaan en niet opgeven.” Tot slot, vindt Moniek het belangrijk een persoonlijke ‘drive’ te hebben zich altijd te blijven ontwikkelen.
En als alle zaken uiteindelijk goed uit de verf komen, geeft dat een hoop energie. “Ik ben dan vooral trots op mezelf.”
Wat zijn ‘energie vreters’?
Naast het feit dat ondernemen haar veel positieve energie geeft, zijn er ook een aantal ‘energie vreters’. Vooral het bijhouden van de administratie kost Moniek veel tijd en energie. Ondanks dat het niet altijd leuk is om te doen, vindt Moniek het belangrijk dit wel goed bij te houden. “Financieel is het fijn om regelmatig met je accountant/ boekhouder te overleggen en te kijken hoe je ervoor staat en welke keuzes je dan kunt maken. Dit geeft rust.”
Ook het personeel kost veel energie, zoals met functioneringsgesprekken, evaluaties en vergaderingen. En daarnaast stelt Moniek elke zes weken een intern memo op voor de interne communicatie. Ondanks dat dit veel tijd kost, levert het haar ook veel op. “Ik heb gemerkt dat als iedereen goed op de hoogte is van wat er speelt en wat er gaat komen, dat men dan beter tegen komende veranderingen aankijkt.”
Tips van Moniek
1. Regelmatig evalueren
Moniek merkt op dat zij in het verleden problemen soms met het personeel besprak, maar niet regelmatig genoeg evalueerde. Sinds zij zich hier meer van bewust is, gaat dit beter.
Toevoeging: De algemene cyclus voor verbetermanagement is de PDCA-cyclus, dat staat voor Plan – Do – Check – Act. Ervaring leert dat binnen praktijken goede ideeën (= Plan) ook vaak snel tot actie leiden (= Do). Regelmatig zie je dergelijke initiatieven echter ‘doodbloeden’. Oorzaak is vaak het niet doorlopen van de genoemde cyclus door het niet uitvoeren van de ‘Check’-fase. Deze fase betekent concreet het evalueren van de voorgaande stappen en waar nodig bijsturen (= Act). Tip is om bij het inzetten van veranderingen ook direct een ‘check-moment’ in je agenda vast te leggen om te voorkomen dat goede ideeën en ingezette veranderingen ‘doodbloeden’.
2. Formuleer een visie
Moniek geeft aan het erg lastig te vinden ten tijde van de start van haar praktijkhouderschap een duidelijke visie uit te werken. Gaandeweg is zij erachter gekomen wat haar sterke punten zijn, wat zij leuk vindt om te doen én welke kant zij op wil met de praktijk. Ze vindt het belangrijk om een visie te hebben en geeft tegelijkertijd aan dat het ook goed is deze in de jaren steeds verder te ontwikkelen en scherper te formuleren.
Toevoeging: Hoe moeilijk het ook is een scherpe visie te formuleren, neemt dit niet weg dat een visie jou richting geeft en jouw uitgangspunten verwoordt. Een visie bekijk je niet dagelijks, maar als deze scherp is geformuleerd heb je wel een helder uitgangspunt bij het nemen van belangrijke beslissingen voor de praktijk. Daarnaast is het belangrijk de visie binnen de praktijk en het team kenbaar te maken.
3. Houd investeringen overzichtelijk
Tijdens de gesprekken, die Moniek voert met haar accountant bespreekt zij regelmatig wat de consequenties zijn van bepaalde beslissingen. Het is belangrijke zaken goed door te rekenen, zodat je weet waar je aan begint. En goed weet hoe lang je bezig bent de investeringen terug te verdienen. Hoe langer je als ondernemer bezig bent, hoe meer inzicht je krijgt in de consequenties van je investeringen op de financiële gezondheid.
4. Durf vervelende beslissingen te nemen
Het ondernemerschap houdt – helaas – ook in, dat je als praktijkhouder soms vervelende beslissingen moet nemen. “Ik merk dat ik vervelende besluiten van contracten niet verlengen altijd lastig vind. Dan komt het ‘stukje mens’ ook om de hoek kijken bij de ondernemer. Ik heb mij in die tijd vaak afgevraagd of ik dingen anders had kunnen doen. Je blijft daar dan lang over nadenken. Gelukkig zijn er adviseurs, die je dan bij kunnen staan en met je meedenken en zaken inzichtelijk kunnen maken voor je. Echter, terugkijkend kan ik concluderen dat ik destijds de juiste beslissingen heb genomen.”
Toevoeging: De uitdaging voor praktijkhouders is om bij het nemen van beslissingen vooral de volgende twee factoren leidend te laten zijn. Neem beslissingen vooral op basis van de ratio (1) – het verstand of de rede – en in het lange termijn belang van de praktijk (2). Oftewel, probeer persoonlijke emoties uit te schakelen en laat je zo min mogelijk verleiden tot korte termijn beslissingen.
5. Laat je goed adviseren
Een tip van Moniek aan collega praktijkhouders is vooral om je hart te volgen en die dingen te doen waar je gelukkig van wordt. Daarnaast is haar advies je goed te laten adviseren. Vooral door kritisch naar je eigen kwaliteiten te kijken en te zien op welke gebieden je aanvullend hulp nodig hebt. Indirect geeft Moniek hiermee ook het advies vooral een ‘growth mindset’ te hebben als praktijkhouder.
Toevoeging: Iemand met een ‘fixed mindset’ benadert uitdagingen met vragen als ‘Zal ik slagen of niet? Zal ik succesvol zijn of niet? Zal ik een winnaar zijn of een verliezer?’. Deze mindset gaat uit van het feit of je wel of niet bepaalde kwaliteiten hebt. Een ‘growth mindset’ daarentegen is gebaseerd op het geloof, dat je bepaalde basis kwaliteiten hebt en je door inspanning, tijd en strategie deze altijd verder kunt ontwikkelen. Vooral door te willen leren. Oftewel, zie je het praktijkhouderschap als het risico om niet succesvol te zijn, of toch vooral als een uitdaging jezelf verder te ontwikkelen?
6. Neem de tijd
En tot slot, neem de tijd om het ondernemerschap je eigen te maken. Zie het als een uitdaging je hierin te ontwikkelen. En stapje voor stapje kom je er wel. Zoals Moniek dit verwoordt: “Regelmatig vooruitkijken naar waar je naartoe wilt en regelmatig terugkijken naar wat je allemaal al hebt bereikt.”
Door: Sjoerd Kuiken
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder
Lees ook:
Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman
Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit
Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen
ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders
