Praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen en tips van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag-Tooten over de uitdagingen en valkuilen van het praktijkhouderschap.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van mondhygiënist en praktijkhouder Moniek Hamerslag over het combineren van de zorg voor haar patiënten met het praktijkhouderschap.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Moniek Hamerslag-Tooten

Praktijk:           Mondzorg 2Gether4Dental in Houten

Opzet:              Maatschap met één collega

Situatie:           Zelfstandig praktijkhouder van een mondhygiëne praktijk aan huis sinds 2006
Sinds 2010 een praktijk op een externe locatie met meer behandelkamers en meer personeel

Onderwerp: Actief ondernemen

Ik wil je onderstaande vragenlijst voorleggen, omdat ik denk dat jouw ervaringen omtrent het ondernemerschap van toegevoegde waarde kunnen zijn voor collega’s.

Aanleiding

Moniek heeft al langer een eigen praktijk voor mondhygiëne in Houten. Deze praktijk heeft zij zelf opgezet en uitgebouwd tot een bloeiende praktijk met drie behandelkamers. Sinds januari 2020 is Moniek een maatschap aangegaan om haar praktijk verder uit te kunnen bouwen.

Zorgverlener vs. Ondernemer

Voor praktijkhouders zal er altijd een spanningsveld bestaan tussen de rol van zorgverlener en het praktijkhouderschap. In het begin van haar ondernemerschap voelde Moniek zich vooral zorgverlener. Zij moest nog groeien in haar rol als praktijkhouder en ook als zelfstandige. Door ‘het’ gewoon te doen en aan te pakken, heeft zij veel geleerd op het gebied van het ondernemen. “Gaandeweg ging het ondernemerschap mij ook gemakkelijker af. Zo leer je ook hoe je met personeel om moet gaan. Daarnaast heb ik ook actief cursussen gevolgd voor praktijkmanagement en leidinggeven.”

Het feit – dat zij zelf gegroeid is in haar rol van praktijkhouder – neemt niet weg, dat dit op sommige momenten lastig blijft. Moniek heeft daarvoor ook een netwerk van adviseurs opgebouwd. “Ik heb geleerd als ik het zelf niet weet om direct hulp in te schakelen en inmiddels heb ik een mooi netwerk van externe adviseurs opgebouwd. Hierdoor voel ik mij een stuk zekerder.”

De kunst van delegeren

Naast de 3,5 dagen dat Moniek werkzaam is aan de stoel als mondhygiënist / kindertandverzorgende, moet zij de lopende zaken managen, is zij bezig de praktijk uit te breiden en heeft ze de zorg voor twee kinderen. Moniek geeft aan, dat zij gemiddeld 4,5 dag per week aan het werk is. Om haar privé en werk goed in balans te houden, delegeert zij een deel van de administratie aan twee assistentes, zoals het declareren en het scannen van de facturen voor de boekhouding.

Wat maakt ondernemen leuk?

Het ondernemerschap houdt voor Moniek in, dat zij zoveel mogelijk haar eigen keuzes kan maken en niet afhankelijk is van anderen. Die vrijheid is haar heel veel waard. Ondernemen betekent voor haar om nieuwe ideeën te ontwikkelen en om vernieuwend bezig te zijn.

“Ik hou ervan om nieuwe dingen uit te proberen en te kijken naar hoe dingen efficiënter en makkelijker kunnen. Ook ben ik een perfectionist, wil ik er altijd het beste uithalen en kijk ik heel kritisch naar mezelf en anderen. Patiënten verdienen goede zorg en ik wil die ook absoluut leveren.”

Welke kwaliteiten heb je nodig?

 Moniek vindt dat je als praktijkhouder zeker over een aantal eigenschappen moet beschikken. Zo geeft zij aan: “Als ondernemer moet je niet bang zijn om risico’s te lopen, geen beren op de weg zien en altijd doorgaan. Denken in mogelijkheden en niet in problemen. Je moet ertegen kunnen dat een dag niet van 9 tot 17 uur duurt, maar flexibel zijn. Tot slot, moet je jezelf doelen durven stellen en een plan maken hoe dit te gaan behalen.”

Zelf leert Moniek het snelste door gewoon te doen en niet bang te zijn om fouten te maken. Zij geeft aan zeker fouten te hebben gemaakt. “Daar heb ik ook het meeste van geleerd. Vallen en opstaan en vooral doorgaan en niet opgeven.” Tot slot, vindt Moniek het belangrijk een persoonlijke ‘drive’ te hebben zich altijd te blijven ontwikkelen.

En als alle zaken uiteindelijk goed uit de verf komen, geeft dat een hoop energie. “Ik ben dan vooral trots op mezelf.”

Wat zijn ‘energie vreters’?

Naast het feit dat ondernemen haar veel positieve energie geeft, zijn er ook een aantal ‘energie vreters’. Vooral het bijhouden van de administratie kost Moniek veel tijd en energie. Ondanks dat het niet altijd leuk is om te doen, vindt Moniek het belangrijk dit wel goed bij te houden. “Financieel is het fijn om regelmatig met je accountant/ boekhouder te overleggen en te kijken hoe je ervoor staat en welke keuzes je dan kunt maken. Dit geeft rust.”

Ook het personeel kost veel energie, zoals met functioneringsgesprekken, evaluaties en vergaderingen. En daarnaast stelt Moniek elke zes weken een intern memo op voor de interne communicatie. Ondanks dat dit veel tijd kost, levert het haar ook veel op. “Ik heb gemerkt dat als iedereen goed op de hoogte is van wat er speelt en wat er gaat komen, dat men dan beter tegen komende veranderingen aankijkt.”

Tips van Moniek

1. Regelmatig evalueren

Moniek merkt op dat zij in het verleden problemen soms met het personeel besprak, maar niet regelmatig genoeg evalueerde. Sinds zij zich hier meer van bewust is, gaat dit beter.

Toevoeging: De algemene cyclus voor verbetermanagement is de PDCA-cyclus, dat staat voor Plan – Do – Check – Act. Ervaring leert dat binnen praktijken goede ideeën (= Plan) ook vaak snel tot actie leiden (= Do). Regelmatig zie je dergelijke initiatieven echter ‘doodbloeden’. Oorzaak is vaak het niet doorlopen van de genoemde cyclus door het niet uitvoeren van de ‘Check’-fase. Deze fase betekent concreet het evalueren van de voorgaande stappen en waar nodig bijsturen (= Act). Tip is om bij het inzetten van veranderingen ook direct een ‘check-moment’ in je agenda vast te leggen om te voorkomen dat goede ideeën en ingezette veranderingen ‘doodbloeden’.

2. Formuleer een visie

Moniek geeft aan het erg lastig te vinden ten tijde van de start van haar praktijkhouderschap een duidelijke visie uit te werken. Gaandeweg is zij erachter gekomen wat haar sterke punten zijn, wat zij leuk vindt om te doen én welke kant zij op wil met de praktijk. Ze vindt het belangrijk om een visie te hebben en geeft tegelijkertijd aan dat het ook goed is deze in de jaren steeds verder te ontwikkelen en scherper te formuleren.

Toevoeging: Hoe moeilijk het ook is een scherpe visie te formuleren, neemt dit niet weg dat een visie jou richting geeft en jouw uitgangspunten verwoordt. Een visie bekijk je niet dagelijks, maar als deze scherp is geformuleerd heb je wel een helder uitgangspunt bij het nemen van belangrijke beslissingen voor de praktijk. Daarnaast is het belangrijk de visie binnen de praktijk en het team kenbaar te maken.

3. Houd investeringen overzichtelijk

Tijdens de gesprekken, die Moniek voert met haar accountant bespreekt zij regelmatig wat de consequenties zijn van bepaalde beslissingen. Het is belangrijke zaken goed door te rekenen, zodat je weet waar je aan begint. En goed weet hoe lang je bezig bent de investeringen terug te verdienen. Hoe langer je als ondernemer bezig bent, hoe meer inzicht je krijgt in de consequenties van je investeringen op de financiële gezondheid.

4. Durf vervelende beslissingen te nemen

Het ondernemerschap houdt – helaas – ook in, dat je als praktijkhouder soms vervelende beslissingen moet nemen. “Ik merk dat ik vervelende besluiten van contracten niet verlengen altijd lastig vind. Dan komt het ‘stukje mens’ ook om de hoek kijken bij de ondernemer. Ik heb mij in die tijd vaak afgevraagd of ik dingen anders had kunnen doen. Je blijft daar dan lang over nadenken. Gelukkig zijn er adviseurs, die je dan bij kunnen staan en met je meedenken en zaken inzichtelijk kunnen maken voor je. Echter, terugkijkend kan ik concluderen dat ik destijds de juiste beslissingen heb genomen.”

Toevoeging: De uitdaging voor praktijkhouders is om bij het nemen van beslissingen vooral de volgende twee factoren leidend te laten zijn. Neem beslissingen vooral op basis van de ratio (1) – het verstand of de rede – en in het lange termijn belang van de praktijk (2). Oftewel, probeer persoonlijke emoties uit te schakelen en laat je zo min mogelijk verleiden tot korte termijn beslissingen.

5. Laat je goed adviseren

Een tip van Moniek aan collega praktijkhouders is vooral om je hart te volgen en die dingen te doen waar je gelukkig van wordt. Daarnaast is haar advies je goed te laten adviseren. Vooral door kritisch naar je eigen kwaliteiten te kijken en te zien op welke gebieden je aanvullend hulp nodig hebt. Indirect geeft Moniek hiermee ook het advies vooral een ‘growth mindset’ te hebben als praktijkhouder.

Toevoeging: Iemand met een ‘fixed mindset’ benadert uitdagingen met vragen als ‘Zal ik slagen of niet? Zal ik succesvol zijn of niet? Zal ik een winnaar zijn of een verliezer?’. Deze mindset gaat uit van het feit of je wel of niet bepaalde kwaliteiten hebt. Een ‘growth mindset’ daarentegen is gebaseerd op het geloof, dat je bepaalde basis kwaliteiten hebt en je door inspanning, tijd en strategie deze altijd verder kunt ontwikkelen. Vooral door te willen leren. Oftewel, zie je het praktijkhouderschap als het risico om niet succesvol te zijn, of toch vooral als een uitdaging jezelf verder te ontwikkelen?

 6. Neem de tijd

En tot slot, neem de tijd om het ondernemerschap je eigen te maken. Zie het als een uitdaging je hierin te ontwikkelen. En stapje voor stapje kom je er wel. Zoals Moniek dit verwoordt: “Regelmatig vooruitkijken naar waar je naartoe wilt en regelmatig terugkijken naar wat je allemaal al hebt bereikt.”

Door: Sjoerd Kuiken
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Lees ook:

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

 

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement. Met zijn persoonlijke verhaal maakt hij duidelijk, dat de rollen van zorgverlener en praktijkhouder heel goed samen kunnen gaan. En vooral ook hoe dit aan te pakken.

Persoonlijke gegevens

Praktijk:           Ardent Tandheelkunde in Hardenberg

Opzet:              Zelfstandig praktijkhouder

Omvang:          Praktijk met 4 behandelkamers

Team:              3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, 5 (preventie) assistenten, 1 praktijkmanager

Aanleiding

In het afgelopen half jaar is An Nguyen erachter gekomen, dat zijn werk als tandarts te veel van zijn tijd en energie kostte. Daarbij heeft hij nog andere ambities buiten de tandheelkunde, welke hij ook graag wilt realiseren. Echter, het hebben van een eigen praktijk heeft voor hem heel lang betekent dat hij er ook altijd moet zijn. Zowel letterlijk – door fulltime te werken als tandarts – als ook figuurlijk. Recentelijk ervaart hij echter, dat de praktijk net zo goed kan lopen ook als je minder aanwezig bent.

Meer is niet altijd beter

An Nguyen heeft zijn praktijk Ardent opgericht in oktober 2012 anderhalf jaar na zijn afstuderen. De eerste twee jaar stonden in het teken van het ontdekken van zijn management stijl, zijn ontwikkeling als clinicus en het ontdekken van de ondernemerswereld.

Onlangs is hij van 4,5 dagen aan de stoel teruggegaan naar 4 halve dagen klinisch werk. Dit is niet geheel een vrije keuze geweest. In de afgelopen 7 jaar heeft hij zijn praktijk elk jaar weten te laten groeien in resultaat en in kapitaal. Jaarlijks heeft hij een plan opgesteld voor verdere groei. Hij was zodoende – naast zijn werk aan de stoel – ook druk bezig met de strategische planning en uitvoering. Daarnaast heeft hij buiten praktijkuren nog twee ondernemingen opgericht en onder andere een carrière als internationaal spreker opgebouwd. Zijn overtuiging was, dat meer ook altijd beter is.

Onlangs werd hij echter geconfronteerd met zijn eigen grenzen. Door zijn persoonlijke ambitie in combinatie met zijn keuze om de afgelopen jaren alles op te geven voor zakelijk succes. Nu heeft hij zich gerealiseerd en ervaren, dat het negeren van fysieke en mentale signalen uiteindelijk bij jezelf ‘terugkomen’. Zo ook bij hem, toen hij de ‘man met de hamer’ tegenkwam.

Inmiddels heeft An ervoor gekozen zijn fysieke en mentale gezondheid op de eerste plaats te zetten. Om zichzelf een leven te gunnen waarbij fysieke pijn niet ‘normaal’ is. Waarbij hij nu voor zichzelf kan kiezen door ook minder te werken.

Voorkom micro-management

Als 28-jarige startende praktijkhouder was zijn overtuiging, dat het succesvol runnen van een praktijk gelijk staat aan het weten van alles in en rondom de praktijk. Hierdoor was An vooral bezig met micro-management. Van de interne processen, het personeel, de administratie en alle andere aspecten die te maken hebben met het hebben van een eigen onderneming. En daarnaast was hij uiteraard ook 4,5 dagen per week als tandarts actief aan de stoel. En bovenop de normale druk als tandarts en praktijkhouder ervaarde hij vanaf het begin ook een enorme financiële druk voor het aflossen van zijn financiering.

 

“If you are the best at everything, you will do everything.”

 

Belemmerende overtuiging

Het dagelijks nemen van de juiste beslissingen was voor An een vereiste om de beginnende onderneming overeind te houden en te laten doorgroeien. Dit resulteerde erin, dat alle beslissingen ook via hem moesten lopen zodat hij controle hield over de processen en over de dagelijkse logistiek. Alles werd top-down geregeld.

Achteraf concludeert An echter, dat zijn overtuiging – dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen voor het belang van de praktijk – hem erg heeft belemmerd. In die tijd zorgde deze overtuiging er namelijk voor dat ‘loslaten en delegeren’ voor hem geen optie was.

Business operator vs. Business owner

Tijdens een seminar van Tony Robbins werd hem pijnlijk duidelijk, dat het systeem dat hij had opgezet ervoor had gezorgd dat de praktijk ook om hem draaide. In zijn eigen praktijk was hij vooral de ‘business operator’ in plaats van de ‘business owner’. Dit onderscheid heeft An aan het denken gezet over zijn overtuiging dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen. En nadat hij deze overtuiging heeft losgelaten, is hij aan de slag gegaan met het creëren van een duidelijke structuur en workflow binnen de praktijk en wel zodanig dat hij zelf afwezig kan zijn.

Concrete veranderingen

In de periode erna is An hard aan het werk gegaan zijn praktijkorganisatie en team te veranderen. Concreet heeft hij de volgende veranderingen doorgevoerd:

• Werk aan een goed team
  Om vooral ‘business owner’ te kunnen zijn, is het samenstellen van een goed team heel belangrijk. Een goed team betekent voor An dat de sterktes van iedere medewerker daadwerkelijk worden benut. Door de juiste mensen te zoeken en te ‘empoweren’ in hun rol. En onderling vertrouwen op te bouwen door ze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te geven over hun beslissingen.
• Stel een praktijkmanager aan
  Voor An was het wenselijk een manager aan te stellen, die hij zodanig kon vertrouwen voor de dagelijkse uitvoering. De praktijkmanager heeft daarbij een duidelijk takenpakket gekregen inclusief beslissingsbevoegdheid, zodat An daadwerkelijk afwezig kan zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de praktijkmanager volledig bekend is met An’s kernwaarden en bijbehorend kernwaardengedrag.
• ‘Hands-off’ beleid
  “If you are the best at everything, you will do everything.” Dit heeft An doen inzien om zijn persoonlijke beleid te veranderen. Van ‘hands-on’ is hij nu veel meer ‘hands-off’. Doordat hij er nu van overtuigd is, dat hij alle beslissingen niet zelf moet nemen is het ook niet meer nodig om zelf alles te weten.
• Neem de tijd
  De acceptatie door het team van de nieuwe praktijkmanager heeft tijd nodig. Men moest wennen aan het feit, dat de dagelijkse leiding niet meer bij An lag. Het ontstane vacuüm – zoals An dit verwoordt – heeft zich na ruim een jaar vanzelf weer ‘opgevuld’. En wel zodanig, dat An aangeeft de doorgevoerde veranderingen nooit meer terug te willen draaien.
• Alles kan worden opgelost
  Door de jaren heen heeft An ervaren en het vertrouwen opgebouwd, dat alle situaties kunnen worden opgelost. Zo ook de praktijkmanagement issues. Volgens hem is ook hier het Pareto-effect van toepassing, doordat 80% van de beslissingen kan worden opgelost door zijn medewerkers. De overige 20% is voor An om in samenwerking met zijn praktijkmanager op te lossen. Dit zorgt ervoor, dat het hem steeds beter lukt de praktijk en bijbehorende verantwoordelijkheden los te laten. Wat ook de stress wegneemt.
• Kom met oplossingen, niet met problemen
  An heeft het hele team geïnstrueerd om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken. Dit komt concreet erop neer, dat problemen niet meer bij hem ‘over de schutting’ mogen worden gegooid. Hij stimuleert zijn medewerkers eerst zelf na te denken en vervolgens vooral met oplossingen te komen.

 Wat levert het op?

Bovenstaande veranderingen hebben An meer rust in zijn hoofd gegeven. Maar naast mentale rust heeft het hem ook fysieke rust opgeleverd door de gereduceerde stress en werkdruk. Doordat hij zich minder met het praktijkmanagement hoeft bezig te houden, kan hij zich beter richten op zijn patiënten en de behandelingen. Daarnaast levert het hem ook meer tijd en energie op om vooral met de strategie van de praktijk bezig te zijn, waardoor het ondernemerschap ook leuker is geworden.

Tips van An

Terugkijkend op de afgelopen jaren geeft An aan veel zaken nu anders aan te pakken. Zo heeft hij ook enkele duidelijke tips voor collega’s die dezelfde problemen ervaren of dit willen voorkomen.

1. Bepaal vooraf je eigen motivatie
   Als je overweegt om meer te delegeren en los te laten, dan geeft An als advies om jezelf allereerst af te vragen waarom je dit zou willen. Gaat het erom dat je geen zin meer hebt in management? Wil je af van personeelszaken? Of wil je je meer concentreren op andere zaken buiten de tandheelkunde? Het antwoord hierop schept een duidelijke verwachting naar jezelf.
2. Durf afscheid te nemen
   Het team is allesbepalend voor de mate van succes voor je onderneming en je persoonlijke leven. Terugkijkend zou An veel eerder afscheid hebben genomen van medewerkers, die niet in het team pasten.
3. Niet zelf het wiel uitvinden
   Met de wetenschap van nu zou An direct een praktijkmanager aannemen om alle processen vanaf het begin goed in te richten. Zelf heeft hij daarentegen eerst zelf het wiel willen uitvinden. Inmiddels is hij echter van mening, dat er ook anderen zijn die veel betere ‘wielen’ al paraat hebben. Waarom hier dan niet je voordeel mee doen?
4. Vertrouw je medewerkers
   Zoek de juiste mensen en geef ze vertrouwen. Daarbij is het volgens An heel belangrijk om jouw persoonlijke waarden goed kenbaar te maken in plaats van afgebakende regels op te leggen. Vervolgens is het een kwestie van geloof en vertrouwen leggen in het team. Door vooral ook de gedachte los te laten, dat niet iedereen erop uit is om misbruik te maken van jou of de situatie. Dat niet iedereen uit is op persoonlijk gewin en er echt mensen bestaan die het beste met jou en jouw praktijk voor hebben. Op die manier ontstaat er een zelfsturend en ondersteunend team.

 

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag.

Lees ook:
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Vincent Guicherit over het onderscheidend positioneren van de praktijk.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Vincent Guicherit uitgeschreven over het onderscheidend positioneren van de praktijk.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Vincent Guicherit

Praktijk:           Idente Mondzorg in Gorinchem

Opzet:              Enig praktijkhouder

Situatie:           Praktijk met 3 behandelkamers

Aanleiding

Vincent Guicherit besteedt veel aandacht aan het maken van video’s. Onder andere voor zijn patiënten na het intakegesprek, maar ook voor zijn praktijkwebsite ter promotie van zijn zorgverlening. Op die manier onderscheidt tandarts Guicherit zich duidelijk van andere tandartsen en praktijken. Een mooie aanleiding om hem te vragen naar zijn beweegredenen, ervaringen en tips.

Creëer een mening

Als startpunt voor het onderscheidend positioneren van jezelf als zorgverlener of jouw praktijk, vindt tandarts Guicherit het heel belangrijk om als tandarts een eigen mening te hebben. Hij verwoordt dit als volgt:

“Als je je onderscheidend wilt positioneren, dan moet je een mening hebben. Over de mondzorg en over hoe dingen beter kunnen. En moet je niet bang zijn ook je mening te laten blijken. Heb je geen mening, zorg dan dat je er één hebt.”

Het hebben – of creëren – van een eigen mening is wat hem betreft dus een must voor het onderscheidend positioneren van je praktijk. “Wil je geen mening hebben, vergeet dan het onderscheidend positioneren.”

Keuzevrijheid patiënt

Tandarts Guicherit benadrukt vervolgens, dat patiënten keuzevrijheid hebben. Deze keuze is volgens hem echter beperkt, doordat hij van mening is dat de gemiddelde, moderne tandartspraktijken allemaal op elkaar lijken. Zo zegt hij: “De marketing van deze praktijken is vooral gebaseerd op verleiding via de praktijkwebsite, wat terugkomt in foto’s van lachend personeel, mooie wachtkamers, gratis parkeren en een centrale ligging. Aanvullend doen sommige praktijken veel aan het verwerven van goede recensies en dat is het wel zo’n beetje.”

Kortom, er wordt veel gecommuniceerd vanuit praktijken over de uitstraling en etalage-informatie en er wordt maar weinig inhoudelijk gecommuniceerd over de zorgverlening. Met deze constatering is tandarts Guicherit van mening, dat patiënten maar weinig – en niet de juiste – ‘tools’ hebben om een goede keuze te kunnen maken voor hun zorgverlener.

Vandaar dat hij ervoor heeft gekozen op zijn praktijkwebsite – zie ook: – veel informatie te plaatsen over waar patiënten op moeten letten bij de keuze voor een tandarts. Dit uiteraard ook met als doel patiënten inhoudelijk beter te informeren over zijn zorgverlening, zodat zij wel de ‘tools’ in handen krijgen voor zichzelf een juiste keuze van zorgverlener te kunnen maken.

Nadelen

Door zich heel duidelijk te positioneren en uit te gaan van wie hij is, krijgt tandarts Guicherit vooral de patiënten die daarbij passen. Wat dus het resultaat is van het maximaal informeren van patiënten. Het verkondigen van je mening via uitgesproken teksten en video’s heeft echter ook nadelen, namelijk alle nadelen die je kunt ondervinden zodra je ‘je kop boven het maaiveld uitsteekt’.

Collegiale tips

Voor collega tandartsen, die zich ook graag onderscheidend willen positioneren heeft tandarts Guicherit de volgende tips:

1. Wees niet bang je te onderscheiden van je collega’s. Wees niet bang om te zeggen dat je dingen anders doet. Wees niet bang voor scheve gezichten. Wil je met iedereen goed vrienden zijn, onderscheid je dan vooral niet.
2. Profileer jezelf zo, dat je de patiënten trekt die bij jou en jouw praktijk passen. Stop met het behandelen van iedereen, als je geen ‘bulk’ praktijk wilt zijn.
3. Houd je praktijk overzichtelijk. Niet meer dan vijf behandelkamers. Zo voorkom je massaliteit, vervreemding en heb je meer tijd voor je patiënten.
4. Stop met het onnodig verwijzen van patiënten. Laat je niet wegzetten als ‘algemeen practicus’, maar doe de tandheelkunde in volle omvang. Patiënten houden er niet van verwezen te worden. En als het dan toch moet, ga je altijd mee met je patiënt en leer je ervan.
5. Luid en duidelijk communiceren – bijvoorbeeld via video’s – waar je goed in bent. Hoe meer specialistische kennis je in huis hebt, hoe interessanter je bent voor patiënten. Als je niets kunt vinden waarin je je onderscheidt, volg dan scholing in met name het buitenland – bijvoorbeeld van John Kois – om je wel te kunnen onderscheiden.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Ondersteuning kan via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder.

Lees ook:
Risicoanalyse voor tevreden patiënten. Verslag van lezing dr. John Kois

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

 

Tandartsen en praktijken zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als tandarts-praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Anna Dieleman uitgeschreven over het werken met een meerkamerplanning.

Persoonlijke gegevens

Naam: Anna Dieleman
Praktijk: Tandartspraktijk Dieleman in Middelburg
Sinds: Is de praktijk gestart in 2014
Opzet: Zelfstandig praktijkhouder
Omvang: Praktijk met 3 behandelkamers
Situatie: Haar man werkt als praktijkmanager (2-3 dagdelen per week)

Aanleiding

Sinds de start van de praktijk is er sprake van een enorme instroom van patiënten, waardoor de praktijk al snel uitbreidde van twee naar drie behandelkamers. Sindsdien is het een enorme uitdaging om te kunnen voorzien in de grote vraag naar tandheelkundige zorg binnen de praktijk. Hierbij heeft Anna er vanaf het begin voor gekozen om te werken volgens een meerkamerplanning.

De meerkamerplanning houdt in dat Anna’s agenda veelal over twee of drie behandelkamers is gepland. Daarbij wordt zij ondersteund door een assistente in iedere behandelkamer – die minimaal is opgeleid als preventie-assistente – en een vaste bezetting aan de receptie.

Voor- en nadelen meerkamerplanning

Als voordelen van het werken met een meerkamerplanning noemt Anna de volgende punten:

1. Veel flexibiliteit in de agenda

Wanneer je als tandarts in één behandelkamer uitloopt, wordt de ‘verloren’ tijd in de andere behandelkamer nuttig besteed door de assistente. Bijvoorbeeld door het voeren van een (onderhoudend) gesprek met de patiënt wat de behandelrelatie ten goede komt. Of alvast beginnen met mondhygiëne, het geven van mondhygiëne instructie of anesthesie. Hierdoor kun je als tandarts gelijk een ‘vliegende start’ maken bij binnenkomst in de behandelkamer en de verloren minuten snel weer inhalen

2. Het delegeren van taken

Door het delegeren van meerdere taken aan de assistenten, wordt hun baan veelzijdiger. Daarnaast wordt zo de behandelduur voor jezelf als tandarts per afspraak gereduceerd. Zo heeft Anna haar behandelduur voor een caviteit met anesthesie ingekort van 20 minuten naar 10 minuten.

3. Meer tijd per patiënt

De tijd per patiënt – besteed door de tandarts plus dat van de assistente – is meer geworden. Zo heeft de assistente ook de tijd om direct alle administratie in orde te maken. Zo wordt bijvoorbeeld het door Anna opgestelde behandelplan altijd direct omgezet naar een begroting en na toestemming van de patiënt wordt vrijwel direct een afspraak ingepland. Verder is er over het algemeen voldoende tijd voor het reinigen van de kamer en het voorbereiden voor de volgende patiënt.

4. Voldoende spoedtijd

Doordat er ruimte wordt gehouden tussen afspraken op een behandelkamer, is er ook voldoende tijd beschikbaar voor het inplannen van spoed afspraken gedurende de dag. Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld einde ochtend of einde dag een spoedblok te reserveren.

5. Werken met een veelzijdig team

Het werkt plezierig om met een veelzijdig team te werken. Doordat veel taken worden gedelegeerd is er veel uitdaging en afwisseling voor zowel Anna als ook voor de assistenten.

Aandachtspunten bij meerkamerplanning

Planning afspraken luistert nauw

Het plannen van de afspraken op een meerkamerplanning luistert erg nauw en sommige punten vragen ook extra aandacht. Zo werkt Anna deels met een microscoop, een intra-orale scanner en worden kronen in huis met Cerec-apparatuur vervaardigd. De uitdaging is om elke behandelkamer zo veel mogelijk gelijkwaardig uit te rusten, maar deze apparaten zijn gebonden aan één behandelkamer. Het inplannen van afspraken waarbij één van deze apparaten wordt gebruik, vraagt dan ook meer aandacht. En het dagelijks voorafgaand aan de eerste patiënt doornemen van de agenda is voor Anna een heel belangrijk moment om eventuele fouten uit de planning te filteren.

Gelijkwaardig opleiden assistenten

Verder is het ook belangrijk om alle assistenten zo gelijkwaardig mogelijk op te leiden. Als niet alle assistenten dezelfde classificatie en diploma’s hebben, kunnen niet alle taken aan iedereen worden gedelegeerd. Dit kan ertoe leiden dat de ene assistente zwaarder wordt belast of dat er minder variatie in het werk is.

Individuele pauzes

Binnen de meerkamerplanning wordt gedurende de ochtend of de middag geen pauzetijd voor het gehele team ingepland. Zoals eerder al aangegeven, wordt er ruimte tussen afspraken binnen één behandelkamer aangehouden. Voor elke assistente is er dus tijd beschikbaar om individueel pauze te nemen. Soms is de tijd er niet, maar vaak wordt deze ook niet genomen onder het mom van ‘er is nog veel te doen’. Anna geeft aan hier actief op te moeten blijven toezien.

Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen

Bij het verder ontwikkelen van de meerkamerplanning geeft Anna aan te veel wensen in haar planning te hebben doorgevoerd, waardoor het geheel te ingewikkeld werd. Een risico volgens haar is dus om te veel variatie aan te brengen. Denk aan de verschillende eisen per tandarts over de tijd per behandeling, tandartsen die bepaalde behandelingen niet – willen – doen, assistenten die verschillend zijn opgeleid en werkdagen die op verschillende tijden beginnen of eindigen. Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen. Aandachtspunt volgens Anna is om dus voor eenvoud te gaan.

Persoonlijke aandacht voor patiënten

De ervaring van Anna is, dat er binnen een meerkamerplanning veel persoonlijke aandacht is voor patiënten – dit in tegenstelling tot de veel gehoorde veronderstelling dat een meerkamerplanning juist ten koste gaat van de aandacht. Deze aandacht wordt gegeven door zowel de tandarts als de assistenten. Denk aan de geruststellende woorden tijdens het inwerken van de anesthesie – de patiënt hoeft namelijk niet meer terug naar de wachtkamer – en na de behandeling is er ook alle tijd om te recoupereren en de assistente heeft tijd om mee te lopen naar de receptie om aldaar afscheid te nemen of de patiënt aan de receptioniste over te dragen voor het maken van een vervolgafspraak. Niet iedere assistente heeft het echter in zich om een gesprek met de patiënt aan te gaan. Volgens Anna is dit ook een kwestie van de assistenten ‘trainen’.

Verder is het nu met de corona Leidraad fijn om over meerdere behandelkamer te werken. Patiënten wachten namelijk gedeeltelijk in de behandelkamer op de komst van de tandarts, waardoor de wachtkamer minder bezet is. Zo is de patiëntveiligheid beter gegarandeerd en kan de behandelaar ‘gewoon’ doorwerken.

Tips van Anna

Vanuit haar ruime ervaring in het werken met een meerkamerplanning raadt Anna af om in de volgende situaties met een meerkamerplanning te werken:

• Wanneer je als tandarts veel lange behandelingen doet.
• Zo geeft Anna aan, dat wanneer zij heel lang en geconcentreerd bezig is geweest met een behandeling het ook erg intensief is om direct met een volgende lange behandeling te starten. In die situaties binnen een éénkamerplanning is het laten inwerken van anesthesie of het maken van röntgenfoto’s juist een ‘rustmoment’.
• Wanneer je aan het afbouwen bent of niet goed tegen grote werkdruk kunt. Anna geeft aan dat een meerkamerplanning heel fijn werkt voor haar, maar ook intensief is (“Je moet altijd ‘aan’ staan”).
• Als je geen zin hebt om grote investeringen – ook in tijd en scholing – te doen.
• Als je heel erg control-freak bent en weinig of geen vertrouwen in de handen van je team kunt leggen.

Daarnaast heeft Anna de volgende tips voor collega’s die overwegen – of die momenteel bezig zijn – om over te stappen naar een meerkamerplanning:

• Bedenk goed wat bij je past en ga niet zomaar beginnen met een meerkamerplanning. Wil je lekker efficiënt doorwerken of ben je meer iemand die het niet erg vindt om uit te lopen en om soms even te wachten op een anesthesie die in moet werken?
• Kun je goed mensen opleiden en het vertrouwen in hun handen leggen? Zo nee, dan adviseert Anna om niet met een meerkamerplanning te werken.
• Vind je het leuk om een groter team aan te sturen? Zo ja, dan past een meerkamerplanning hier goed bij.

Tot slot, heeft Anna nog het advies om je als tandarts-praktijkhouder goed te laten begeleiden gedurende de verandering. Een goede blauwdruk en implementatie van deze manier van werken betaalt zich uit in zeer veel werkvreugde, waarbij het erg belangrijk is om het gehele team vanaf het begin ‘mee te nemen’ in deze verandering door ze deelgenoot en mede verantwoordelijk te maken voor deze transitie. Alleen dán lukt het om op een relatief makkelijke manier te switchen.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via:
– ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Tandartspraktijk Dieleman heeft in het verleden de meerkamerplanning geïmplementeerd in samenwerking met PDI (Business Model).

Bekijk ook de video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning en het document Zelf een blokplanning opstellen in de Dental Management Toolkit

Lees ook:
Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

Als eigenaar van een tandartspraktijk is het belangrijk om ook de zakelijke kant van de praktijk goed te managen, en om te zien of er efficiënt en effectief wordt gewerkt. Aan de hand van verschillende KPI’s (key performance indicators) kan goed worden gezien hoe de praktijk ervoor staat. Het is daarom raadzaam om de volgende KPI’s goed in de gaten te houden:

1. Behandelkosten per uur
   Hoeveel kost het om open te zijn als praktijk? En hoeveel moet er worden verdiend om het break-even punt te bereiken?
2. Inkomsten per uur, per patiënt
   Een overzicht van het gemiddelde inkomen per uur, per patiënt, helpt met het bepalen of er veranderingen nodig zijn, bijvoorbeeld in de duur van afspraken of de kosten van een behandeling. Hiernaast is het slim om ook te kijken naar het bedrag dat medewerkers opleveren, om te kijken of zij efficiënt werk leveren.
3. Bezettingsgraad
   Worden alle mogelijke afspraken gevuld? Zo niet, dan kan het nuttig zijn om de openingstijden aan te passen of meer patiënten te werven. Mochten alle opties juist ver vooraf vol zitten, dan kan het slim zijn om te kijken naar uitbreidingsmogelijkheden om meer nieuwe patiënten te kunnen verwelkomen.
4. Aantal nieuwe patiënten dat vaste klant wordt
   Als een groot aantal nieuwe patiënten na de eerste afspraak vaker terug komt bij de praktijk is dit een goed teken.
5. Percentage van omzet naar personeelskosten
   Dit kan een indicatie zijn dat er meer of minder personeel moet worden aangenomen.
6. Percentage van omzet naar materialen
   Mocht dit percentage hoog zijn dan kan het zo zijn dat er bijvoorbeeld (te) grote voorraden worden ingeslagen. Het is raadzaam om dit in de gaten te houden.
7. Wachttijden
   De tijd dat patiënten gemiddeld moeten wachten voor hun afspraak, vanwege uitloop of andere redenen, moet goed in de gaten worden gehouden. Bij lange wachttijden is de kans groot dat patiënten niet tevreden zijn. Daarnaast zijn lange wachttijden een indicatie dat afspraken bijvoorbeeld ruimer moeten worden ingepland.

Bron:
Dentistry.co.uk